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違法な電話代行業者もいるって本当？

会社の効率化や接客の品質を高めてくれる電話代行サービス。「会社の利益のために導入したい」と考えている方も多いのではないでしょうか。しかし、電話口では個人や会社の情報が取り扱われることもあるため、信頼できる電話代行業者へ依頼しましょう。業者のなかには、届出を出さず、違法にサービスを提供しているところも。ここでは、サービスを利用する前にチェックしておきたい、違法な業者の見分け方や信頼できる業者のポイントを紹介します。

その電話代行サービスは違法じゃない？

電話番号の貸し出しを行う電話受付代行業務は届け出が必要

電話受付代行サービスの中でも、「電話番号の貸し出し」を行う業務形態に該当する場合は、「電気通信事業法」に基づき、総務大臣への届け出が必要です（電気通信事業法第16条）。具体的には、クライアントに代わって電話番号を提供し、その番号宛ての着信を受付代行業者が受け、内容をクライアントに転送・伝達するようなサービスは、電気通信役務の一部を担うため、法的に「電気通信事業」に該当します。

そのため、こうしたサービスを提供しているにも関わらず、電気通信事業者としての届け出を行っていない場合は、違法とみなされ、電気通信事業法第185条の規定により、懲役刑または罰金の対象となる可能性があります。

会社の信頼性は、ホームページに掲載されている情報からも判断できます。「電気通信事業届出番号（届出番号）」が会社概要などに明記されているかを確認することが、契約前の重要なチェックポイントです。

信頼できそうな外観だけで契約してしまうと、後になってサービスが突然停止するなど、自社業務に大きな支障をきたすリスクがあります。契約前に、必ず電気通信事業の届け出がされていることを確認しましょう。

参照元：電気通信事業法：https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=359AC0000000086_20210401_502AC0000000030&keyword=%E9%9B%BB%E6%B0%97%E9%80%9A%E4%BF%A1%E4%BA%8B%E6%A5%AD%E6%B3%95

経済的損害や精神的損害を与えていないか？

電話代行サービスにはいくつかの法律があり、違法行為によっては依頼主が損害を賠償することもあります。例えば、民法709条では、意図的または不注意で他人の権利や利益を侵害した場合に、賠償義務が生じます。また、民法710条では、精神的な損害などに対しても、賠償責任が発生します。

電話代行サービスを利用している依頼主側に具体的指揮監督権があったことにより違法行為をした場合、責任を負うことがあります。もちろん、通常の電話代行サービスを行っているなら、このような責任を負うことは、ほぼないでしょう。

参照元：民法：https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=129AC0000000089_20200401_501AC0000000034&keyword=%E6%B0%91%E6%B3%95

こんな会社が信頼できる！

電話代行業者が違法行為をしてしまう、またこちらが違法な指示をしてしまうと急にサービスが利用できなくなったり、賠償金を支払ったりする事態に。どのように見極めれば、自社に負担のかからない信頼できる業者だと判断できるのでしょうか？

プライバシーマークを取得している

自分の会社の情報を提供するので、安心して任せられる業者が良いですね。判断の目安として「プライバシーマークを取得しているか」があります。

電話代行サービスを依頼する際、会社の名前、業務内容など、個人情報を提供します。それらを取得、利用した電話代行業者が、法律に違反せずに運営しているかどうかを確認できる制度です。

ひとつの安心要素として、判断する基準になるでしょう。

情報セキュリティマネジメントシステムの認証を受けている

電話代行サービスを依頼する場合、自社の情報をたくさん提供します。それらの情報を、権限者以外は見られないように保護・管理されていることを証明するのが、情報セキュリティマネジメントシステムです。

また、このシステムの認証を受けているところは、予想できるリスクにも、きちんと対策を考えている可能性が高いです。万が一に備えてくれるのは、とても心強いですね。

品質マネジメントシステムの認証を受けている

サービスや製造物の品質を一定以上に保つための、管理・監督システムです。この認証を受けているところは、優れた品質を維持するための管理が整っていることが多いです。実際に、利用してみないとわからないサービスの質を事前に予想できます。

個人情報の取扱に精通している弁護士などを顧問にしている

電話代行業者が信頼できるかの目安として、顧問弁護士がいるかどうかがあります。個人情報の取扱のプロが付いているため、専門的である法律の観点から助言を得ることができます。

個人情報保護士の資格を取得している

個人情報は、大切なお客様や自社の情報です。万が一、漏れてしまったら大きくイメージダウンに繋がります。個人情報保護に関する専門家である、個人情報保護士の資格を持っている場合は、適切な取扱ができる、個人情報の保護に力を入れていることが予想できます。お客さんの情報だけでなく、自社の情報を守れる業者だと考えられるでしょう。