電話代行サービス会社を徹底比較! » 電話代行に関するニュース » メールをチャットツールへ自動転送で差別化

メールをチャットツールへ自動転送で差別化

目次

目次

Mail2Linkは、届いたメールをチャットツールに転送できるツールです。こちらの記事では、同ツールの導入を行うことによって業務改善などを行った事例を紹介しています。メールの通知に気づきにくく必要な対応が遅れてしまうなどの課題を抱えている場合には、ぜひ参考にしてください。

株式会社ライフアドバンス

お客さまへの反響対応に時間がかかっていた

株式会社ライフアドバンスでは、お客様からいただく問い合わせ通知のほとんどがメールとなっているなど、さまざまなメールを受け取っている状況です。そのため、反響メールになかなか気付けず、お客さまへの連絡に時間がかかっている状況でした。

このように、対応スピードやコミュニケーションコストの大きさについて課題を持っていたところに、セミナーによりMail2Linkについて知ったことがきっかけで導入を決定しました。コストが抑えられる点や100通単位での利用が可能である点も導入の決め手になり、まずはテストを実施するといった感覚で利用を開始しました。

お客さまへの通電率・アポイント率が向上

同社では、Mail2LinkとLINE WORKSを同時に導入することによって「ボタン機能」を使えるようにした点がポイントです。送信されてきたメッセージの下にボタンを設置して、メンバー毎に誰がメッセージを確認したのかを把握できます。

このように通知に気づきやすくなったこと、さらに素早く反応ができるようになったことから、お客さまへの通電率とアポイント率が10%向上しました。お客さまに会う機会が増え、売上にもつながっています。また、操作もわかりやすいため社員からもポジティブな意見が多く、現在では不動産の購入や一括査定、賃貸管理・仲介、リフォームの反響などさまざまな内容のメールを転送し、対応を行っています。

レナトゥスクリニック

必要な在庫の発注漏れが発生していた

医療脱毛やヒアルロン酸、ボトックスをメインとしているレナトゥスクリニック。同クリニックでは、ヒアルロン酸やボトックスなど必要な在庫を切らしてしまった場合にはお客さまが希望する処置を行えません。しかし、在庫の種類が多いこと、在庫確認のためには毎回冷蔵庫を開ける必要があるなど管理に課題を抱えていました。

そこで同クリニックでは、在庫の残量を自動で計測できるツールを使用していました。在庫が一定の残量になった時に通知が行われる仕組みを取り入れていましたが、通知方法がメールのみだったため、メールの通知に気づかず発注漏れが起きてしまうケースがありました。

発注漏れや重複対応を防ぐとともに、業務改善にもつながった

そこで、同クリニックでは「在庫が一定の残量になった」という通知をLINEWORKSに転送するためにMail2Linkを導入しました。通知の転送時に、発注方法を一緒に送信することにより、発注までの流れもスムーズに行えるようになっています。さらに発注対応を行う際には、「対応します」のボタンを押すことで対応漏れだけではなく重複して対応するといった状況の防止にもつながりました。

また、発注タイミングを知らせる通知をメールの中から探し出す手間も省けたため、他の業務に集中できる時間を増やすことができ、業務の効率化にも貢献しています。

アイテック阪急阪神株式会社

メールでは気づくのが遅れる

当社マルチメディア事業本部にて扱う商材のうち2商材については、東京と大阪の事業所で営業担当者を振り分けており、リード獲得から案件化するまでのリード管理にHubSpotを利用しており、問い合わせ・資料請求の発生をメールで通知しています。通知メールに気が付いた営業担当者が、各商材のLINE WORKSのグループトークルーム内で会話をして、担当事業所と担当者を決めていました。

しかし、メール通知だけではすぐに通知に気がつくことができず、LINE WORKSへの共有が遅れてしまい、結果的にお客様へのファーストコンタクトが出遅れることや、誰がいつ対応しているのかが見えず不安がありました。そこで、LINE WORKSのグループトークルームに自動で通知を送り、対応スピードの改善と見える化を図れないかと考え、Mail2Linkの無料トライアルを使い始めました。

リード対応までの時間が2分の1以下に短縮

Mail2Linkを使用し始めて、体感でもわかるくらいにリード対応スピードの変化を感じることができたことが決め手となり、有料版への切り替えを決めました。メール通知とは違いLINE WORKSの通知はすぐに気づくことができるので、リード対応までの時間を2分の1以下に短縮することができました。

これまでリード対応の1連の作業(リードへ連絡→HubSpotへ対応内容の入力)が完了するまでに平均3日〜4日かかっていましたが、Mail2Link導入後は平均2日以内に完了することができるようになりました。

株式会社八芳園

メール通知サービスを探しMail2Linkと出会う

kintoneの通知をLINE WORKSで受け取れるサービスを探していました。担当の方のすすめで、kintone通知の課題に加えてkintoneへのメール取り込みという別の課題も解決することとなり、現在はMail2Linkのオプション機能で、メール内の情報をシステムに自動登録する「Mail2Connect」をメインに利用しています。

宴会情報の入力作業を40%近く自動化

Mail2Connect利用前は宴会担当の営業事務メンバーが2,3人で常にメールをチェックし、kintoneへ宴会情報を手入力していました。既存業務もある中で、絶対に漏れてはいけない作業だったため相当辛かったと思います。Mail2Connectを導入後は、宴会のご予約メール内の情報を自動でkintoneへ取り込んでいます。

Mail2Connectを利用するようになってからは、月間250〜300件ほどある宴会のご予約のうち、37.4%を占めるメールでの問い合わせを自動入力に切り替えることができ業務の効率化を図ることができました。メールを自動で取り込んでくれるので、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぎ、正確なデータを集計できるようになりました。

まとめ

メールでの通知だと気付くにくく、対応漏れや対応遅れが発生している場合などに活用したい、「Mail2Link」の導入事例をご紹介しました。いずれの事例においても、Mail2Linkの導入によって対応がスピードアップし、業務の効率化や売上アップにつながっています。

このように、メールの通知だと他の内容に埋もれてしまい重要な内容を見落としてしまうなどの課題を抱えている場合には、Mail2Linkの導入はぜひ検討しておきたい選択肢であるといえるでしょう。

サービス内容が充実の
電話代行サービス
3選をチェック

サービスが充実している電話代行業者

google検索「電話代行サービス」上位30社の中から「月額定額プランがあってクレーム対応可」の条件を満たして、創業年数が古い順で電話代行サービスを選出し、該当する3社の最安プランをサービス内容・料金で比較しました。※調査実施日:2023年6月12日

士業向け

本来の業務に専念!
サービス内容が手厚い

CUBE電話代行サービス

CUBE電話代行サービス

引用元:CUBE電話代行センター公式HP(https://www.cube108.jp/)

【特徴】

全国356の弁護士法律事務所が利用
受電実績 128,952件以上

(2021年5月公式HP確認時点)

月額(税込)
11,000円~
コール数(月)
50
対応サービス
  • 応答後転送
  • メール連絡
  • 各種チャット報告
  • スケジュール対応
  • クレーム対応
  • 担当者別連絡振分
オペレーターの質
正社員・正社員登用前の契約社員
(電話応対技能検定・秘書検定保有)

CUBEの
プランを確認する

CUBEの
詳細を見る

スタートアップ企業向け

個人事業主やスタートアップ
企業向けの成長を支援

BusinessCall

BusinessCall

引用元:BusinessCallHP
(https://businesscall.jp/)

【特徴】

特定の時間帯だけの利用が可能
手薄な時間帯をフォローしてもらいたい個人事業主やスタートアップ企業向け

月額(税込み)
5,500円~
コール数(月)
40
対応サービス
  • メール連絡
  • クレーム対応
オペレーターの質
記載なし

BusinessCallの
プランを確認する

BusinessCallの
詳細を見る

病院・クリニック向け

受診予約に特化!
効率的な予約管理で新患増加

株式会社ワールドオフィス

株式会社ワールドオフィス

引用元:株式会社ワールドオフィス
(http://www.worldoffice.co.jp/)

【特徴】

実績30年以上の診療予約電話対応
英語にも対応した電話代行サービス

月額(税込み)
16,500円~
コール数(月)
50
対応サービス
  • クレーム対応
  • 予約電話対応
  • 電話対応
  • キャンセル対応
  • FAXでの予約報告
オペレーターの質
女性オペレーター(秘書検定保有)

ワールドオフィスの
プランを確認する

ワールドオフィスの
詳細を見る

導入したい業界で選ぶ!
電話代行サービス3選

士業向け

本来の業務に専念!
サービス内容が手厚い

CUBE電話代行サービス

CUBE電話代行サービス_キャプチャ

特徴

全国356の弁護士法律事務所が利用
受電実績 128,952件以上
(2021年5月公式HP確認時点)

プラン&料金を
公式HPでもっと詳しく

スタートアップ企業向け

個人事業主やスタートアップ
企業向けの成長を支援

BusinessCall

BusinessCall

特徴

特定の時間帯だけの利用が可能
手薄な時間帯をフォローしてもらいたい個人事業主やスタートアップ企業向け

プラン&料金を
公式HPでもっと詳しく

病院・クリニック向け

受診予約に特化!
効率的な予約管理で新患増加

株式会社ワールドオフィス

株式会社ワールドオフィス

特徴

     

実績30年以上の診療予約電話対応
英語にも対応した電話代行サービス

プラン&料金を
公式HPでもっと詳しく
条件別に探す
電話代行サービス3選
評判の良い
電話代行会社カタログ
【決定版】
電話受付代行
はじめてガイド
主要都市別!
電話代行会社リスト
状況に合わせて依頼するべき
電話代行会社
慎重な対応が求められる案件はクレーム代行を利用する
電話代行業者の
様々なプランの適正を診断
レンタルオフィスの利点とは?電話代行のサービスを活用する
電話代行業者の失敗は企業にも大きなダメージを与える