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引っ越し業者が電話代行サービスを導入するメリットとは？

公開日：2020年12月3日｜更新日： 2021年9月7日

このページでは、引っ越し業者を営んでいる方が電話代行サービスを利用するメリットについて紹介しています。

どんなメリットがある？

24時間営業の引っ越し業者と相性が良い

「夜間にしか引っ越し業者に電話できない…」という顧客を獲得するために夜間休日も対応を行っている24時間営業の引っ越し業者。しかし、業務拡大によって深夜・週末の電話対応に悩んでいる業者も多いのではないでしょうか。そんな引っ越し業者におすすめしたいのが電話代行サービスです。電話代行サービスを利用することにより、ビジネスチャンスを広げることも可能。さらに、スタッフの負担軽減にもつなげられるでしょう。

1．着信の取りこぼしを防ぐ

営業時間を伸ばすために24時間電話受付を行っている引っ越し業者が、24時間を謳っているのにもかかわらず着信を取りこぼしてしまっては意味がありません。また、顧客の信頼を落とすことにもなるでしょう。

しかし、人手が足りなからと、スタッフを補充し電話対応の体制を整えるには、コスト面への不安が高まります。

そういった問題を解決できるのが電話代行サービスなのです。月額数千円から数万円の料金で、受付時間や応対するコール数を踏まえ、適切な人員を配置してくれます。

2．スタッフの負担を軽減

引っ越し業者によっては、新規雇用のコストをできる限り省くために既存スタッフで穴埋めを行うところも少なくありません。しかし、日中働いていたスタッフが夜間業務も引き受けていたら疲れが溜まる一方でストレスも溜まってしまいます。

そういったお悩みにも電話代行サービスが適役です。担当するオペレーターは基本的な電話応対スキルを習得しており、丁寧に応対を行ってくれるため安心して受付業務を任せられるのです。また、このサービスを利用することによって自社スタッフを早めに帰宅させることができ、スタッフの負担を軽減することが出来るでしょう。

引っ越し業者での電話代行サービスオペレーション事例

引っ越し業者で電話代行サービスを利用する場合の実際のオペレーション事例をご紹介します。

オペレーターはただ言葉遣いが丁寧というだけでなく、クライアントの意向に沿って丁寧なオペレーションを行っています。引っ越し業者のサービスは業者ごとに大きく異なります。電話代行サービスのオペレーターはお客様が何を要望しているのかしっかり確認を行い、丁寧な応対を心掛けているのです。

以下は女性顧客からの問い合わせに対する対応例です。

事例

オペレーター：「お電話ありがとうございます。〇〇引っ越しサービスです」
顧客「来月に引っ越しをしたいのですが、お願いできますか？」
オペレーター「はい、問題ございません。では、最初にお客様の氏名と連絡先を頂戴いたします。」
顧客「〇〇です。連絡先は△△です。」
オペレーター「（復唱）ありがとうございます。弊社では荷物の配送以外に荷物の梱包などもお手伝い致しますがいかがなさいますか？」
顧客「できれば頼みたいのですが、男の人はあまり…」
オペレーター「その点は、ご心配に及びません。女性宅には、弊社に在籍する女性スタッフを派遣いたします」
顧客「良かったです。ぜひ、荷造りから宜しくお願いします。詳しい日時が決まったらまた連絡します」
オペレーター「かしこまりました。では後日、お電話をお待ちしております。本日は〇〇が担当いたしました」

このように、電話代行サービスのオペレーターはマニュアル通りの対応でなくお客様の気持ちに配慮しながら丁寧に案内してくれるのです。丁寧な対応により、お客様は不安なく引っ越し作業を依頼できます。そして、売り上げはもちろん、顧客満足度の向上も期待できるでしょう。

電話代行サービスの特徴

最後に電話代行サービスにどのような特徴を持っているのかまとめました。

チーム制で対応

電話代行サービスは予想される作業量に応じて適切なスタッフの人数を割り出しています。それぞれ独自に業務を処理していくわけではありません。ほとんどの場合はチームで対応し、責任者が存在しており、通話内容をきちんとチェックしています。

そのため、何か問題が見つかった場合にも、迅速な対応が可能なのです。オペレーターの研修なども実施し品質向上にも努めています。数人で1チームを構成するため仲間意識も芽生え、トラブルに見舞われてしまった場合にも周りがフォローできるのも強みだといえるでしょう。

柔軟な電話対応

電話代行サービスでは、柔軟な対応力に自信を持っているところが多くあります。多くの業種では繁忙期があり、契約当初に申し込んだ内容では不都合が生じてしまうケースも少なくないでしょう。しかし、柔軟に対応している電話代行サービスであれば契約内容を途中で切り替えるといった対応も可能です。

引っ越し業者の場合であれば、年明けから年度末が引っ越しシーズンとなっており仕事を依頼する電話も殺到します。通常よりコール数が多くなる場合には、コールプランの変更・回線数の追加なども速やかに対応してもらうことが出来るのです。

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