電話代行や電話秘書、そのメリットから選び方まで
電話代行や電話秘書、そのメリットから選び方まで
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会社の効率化や接客の品質を高めてくれる電話代行サービス。「会社の利益のために導入したい」と考えている方も多いのではないでしょうか。しかし、電話口では個人や会社の情報が取り扱われることもあるため、信頼できる電話代行業者へ依頼しましょう。業者のなかには、届出を出さず、違法にサービスを提供しているところも。ここでは、サービスを利用する前にチェックしておきたい、違法な業者の見分け方や信頼できる業者のポイントを紹介します。
まず、電気通信事業者の届けを出しているか確認をすることが大切です。会社のホームページの会社概要のページに、登録番号が記載されていたら、電気通信事業者の届出をしていることになります。
「電話受付代行業務」と「電話転送サービス業務」を業務としている会社は、届出をしないのは違法です。届出がない場合は、電気通信事業法第185条により、懲役刑や罰金が処せられます。
ホームページの雰囲気だけで、信頼できると思って契約すると、あとでトラブルが起きる可能性も。いきなりサービスが利用できなくなることもあり、自社の業務にかなりのダメージを負ってしまいます。事前にホームページに記載があるかを確認してから、契約するようにしましょう。
電話代行サービスにはいくつかの法律があり、違法行為によっては依頼主が損害を賠償することもあります。例えば、民法709条では、意図的または不注意で他人の権利や利益を侵害した場合に、賠償義務が生じます。また、民法710条では、精神的な損害などに対しても、賠償責任が発生します。
電話代行サービスを利用している依頼主側に具体的指揮監督権があったことにより違法行為をした場合、責任を負うことがあります。もちろん、通常の電話代行サービスを行っているなら、このような責任を負うことは、ほぼないでしょう。
電話代行業者が違法行為をしてしまう、またこちらが違法な指示をしてしまうと急にサービスが利用できなくなったり、賠償金を支払ったりする事態に。どのように見極めれば、自社に負担のかからない信頼できる業者だと判断できるのでしょうか？
自分の会社の情報を提供するので、安心して任せられる業者が良いですね。判断の目安として「プライバシーマークを取得しているか」があります。
電話代行サービスを依頼する際、会社の名前、業務内容など、個人情報を提供します。それらを取得、利用した電話代行業者が、法律に違反せずに運営しているかどうかを確認できる制度です。
ひとつの安心要素として、判断する基準になるでしょう。
電話代行サービスを依頼する場合、自社の情報をたくさん提供します。それらの情報を、権限者以外は見られないように保護・管理されていることを証明するのが、情報セキュリティマネジメントシステムです。
また、このシステムの認証を受けているところは、予想できるリスクにも、きちんと対策を考えている可能性が高いです。万が一に備えてくれるのは、とても心強いですね。
サービスや製造物の品質を一定以上に保つための、管理・監督システムです。この認証を受けているところは、優れた品質を維持するための管理が整っていることが多いです。実際に、利用してみないとわからないサービスの質を事前に予想できます。
電話代行業者が信頼できるかの目安として、顧問弁護士がいるかどうかがあります。個人情報の取扱のプロが付いているため、専門的である法律の観点から助言を得ることができます。
個人情報は、大切なお客様や自社の情報です。万が一、漏れてしまったら大きくイメージダウンに繋がります。個人情報保護に関する専門家である、個人情報保護士の資格を持っている場合は、適切な取扱ができる、個人情報の保護に力を入れていることが予想できます。お客さんの情報だけでなく、自社の情報を守れる業者だと考えられるでしょう。
電話代行サービスは、依頼する会社によってメリットが異なります。会社を選ぶ際は、”急にサービスが利用できなくなった””情報が漏れてしまった”などの失敗をしないように選ぶのがコツです。手間と時間をかけてでも、違法性のない会社を選べれば、自社とお客さんの満足に繋がります。
電話代行は業務の効率が上がり、対応の仕方によって自社の信頼に関わってきます。事前調査をしっかりとしてから、業者選びをしましょう。
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電話代行サービス3選
google検索「電話代行サービス」上位30社の中から「月額定額プランあり」「クレーム対応可」の条件を満たす電話代行サービスをピックアップし、該当する4社の最安プランをサービス内容・料金で比較しました。※調査実施日：2023年6月12日
CUBE電話代行サービス
引用元：CUBE電話代行センター公式HP（https://www.cube108.jp/） |
株式会社プレッシオ
引用元：プレッシオ公式HP（https://www.pressio.co.jp/products/agency_service/common/） |
ハートフルコールセンター
引用元：ハートフル |
有限会社アシスト
引用元：アシスト公式HP（https://www.tel-assist.co.jp/） |
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| コール数（月） | 50 | 48 | 30 | 30 |
| 転送・取次 | ● | - | ● | - |
| 電話連絡 | ● | - | - | ● |
| メール連絡 | ● | ● | ● | - |
| クレーム対応 | ● | ● | ● | ● |
| 保証・返金制度 | ● | - | - | - |
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