電話代行や電話秘書、そのメリットから選び方まで
電話代行や電話秘書、そのメリットから選び方まで
少人数で効率的に警備を行うために、電話代行サービスの導入をおすすめします。特に小規模警備会社の場合は、警備スタッフが電話対応を兼任していることも多く、警備当日などに電話対応するのが難しいと感じているところも少なくないでしょう。
ここでは、警備会社に電話対応サービスを導入するメリットについて紹介していきます。
警備業者が電話代行を導入することで得られるメリットは、新規依頼の機会損失や警備スタッフの負担を減らすことだと言えます。それでは電話代行によって得られるメリットについて確認していきましょう。
警備会社に対応している電話代行サービスは、警備業務の流れや内容を理解した上で電話対応をしてくれます。顧客からの疑問や質問、相談にも電話代行サービスのスタッフが対応してくれるのです。
警備会社にとっては、質問や疑問点などの対応を行うコールセンター業務を外注化できるのも大きなメリットといえるでしょう。コールセンター業務は、一つひとつの対応時間は短いものの10件、100件と増えていくと、警備業務と兼任は物理的に難しいもの。さらに新たにスタッフを雇用するには、その分業績を伸ばす必要があるため、簡単な話ではありません。
しかし、電話代行サービスは、月7,500円～など低コストですので既存の事業規模でコールセンター業務を補強できます。
警備会社の仕事は、イベント会場やオフィスビル、建築現場など依頼を受けた現場で警備業務を進めなければいけません。そのため小規模な事務所ですと、電話対応も兼任している警備スタッフが不在の日も出てきます。
スタッフ不在の状況では、新規の依頼や見積もり相談といった顧客獲得のチャンスを失ってしまいますし、売り上げにも影響を及ぼすためコスト面も考慮した改善が必要です。
電話代行サービスは、スタッフ不在の状況でもプロのオペレーターが電話対応してくれるので、新規の仕事を獲得できます。
警備会社を存続させるには、顧客からの信頼を得ることです。新規の仕事でトラブルなく業務をこなすのはもちろん、リピーターからの電話問い合わせにも誠実に対応する必要があります。
電話代行サービスは、顧客からの相談や依頼受け付けに対応できるものの、想定外の内容によりその場で回答できないケースも存在します。そのような時は、迅速に警備スタッフへメールもしくは電話にて打ち合わせや指示を仰いだ上で、引き続き発信業務を行ってくれます。
このような迅速な対応が顧客との信頼関係構築において大切なポイントです。単に電話受付を行うだけでなく、状況に合わせて能動的に動いてくれるのも電話代行サービスの魅力といえるでしょう。
新たに事務スタッフを雇用する場合、1人あたりの人件費は月給20万円と計算した場合、給与だけでも年間240万円、社会保険なども考えると、それ以上の費用が発生します。さらに雇用した後は、仕事を覚えるまでの研修期間も必要な場合もあり、中小の警備会社にとって大きなリスクです。
対して電話代行サービスは、既にオペレーターとしての技術を身に付けたスタッフを活用できます。さらに利用費は、多種多様なオプションが付いたプランでも月数万円前後と比較的低コストです。
警備会社に特化している電話代行サービスを選ぶ場合は、土日祝日や夜間など時間や曜日に限らず稼働しているかどうかで判断するのも大切です。警備業務は依頼先のスケジュールに合わせるため、柔軟に対応できる電話代行サービスを探す必要があります。
他には警備業務について一定の知識を持つ電話代行サービスかどうかを、公式HPや見積もりの際に確認しておくのもポイントです。電話対応がスピーディでも、警備に関する質問やサービス内容について理解していなければ、依頼につながりませんし顧客との信頼関係にも影響を与えます。
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