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灯油宅配サービスに電話代行サービスを導入するメリットとは？

公開日：2022年2月22日｜更新日： 2022年2月22日

このページでは、灯油宅配サービス業者が電話代行サービスを導入するメリットやサービスを比較検討する際のポイントについて、詳しくまとめました。

灯油宅配サービスに電話代行サービスを導入するメリット

1．電話へ出られないタイミングでも問合せに対応できる

灯油タンクを車で運びながら、各家庭に灯油を宅配して回る灯油宅配サービス業者にとって、基本的に業務中は車を運転しているか注油作業をしているかといったことが大半になります。そのため、かかってきた電話に対応しようと思っても、即座に電話に出られないタイミングも少なくありません。また、作業中に手が汚れることもあり、ハンズフリー通話が可能なシステムを使っていたとしても、思いがけないトラブルなどもあるでしょう。

電話代行サービスを利用すれば全ての電話にオペレーターが対応し、必要な問合せや受注確認などを行ってもらえるため、作業の安全性や情報の確実性が高まります。

2．顧客の住所や情報を文書として確認できる

オペレーターが受け取った電話の内容は、改めて電話やメールなど任意の方法で契約者へ報告されます。つまり、顧客から受け取った口頭の情報が、オペレーターによって文書化されて報告されるため、顧客名や配達先の住所といった情報をしっかりと確認できることもメリットです。

また、データ化された情報は簡単にリスト化できるため、顧客情報の収集や把握へつなげやすいことも重要です。

3．冬の期間や繁忙期のみのオペレーター利用も可能

電話代行サービスは月単位で契約したり、特に必要な時期など短期間で利用したりできることも見逃せません。

改めて事務員を雇えば人件費が増大しますが、電話代行サービスでは本当に必要な期間だけ希望のサービスを利用できるため、コストパフォーマンスを高めることが可能です。

灯油宅配サービスのシステムやニーズに対応する電話代行

灯油宅配サービス業者に適した電話代行サービスのポイントをまとめました。

受電報告の方法を選択できる

受電報告の方法は電話代行サービス会社によって異なります。迅速かつ確実に情報を共有してもらうためにも、メールやSNS、携帯電話のSMSなど任意の方法を選択しやすいサービスが有効です。

また、データをエクセルなどのファイル形式でまとめてくれるかどうかも確認しておきましょう。

期間限定の利用などが可能

最低契約期間がどの程度かも要チェックです。月単位の利用料金であっても、契約期間は最低半年といった電話代行サービス会社もあり、冬期や繁忙期のみの利用を考えている場合は契約期間の最低ラインもしっかり把握しておきます。

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