電話代行や電話秘書、そのメリットから選び方まで
電話代行や電話秘書、そのメリットから選び方まで
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英会話教室を運営していくには、優れた講師を雇い、多くの生徒さんを集めることが重要になります。そのためには、事務職員が講師との時間調整や生徒さんたちの予約、キャンセルの調整、入学問い合わせなどの業務を行うことでしょう。
現在はウェブ上でさまざまなことができますので、すべてを電話対応に頼るということは無いと思いますが、細かい情報やイレギュラーなことは、直接電話で話す機会が多いかと思います。特に小規模な英会話教室では、そういった機会も少なくないでしょう。
そこで、役立ってくれるのが電話代行サービスの導入です。忙しくて電話に出られない、慌ていてメモをし忘れてしまった、などビジネスでは大きな減点になり、積み重なれば、英会話教室のイメージダウンから収益にも影響が出てきてしまいます。そのため、電話応対はその道のプロであるオペレーターに任せて、生徒さんの受付や事務作業を充実させれば効率的な教室運営が実現できるでしょう。
英会話教室にとって、既存の生徒さんも大切ですが、新たに申し込みをしてくれる新規の生徒さんもいなければ成り立ちません。ネット申し込みを活用している教室もあると思いますが、いきなりの申し込みは不安だからと、実際に話を聞いてみたいと思っている新規の方も少なくないでしょう。そのような不安をいかにスムーズに取り除いて挙げられるかが、新規顧客をゲットし、収益をあげられる教室運営だといえるでしょう。
また、「忙しくて電話に出られなかった」、「他の仕事の最中で応対が雑になってしまった」などの経験はありませんか？
せっかく興味があって問い合わせをしてくれたのに、対応次第では他の教室を選ぶ方もいるかも知れません。いつでも常に電話対応が出来て、丁寧で真摯に対応できることは、電話代行サービスの大きなメリットです。
実際に電話代行サービスを導入した英会話教室の例をご紹介しましょう。
その教室は個人経営で、ユニークな授業内容などで人気が高い教室でした。しかし、事務作業をするスタッフが少ないということで電話代行サービスを導入することを決定。人気が高いゆえに、申込みや問い合わせも多いというのは当然の流れです。今までは対応しきれなかった問い合わせもありましたが、電話代行サービスを導入してからはそのようなこともなくなり、オペレーターからは随時報告が入るので、問い合わせ内容に合わせて効率よく折返しの電話などもできるようになりました。
また、既存の生徒さんからの予約や変更の連絡もスムーズに対応できるようになって、「いつでも連絡がつくようになった」などと非常に好評を得たといいます。
このページで説明してきたように、電話代行サービスの活用に活用により、教室の印象アップにもつながる可能性があります。電話代行会社の中には、1ヶ月ほどお試しで利用できる会社もあるので、電話対応に悩みを抱えている方は、一度試してみるのもありだと言えるでしょう。
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電話代行サービス3選
電話代行サービスの導入を検討している人がインターネットで検索している89社※の中から、プランに含まれているサービス内容が多い順に5社をピックアップ。
プラン内容や返金保証制度、口コミ評判などを調査しました。
※Googleの検索エンジンを用い、「電話代行サービス」で検索した結果を基に89社を選出（2021年8月25日時点）。
| おすすめ業者5選 | 返金保証制度 | プランに 含まれる サービス数 |
プラン内容 |
|---|---|---|---|
| CUBE電話代行サービス公式HP | あり （1ヵ月以内で全額返金） |
16 | 社名＋個人名対応／基本対応／用件の聴取外出対応／戻り時間の伝達／応答後転送／即時電話連絡／即時メール連絡／在籍者登録／時間外アナウンス／クレーム一次対応／簡易受付／ホットライン／ボイスメール／連絡先複数登録／複数同時メール送信／用件別連絡先振り分け携帯電話への再連絡 |
| 渋谷オフィス公式HP | あり （30日以内で全額保証） |
10 | 社名＋個人名対応／基本対応／用件の聴取／外出対応／即時電話連絡／会社情報案内／スケジュール登録／営業電話の判別対応／携帯連絡サービス／携帯電話への再連絡 |
| ビジネス アシスト公式HP |
あり （1ヵ月以内で全額返金） |
10 | 社名＋個人名対応／基本対応／用件の聴取／外出対応／即時電話連絡／在籍者登録／スケジュール登録／時間外アナウンス／勧誘セールス電話分別／ホットライン |
| ベルシステム24公式HP | あり （14日以内で全額返金） |
4 | 社名＋個人名対応／基本対応／即時メール連絡／スケジュール登録 |
| MKサービス公式HP | なし | 4 | 社名＋個人名対応／基本対応／用件の聴取／即時メール連絡 |
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