電話代行や電話秘書、そのメリットから選び方まで
電話代行や電話秘書、そのメリットから選び方まで
遺品整理業の中でも業務を兼務できないのが特殊清掃、遺品整理業務です。どちらも現場で集中して対応しなければいけませんし、状況によっては新規相談や見積もり依頼の電話対応ができない場合もあります。かといって、スタッフを増やすのは、固定費増加といった負担もあり難しいところです。
そこで電話代行サービスの利用を検討してみてはいかがでしょうか。電話代行サービスは、遺品整理業のシステムを理解した上で顧客対応してくれます。この記事では、遺品整理業に電話代行サービスを導入するメリットを紹介するので、参考にしてみてください。
それでは、遺品整理業に電話代行サービスを導入する主なメリットを紹介していきます。
電話代行サービスの導入によるメリットは、遺品整理業の売上や評価に直結する遺品整理や特殊清掃といった現場作業へのリソースを確保できる点です。
少人数で業務を回している遺品整理業者の場合、電話対応を現場作業員も担っていることもあるかと思います。そして、現場スタッフが電話対応を行っていると、遺品整理や特殊清掃業務に入るスタッフが減ってしまうためどうしても作業時間の増加など非効率になってしまいます。
さらに日本は少子高齢化の傾向で、今後ますます遺品整理の依頼数は増加する可能性もあり、電話対応と遺品整理業務の兼務は難しい状況になることでしょう。しかし、スタッフの増員は、人件費などの関係から簡単に対応できる訳ではありません。
電話代行サービスを導入した場合は、あくまでアウトソーシングですので変動費として管理できますし、雇用により発生するコストよりも低コストで運用可能です。
今後需要増加の可能性もある遺品整理の依頼に対応するため、電話代行サービスを検討してみる価値はあるでしょう。
遺品整理業は、各依頼者の指定した部屋（故人の部屋）へ訪問調査・見積もりを取り、契約できれば後日再度訪問し遺品整理業務を実施する流れです。そのため、少人数の事業所の場合、オフィスにスタッフが不在となってしまう日も出てきてしまいます。さらに新規依頼や相談の機会損失にもつながり、業績にも影響してしまうでしょう。
電話代行サービスは、遺品整理業者のオフィス状況に関わらず常時対応してくれるので、新規相談の機会損失を防ぐことができます。顧客からの相談内容などを、速やかに遺品整理業者へ報告したり指示に沿った発信業務も対応可能です。
遺品整理業にも対応している電話代行サービスは、遺品整理業の業務システムや流れを把握しています。
遺品整理業務は、一般的に予約受付から指定日に現場へ出向き訪問調査と見積もり、契約後に再度訪問し作業開始といった流れかと思います。そこで電話代行サービスでは、問い合わせ対応に加えて予約受付の対応も可能です。作業日程管理から日程調整も行ってくれるので現場業務へのリソース確保、スタッフの負担軽減といったメリットを得られます。
電話代行サービスは多数存在するので、その中でも遺品整理業に対応しているサービスを選ぶ必要があります。たとえば遺品整理業は、必ず現場へ出向く日があるのでスタッフ不在でも、対応可能なオペレータでなければいけません。
遺品整理業に特化している電話代行サービスとは、具体的にどのような特徴があるのでしょうか。
主なものとして挙げられるのは、スタッフ不在でも相談内容の聞き取りから訪問調査の予約受付ができるよう、遺品整理業務に関する基礎的な知識を保有している点でしょう。他には、発信指示やFAQ対応、24時間対応といった点にも問題なくサービス提供している業者から選ぶことも大切です。
単に遺品整理の依頼や相談の電話をとるのではなく、遺品整理業や見積もりの流れなど顧客の疑問点などに回答できる電話代行サービスもあるので、この機会に検討してみてください。
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