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Chatwork電話代行サービスにより業務改善を実現した事例

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クラウド型ビジネスチャットツール「Chatwork」は、オペレーターに転送された電話を担当者へChatworkで伝える電話転送サービスを提供しています。
当ページでは、Chatworkの公式HPを参考に同社が提供する電話転送サービスの導入事例をご紹介。受電対応工数の削減につながったことに加え、オペレーターの対応品質にも満足の声が聞かれます。

導入事例

株式会社エドリッジ

テレワーク実施に伴い2つの課題が露呈

新型コロナウイルス感染拡大の影響を受け、自社スタッフのテレワーク実施を決めた株式会社エドリッジ。実施に伴い、オフィスの代表電話をスタッフへと転送する形としましたが、電話会社の都合により転送先を1件しか設定できない状況でした。
結果、オフィスへの電話がテレワーク中の1人のスタッフに集中。担当スタッフの負担が大きくなったことに加え、1人で対応する以上、電話に出られないこともしばしばあったと言います。
また、普段からオフィスには営業電話が頻繁にかかってきましたが、これら営業電話も同じスタッフに転送させるため、受電の都度作業が中断。1人への電話転送による業務遂行は困難と判断し、Chatworkの電話代行を利用するに至りました。

受電負担が解消されてスムーズな業務の流れが実現

Chatworkの電話代行サービスを導入したことにより、スタッフ1人への電話負担が解消。懸念していたオペレーターの対応品質にも問題なく、業務全体がスムーズに流れるようになりました。
営業電話については、対応の工数が削減されただけではなく、自社が外注を利用したいとき、営業電話履歴から効率的に業者を見つけられるように。迷惑だった営業電話を、有効活用できるようになったとのことです。

参照元:Chatwork公式HP(https://pf.chatwork.com/reception/case/edridge.html)

マツヤマンスペース

1名体制での店舗運営が限界を迎える

2015年、松山市にオープンしたコワーキングスペース「マツヤマンスペース」。現在でこそ数名のスタッフが働いているものの、オープンしてからしばらくは創業者の1人体制で店舗を運営していました。
電話対応を含め、オープン当初は1人でも問題なく運営できたものの、徐々に問合せ電話や営業電話が増えるに従い、1人体制での運営が限界に。以前から利用していたChatworkが電話代行サービスを提供していることを知り、迷わず導入を決めました。

お客様にとってもメリットの大きい対応に

Chatwork電話代行サービスの導入にあたり、店舗にかかってくる全ての電話をオペレーターへと転送する設定に。店舗内では一切電話がならなくなったため、スタッフも含めてコア業務へ集中できる環境となりました。
オペレーターの対応品質にも満足。言葉遣いが丁寧で、お客様の名前などの固有名詞もほぼ間違いとのことです。
また、電話代行を導入した当初は、「毎回の電話が折り返しになると、お客様の印象が良くないのでは?」と懸念したこともありましたが、事前にオペレーターが用件を正しくまとめてくれるため、十分に対応の準備をしてからの折り返しが可能に。お客様にとってもメリットの大きい対応になったとのことです。

参照元:Chatwork公式HP(https://pf.chatwork.com/reception/case/matsuyaman.html)

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まとめ

Chatwork電話代行サービスを導入した2社様の事例をご紹介しました。

当然ながら、直接的な受電件数が減ればその分だけ電話対応が効率化することから、電話代行サービスを利用すればコア業務に多くの時間が割け、集中力も高まります。Chatwork電話代行では、業務効率の向上はもちろんのこと、オペレーターの対応品質に満足している点も特徴。お客様との信頼関係を維持していくため、電話代行会社を選ぶときにはオペレーターのクオリティもチェックしておく必要があるでしょう。

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