葬儀場の運営をサポートする電話代行のメリットとは？

電話代行サービスは、葬儀場の運営をスムーズに進めるために、大きな力となってくれるサービスのひとつです。このページでは、葬儀場をサポートするのに適した電話代行会社を選ぶために、ぜひ押さえておきたいポイントをまとめています。

葬儀場に適した電話代行会社とは

故人を大切に思う遺族や友人たちの気持ちを大切にしつつ、心にそっと寄り添うような丁寧な対応が求められる葬儀場。ただ、人が亡くなる時刻や日程はあらかじめスケジュールに入れておくのは不可能です。そのため、予約が重なったりして急に忙しくなった場合にも、効率的な方法を考えスムーズに業務をこなすシステムが必要です。けれども、事務スタッフの人手不足などをかかえていると、電話対応などに追われて、それもなかなか難しくなるでしょう。スムーズに業務をこなすためには、プロのオペレーターの力を借りるのがおすすめです。

葬儀場の電話受付業務を任せるために、電話代行サービスを導入する場合には、次にあげる2の条件を満たしている会社を選択するのが好ましいでしょう。

条件その1.常時対応可能な電話代行会社

葬儀場は、お客さんの利用日がいつになるか分からない点で、やや特殊な職場であるといえます。人が亡くなるタイミング次第で、利用日が土曜・日曜・祝日になるケースだけでなく、営業時間外の夜の時間帯や早朝に仕事が入るケースもあるわけです。

ですから、電話代行サービスを導入する場合には、その会社が、24時間365日対応のメニューを設けているかどうかを確認する必要があります。葬儀場のスタッフが営業時間後に帰宅したあと、電話が留守電に切り替わってしまうシステムでは、電話をかけた人には良い印象を与えないでしょう。年中無休のプランを選べば、曜日や時間帯をとわず、弔事にふさわしい丁寧な電話対応をしてくれるオペレーターが、常時電話に対応できる状態を保つことができます。

電話代行なら人件費の大幅削減にも役立つ

電話代行ではなく、電話対応などを任せられる事務スタッフを雇うという方法もあります。けれども、上述のように「365日いつでもつながる電話」を実現するためには、複数のスッタフを雇用しなくてはならないでしょう。仮に、最低賃金で雇えたとしても、１ヵ月あたりの人件費は10万円以上の金額になってしまいます。一方、電話代行サービスなら、プランによりますが、数万円単位で済ませられるため雇用をする場合よりも安い料金で、プロフェッショナルの電話対応をしてもらえます。

条件その2．専用マニュアルに対応可能な電話代行会社

電話代行会社を選ぶ際、もうひとつ前提としておきたい条件があります。それは、「専用の電話対応マニュアルの作成」や「オーダーメイド感覚でのサービス内容の決定」が可能かどうかです。

葬儀場利用者のニーズに合う葬儀場の利用プランを提案・説明するなどの、シンプルな電話受付以上の対応を任せられれば、社員が別の業務で手一杯のときにもその手を止めなくても済みます。また、深夜や早朝など、営業時間外の入電の内、緊急性の低いものは営業時間になってから対応できるようにするなど、臨機応変な電話対応をしてくれれば、社員の負担を軽減にもつながり、一つひとつの作業の質を高めることにもつながるでしょう。