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秘書代行が電話代行と異なる点とは

公開日：2018年9月21日｜更新日： 2022年4月11日

電話代行を調べていると、秘書代行の紹介サイトに行きつくことがあります。秘書代行のサービスはどのようなもので、電話代行とは何が違うのでしょうか。

電話代行と秘書代行の違い

一見、全く異なる業種のように思えますが、実は両者の違いはほとんどなく同じサービス内容であることが多いです。

秘書という言葉を聞くと、政治家や社長、会社役員の右腕になって業務をサポートしているイメージが強いため、安心と信頼感を得るために「秘書代行」という呼び方をしている業者が多いようです。

秘書代行で行われているサービスとは？

秘書代行サービスは、大きく2つに分かれます。

電話の対応サービス

一般的な電話代行業務と同じサービスになります。

現在では固定電話番号でも携帯電話に転送できるため、昔ほどニーズ高いサービスでもないかもしれません。しかし、近年では電話代行のサービス内容も幅広くなっています。

対応した用件のメール報告や、通話内容の録音システム。クレームの一次対応や簡易受付対応まで、さまざまな業務に対応できるので自社の心強いサポートとして高いパフォーマンスが望めます。

秘書代行業者では、プロのオペレーターが電話対応をするので、取引先やお客様から信頼が得られることもメリットの1つです。

コールセンター代行・受注代行サービス

お客様相談窓口を開設するには、設備投資やスタッフ教育など多くの費用が発生します。

ノウハウや設備が全くない企業にとっては、お客様相談窓口を開設するのは大変厳しいものがあります。こういった負担を解消するのが、秘書代行サービスの強みです。

プロの電話オペレーターは、丁寧な言葉とコミュニケーションスキル、ビジネスマナーのスキルが身についています。

企業で求められる円滑な連絡体制も構築できるので、お客様や取引先の信頼を損なうことなく、ビジネスチャンスのサポートをすることができるのです。

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秘書代行の新しいスタイル！オーダーメイド式について

オーダーメイド式の秘書代行とは、その名の通り自社に必要なサービスだけをオーダーできるシステムです。

例えば、

「商談がある水曜日と、事務員が休みの土曜日だけに秘書代行を利用したい」

「特定の取引先から電話が来たら、必ずこの担当に電話を取り次いでほしい」

といった企業の都合に適った、細かい要望を叶えることができます。

また、

「電話の件数が増えてきて対応に追われている」

「事務員が退職するので電話対応をする人がいない」

といった困りごとも、秘書代行なら即座に問題解決できます。

秘書代行サービスが企業の体制やポリシーを理解することで、取引先やお客様に適切な対応をとることができ、企業は信頼が高まるのです。

オーダーメイド式秘書代行はサービスが充実

企業や業種によっては、電話が混み合う大体の曜日や時間帯が決まっていることがあるでしょう。そういった時にだけ秘書代行を利用できるのも、オーダーメイド式のメリットになります。

また、営業時間外や、深夜、祝日でも電話対応が可能な「夜間休日電話代行」も心強いプランの1つです。

ネットショップの業務にも対応可能

近年ではスマートフォンの普及により、消費者の動向もリアル店舗からネットショップに移行しつつあります。

そのため、商品販売ツールとしてのネットショップの運用は、企業にとって必要不可欠な要素です。

しかし、時間を問わず利用できるネットショップは24時間365日、休まず開店しているようなものです。

いつ何時来るか分からないお客様からのお問い合わせには、即座に対応できる体制を整えなくてはなりません。

このような時に役立つのが、「ネットショップ専門電話代行」です。

秘書代行では商品の受注から、クレームの一次対応まで幅広く対応してもらうことができます。そのため、営業時間外の一時的な対応方法として最適な手段なのです。

サービスのパフォーマンスを高めるためにも打ち合わせは必須

さまざまなシーンで活動できる秘書代行ですが、利用する際は徹底した打ち合わせを行う必要があります。

秘書代行のオペレーターは電話対応のスペシャリストですが、対応している会社の内情や取引先との関係性までを把握しきっている訳ではありません。

ですから、対応した用件が秘書代行にとってイレギュラーケースになると、上手く対応できなくなってしまう恐れがあるのです。

そのようにならないためにも、打ち合わせの段階で自社の業務や、頻繁に問い合わせのある内容について理解してもらうようにしてください。

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