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行政書士事務所で電話代行サービスを導入するメリットとは

行政書士事務所には日々さまざまな電話がかかってきますが、タイミングによっては電話の取りこぼしが発生することもあります。特に外出が多い場合などは大切な電話があるのではないかと不安を感じている人もいるのではないでしょうか。このような場合に検討したいのが電話代行サービスです。こちらの記事では、電話代行サービスの概要やメリット・デメリット、導入事例などをまとめています。

行政書士事務所における電話代行とは

行政書士事務所では、官公庁に提出する書類の作成や申請手続きの代行、各種相談業務など多岐にわたる業務に対応しており、事務所にはさまざまな電話が入電することになります。しかし、企業の訪問や書類の提出業務などのために事務所を留守にするといったケースも出てきます。

もし事務所に人がいない場合にはどうしても電話をとることが難しくなりますが、このような場合に導入を検討したいのが電話代行サービスといえます。基本的な対応としては、入電に対して事務所のスタッフとしての対応し、社名や氏名、連絡先、用件を聞いた上でメールやチャットツールなどを使用して伝言を伝えるといった流れになりますが、中には内線感覚でスマートフォンへの取り次ぎを行う、緊急時には電話にて連絡するといった対応が可能なサービスもあります。

行政書士向け電話代行を依頼するメリット・デメリット

メリット

電話はさまざまなタイミングでかかってくるものですが、外出をしている・来客中といった理由により電話に対応できない場合もあります。電話をかけてくる中には既存顧客にも新規の顧客がいる可能性もあります。特に初めて行政書士事務所に電話をかけてくる場合、「しっかりと対応してもらえるか」という不安を抱えているかもしれません。このような時になかなか電話が繋がらないと不安がより大きくなってしまい、他事務所に流れてしまう可能性も。電話代行を利用することによって新規の問い合わせを逃さずに受付できるようになります。

また電話代行サービスを用いると電話がつながりやすくなるため、緊急性の高い案件にもスピーディーに対応することができ、顧客の満足度向上にもつながるメリットもあります。

そして、電話の一次受付を任せられるため仕事に集中できる、営業の電話などに時間を割く必要がなくなるといったように、業務の効率化に繋げられます。

デメリット

サービスを利用する場合には当然費用が発生しますが、この費用がデメリットと感じる人もいるかもしれません。またサービスを利用する場合、提供会社によって料金体系が異なります。月額固定のサービスもあれば、電話の本数により料金が変わるサービスもあることから、事務所の状況に合ったサービスを選択しないとコストが高くついてしまう可能性もあります。

さらにオペレーターの対応品質がばらついている場合には、顧客に不信感を与えてしまうケースも考えられるため、サービスを選定する段階にて「電話対応の品質はどうか」という観点でのチェックも大切です。オペレーターに対する教育体制が整っている会社かどうかという点を確認することもおすすめです。

行政書士が電話代行を依頼する際の注意点

個人情報や守秘義務の取扱体制

行政書士事務所では、個人情報を扱う場面が多くなります。そのため、セキュリティに関するリスクについては十分に検討し、情報漏洩等が発生しないように注意することが求められます。

この点から、電話代行サービスを選定する段階で、個人情報保護に関する管理システムを確立している場合に付与される「Pマーク」を取得しているか、企業の情報管理規程などについて確認することが大切です。

行政書士業務に精通したオペレーターが応対可能かどうか

電話対応を行うオペレーターの対応品質は、事務所の印象を左右する大きな要素です。行政書士事務所に入ってくる電話では、さまざまな専門用語が登場する可能性があります。この点から、行政書士事務所における電話対応の経験や実績が豊富かどうか、電話対応の有資格者が対応するかといった点はチェックしておきたい部分です。

また、オペレーターに対してどのような教育体制を提供しているか、という部分を確認することもおすすめ。顧客の話を正確に聞き取れるかに加え、電話の向こうの相手に不安を与えない対応ができるかも重要なポイントです。

転送技術や導入条件、日々の運用フロー

電話代行サービスを導入する場合には、事務所に入ってくる電話を代行サービス会社に転送する必要があります。そのため、サービス導入時には転送設定などについて担当者に確認しておくことが大切です。

また、どの程度のサービスを提供しているかという部分も確認しておきましょう。入電に対して相手先や用件を聞き、メールやチャットなどで報告を行うのみの会社もありますが、相手先と用件を聞いて内線のような取り継ぎが可能な会社や、スケジュールに合わせて臨機応変に対応できる会社も。サービスを選択する場合には運用フローを確認し、ニーズに合ったサービスを提供している会社を選択することもポイントのひとつといえます。

行政書士事務所での電話代行導入事例

導入前の課題

少人数の事務所であった点に加え、代表者と補助者は企業の訪問や書類の提出などで外出している時間も多い状況でした。事務所には1人事務員がいるものの、複数着信の場合や昼食やトイレなどにより離席した場合に電話を取れないケースもありました。

実際の活用内容

こちらの事務所では、株式会社VALTECが提供するサービスを導入しています。このことにより、事務所番号の電話に着信があった場合、事務所の電話とともに代表者と補助者のスマートフォンも着信できるように設定。さらに、電話代行サービスも利用することによって、事務所への着信に対応しています。

またこちらの事務所では入管の事前予約の際などにFAXも多く使用していましたが、受信したFAXは事務所でないと確認ができない点も不便に感じていました。同事務所が導入したサービスにて既存の番号をそのままにインターネットFAXを利用できるようになったことで、外出中にもFAXを確認できる環境を実現しています。

導入後の効果

サービス導入後は外出中でも電話対応が可能となったことに加え、電話代行サービスの利用によって複数の受電があった場合や事務所勤務者が離席している間でも、電話の取りこぼしをゼロにできました。

さらに、FAXを外で確認できるようになったことから確認のために事務所に戻ったりする必要がなくなり、業務の効率化にも繋がっています。

参照元：VALTEC公式HP（http://next.tigergate.jp/test/shanai/mot-net.com/hp_test/public_notary/case/）

電話代行サービス導入後の運用改善と効果測定

行政書士事務所で電話代行サービスを導入した後は、どのような効果が得られたのかという効果測定を行うことも大切です。サービス提供会社によっては、導入後「導入メリットがなかった」「満足できなかった」と感じた場合に支払った費用を返金する「サービス保証制度」を用意し、不安なくサービスを導入できるように配慮しているところもあります。

このように導入しただけで満足せず、十分な導入効果が得られているかを確認しながらサービスを利用していくことも重要なポイントであるといえます。

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