Mail2Linkは、届いたメールをチャットツールに転送できるツールです。こちらの記事では、同ツールの導入を行うことによって業務改善などを行った事例を紹介しています。メールの通知に気づきにくく必要な対応が遅れてしまうなどの課題を抱えている場合には、ぜひ参考にしてください。
株式会社ライフアドバンスでは、お客様からいただく問い合わせ通知のほとんどがメールとなっているなど、さまざまなメールを受け取っている状況です。そのため、反響メールになかなか気付けず、お客さまへの連絡に時間がかかっている状況でした。
このように、対応スピードやコミュニケーションコストの大きさについて課題を持っていたところに、セミナーによりMail2Linkについて知ったことがきっかけで導入を決定しました。コストが抑えられる点や100通単位での利用が可能である点も導入の決め手になり、まずはテストを実施するといった感覚で利用を開始しました。
同社では、Mail2LinkとLINE WORKSを同時に導入することによって「ボタン機能」を使えるようにした点がポイントです。送信されてきたメッセージの下にボタンを設置して、メンバー毎に誰がメッセージを確認したのかを把握できます。
このように通知に気づきやすくなったこと、さらに素早く反応ができるようになったことから、お客さまへの通電率とアポイント率が10%向上しました。お客さまに会う機会が増え、売上にもつながっています。また、操作もわかりやすいため社員からもポジティブな意見が多く、現在では不動産の購入や一括査定、賃貸管理・仲介、リフォームの反響などさまざまな内容のメールを転送し、対応を行っています。
医療脱毛やヒアルロン酸、ボトックスをメインとしているレナトゥスクリニック。同クリニックでは、ヒアルロン酸やボトックスなど必要な在庫を切らしてしまった場合にはお客さまが希望する処置を行えません。しかし、在庫の種類が多いこと、在庫確認のためには毎回冷蔵庫を開ける必要があるなど管理に課題を抱えていました。
そこで同クリニックでは、在庫の残量を自動で計測できるツールを使用していました。在庫が一定の残量になった時に通知が行われる仕組みを取り入れていましたが、通知方法がメールのみだったため、メールの通知に気づかず発注漏れが起きてしまうケースがありました。
そこで、同クリニックでは「在庫が一定の残量になった」という通知をLINEWORKSに転送するためにMail2Linkを導入しました。通知の転送時に、発注方法を一緒に送信することにより、発注までの流れもスムーズに行えるようになっています。さらに発注対応を行う際には、「対応します」のボタンを押すことで対応漏れだけではなく重複して対応するといった状況の防止にもつながりました。
また、発注タイミングを知らせる通知をメールの中から探し出す手間も省けたため、他の業務に集中できる時間を増やすことができ、業務の効率化にも貢献しています。
当社マルチメディア事業本部にて扱う商材のうち2商材については、東京と大阪の事業所で営業担当者を振り分けており、リード獲得から案件化するまでのリード管理にHubSpotを利用しており、問い合わせ・資料請求の発生をメールで通知しています。通知メールに気が付いた営業担当者が、各商材のLINE WORKSのグループトークルーム内で会話をして、担当事業所と担当者を決めていました。
しかし、メール通知だけではすぐに通知に気がつくことができず、LINE WORKSへの共有が遅れてしまい、結果的にお客様へのファーストコンタクトが出遅れることや、誰がいつ対応しているのかが見えず不安がありました。そこで、LINE WORKSのグループトークルームに自動で通知を送り、対応スピードの改善と見える化を図れないかと考え、Mail2Linkの無料トライアルを使い始めました。
Mail2Linkを使用し始めて、体感でもわかるくらいにリード対応スピードの変化を感じることができたことが決め手となり、有料版への切り替えを決めました。メール通知とは違いLINE WORKSの通知はすぐに気づくことができるので、リード対応までの時間を2分の1以下に短縮することができました。
これまでリード対応の1連の作業(リードへ連絡→HubSpotへ対応内容の入力)が完了するまでに平均3日〜4日かかっていましたが、Mail2Link導入後は平均2日以内に完了することができるようになりました。
kintoneの通知をLINE WORKSで受け取れるサービスを探していました。担当の方のすすめで、kintone通知の課題に加えてkintoneへのメール取り込みという別の課題も解決することとなり、現在はMail2Linkのオプション機能で、メール内の情報をシステムに自動登録する「Mail2Connect」をメインに利用しています。
Mail2Connect利用前は宴会担当の営業事務メンバーが2,3人で常にメールをチェックし、kintoneへ宴会情報を手入力していました。既存業務もある中で、絶対に漏れてはいけない作業だったため相当辛かったと思います。Mail2Connectを導入後は、宴会のご予約メール内の情報を自動でkintoneへ取り込んでいます。
Mail2Connectを利用するようになってからは、月間250〜300件ほどある宴会のご予約のうち、37.4%を占めるメールでの問い合わせを自動入力に切り替えることができ業務の効率化を図ることができました。メールを自動で取り込んでくれるので、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぎ、正確なデータを集計できるようになりました。
メールでの通知だと気付くにくく、対応漏れや対応遅れが発生している場合などに活用したい、「Mail2Link」の導入事例をご紹介しました。いずれの事例においても、Mail2Linkの導入によって対応がスピードアップし、業務の効率化や売上アップにつながっています。
このように、メールの通知だと他の内容に埋もれてしまい重要な内容を見落としてしまうなどの課題を抱えている場合には、Mail2Linkの導入はぜひ検討しておきたい選択肢であるといえるでしょう。
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