電話代行サービス会社を徹底比較! » 電話代行に関するニュース » メールをチャットツールへ自動転送で差別化

メールをチャットツールへ自動転送で差別化

公開日: |更新日:

Mail2Linkは、届いたメールをチャットツールに転送できるツールです。こちらの記事では、同ツールの導入を行うことによって業務改善などを行った事例を紹介しています。メールの通知に気づきにくく必要な対応が遅れてしまうなどの課題を抱えている場合には、ぜひ参考にしてみてください。

株式会社ライフアドバンス

お客さまへの反響対応に時間がかかっていた

株式会社ライフアドバンスでは、お客様からいただく問い合わせ通知のほとんどがメールとなっているなど、さまざまなメールを受け取っている状況です。そのため、反響メールになかなか気付けず、お客さまへの連絡に時間がかかっている状況でした。

このように、対応スピードやコミュニケーションコストの大きさについて課題を感じていたところ、セミナーによりMail2Linkについて知ったことがきっかけで導入を決定。コストが抑えられる点や100通単位での利用が可能である点も導入の決め手になり、まずはテストを実施するといった感覚で利用を開始しています。

お客さまへの通電率・アポイント率が向上

同社では、Mail2LinkとLINE WORKSを同時に導入することによって「ボタン機能」を使えるようにした点がポイント。この機能では、送信されてきたメッセージの下にボタンを設置して、メンバー毎に誰がメッセージを確認したのかを把握できます。

このように通知に気づきやすくなったこと、さらに素早く反応ができるようになったことから、お客さまへの通電率とアポイント率が10%向上。お客さまに会う機会が増え、売上にもつながっています。また、操作もわかりやすいため社員からもポジティブな意見が多く、現在では不動産の購入や一括査定、賃貸管理・仲介、リフォームの反響などさまざまな内容のメールを転送し、対応を行っています。

レナトゥスクリニック

必要な在庫の発注漏れが発生していた

医療脱毛やヒアルロン酸、ボトックスをメインとしているレナトゥスクリニック。同クリニックでは、ヒアルロン酸やボトックスなど必要な在庫を切らしてしまった場合にはお客さまが希望する処置を行えません。しかし、在庫の種類が多いこと、在庫確認のためには毎回冷蔵庫を開ける必要があるなど管理に課題を抱えていました。

そこで同クリニックでは、在庫の残量を自動で計測できるツールを使用。在庫が一定の残量になった時に通知が行われる仕組みを取り入れていましたが、通知方法がメールのみだったため、メールの通知に気づかず発注漏れが起きてしまうケースがありました。

発注漏れや重複対応を防ぐとともに、業務改善にもつながった

そこで、同クリニックでは「在庫が一定の残量になった」という通知をLINEWORKSに転送するためにMail2Linkを導入しました。通知の転送時に、発注方法を一緒に送信することにより、発注までの流れもスムーズに行えるようになっています。さらに発注対応を行う際には、「対応します」のボタンを押すことで対応漏れだけではなく重複して対応するといった状況の防止にもつながりました。

また、発注タイミングを知らせる通知をメールの中から探し出す手間も省けたため、他の業務に集中できる時間を増やすことができ、業務の効率化にも貢献しています。

まとめ

メールでの通知だと気付くにくく、対応漏れや対応遅れが発生している場合などに活用したい、「Mail2Link」の導入事例をご紹介しました。いずれの事例においても、Mail2Linkの導入によって対応がスピードアップし、業務の効率化や売上アップにつながっています。

このように、メールの通知だと他の内容に埋もれてしまい重要な内容を見落としてしまうなどの課題を抱えている場合には、Mail2Linkの導入はぜひ検討しておきたい選択肢であるといえるでしょう。

サービス内容が充実の
電話代行サービス
4選をチェック

サービスが充実している電話代行業者

google検索「電話代行サービス」上位30社の中から「月額定額プランあり」「クレーム対応可」の条件を満たす電話代行サービスをピックアップし、該当する4社の最安プランをサービス内容・料金で比較しました。※調査実施日:2023年6月12日

                                       
実績 継続率99.2% 創業70年以上 課題解決力94% 代行実績35年以上
CUBE電話代行サービス

引用元:CUBE電話代行センター公式HP(https://www.cube108.jp/)

CUBEの
プランを確認する

CUBEの
詳細を見る

株式会社プレッシオ

引用元:プレッシオ公式HP(https://www.pressio.co.jp/products/agency_service/common/)

プレッシオの
プランを確認する

プレッシオの
詳細を見る

ハートフルコールセンター

引用元:ハートフル
コールセンター公式HP(https://www.heartful.cc/denwa_daiko/)

ハートフル
コールセンターの
プランを確認する

ハートフル
コールセンターの
詳細を見る

有限会社アシスト

引用元:アシスト公式HP(https://www.tel-assist.co.jp/)

アシストの
プランを確認する

アシストの
詳細を見る

月額\10,000~ \10,000~ \4,000~ \6,000~
コール数(月) 50 48 30 30
転送・取次 - -
電話連絡 - -
メール連絡 -
クレーム対応
保証・返金制度 - - -
主なオペレーター 正社員・正社員登用前の契約社員 記載なし 記載なし 正社員