歯医者が電話代行を導入するメリットとは？

公開日：2021年7月1日｜更新日： 2021年7月2日

どうして電話代行サービスの利用が効果的なのか？

電話代行サービスを活用すれば、専用のコールセンターやオペレーターが事前に定めた業務フローに従って予約対応を行ってくれます。また、そこで取得した内容を改めてメールやFAXで送信してくれるため、電話予約を受けたりデータ化したりする作業を効率化することが可能です。

電話代行サービスを利用すれば、営業時間中は常にオペレーターが電話へ出てくれるため、話し中や留守番電話といった対応をする必要がありません。特に新規の患者や問合せの場合、電話がかからなかった時点で他の歯科医院を検討してしまうケースもあり、ビジネスチャンスを失わないよう環境づくりを行えることは重要です。

また、1つの電話番号でも複数のオペレーターが対応してくれる場合、同時に複数人が電話予約をしてきても話し中にならず、予約の受付を合理的に進められることもポイントです。

個人で運営している歯科医院の場合、歯科医師1名と限られた歯科衛生士やスタッフだけで業務をしていることも少なくありません。そのため、例えばドクターが治療中で、他のスタッフも個々に顧客対応をしているような場合、電話がかかってきても出られないといったケースも想定されます。

また、待合室にいる患者と話し中に電話がかかってきて、会話を切り上げざるを得ない場合もあるでしょう。

しかし電話代行サービスを導入していれば、電話の音を気にすることなく目の前の患者へ誠実に向き合えるようになります。

問い合わせの内容や返答について、事前にマニュアルを作成してオペレーターへ渡しておくことで、簡単な質問や問合せであれば電話代行サービスで完了できることもあります。

また、電話対応業務の負担が軽減することで、事務担当のスタッフの数を減らしたり、効率的な働き方を追求したりと、結果的にトータルコストの削減を目指せることもメリットです。

一般的に、1人分の人件費よりも電話代行サービスの月額料金の方が安くなります。そのため、電話代行サービスや事務業務のアウトソーシングが可能になり、事務作業を担当する従業員の数を減らすことができれば、業務の質を維持したまま大きなコスト削減効果を得られるかも知れません。

ある歯科医院では、歯科医師と歯科衛生士の2名だけで窓口対応も担当していたそうです。しかし、やがて予約管理の作業負担が増大し、電話代行サービスを依頼することに決めました。

結果的に、電話の応対に時間を割かれることがなくなり、患者の治療にも余裕を持ってのぞめるようになったそうです。また、予約情報のデータベース化にかかる時間もされるなど、一石二鳥の効果を得られました。

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