電話代行や電話秘書、そのメリットから選び方まで
電話代行や電話秘書、そのメリットから選び方まで
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電話代行サービスは、葬儀場の運営をスムーズに進めるために、大きな力となってくれるサービスのひとつです。このページでは、葬儀場をサポートするのに適した電話代行会社を選ぶために、ぜひ押さえておきたいポイントをまとめています。
故人を大切に思う遺族や友人たちの気持ちを大切にしつつ、心にそっと寄り添うような丁寧な対応が求められる葬儀場。ただ、人が亡くなる時刻や日程はあらかじめスケジュールに入れておくのは不可能です。そのため、予約が重なったりして急に忙しくなった場合にも、効率的な方法を考えスムーズに業務をこなすシステムが必要です。けれども、事務スタッフの人手不足などをかかえていると、電話対応などに追われて、それもなかなか難しくなるでしょう。スムーズに業務をこなすためには、プロのオペレーターの力を借りるのがおすすめです。
葬儀場の電話受付業務を任せるために、電話代行サービスを導入する場合には、次にあげる2つの条件を満たしている会社を選択するのが好ましいでしょう。
葬儀場は、お客さんの利用日がいつになるか分からない点で、やや特殊な職場であるといえます。人が亡くなるタイミング次第で、利用日が土曜・日曜・祝日になるケースだけでなく、営業時間外の夜の時間帯や早朝に仕事が入るケースもあるわけです。
ですから、電話代行サービスを導入する場合には、その会社が、24時間365日対応のメニューを設けているかどうかを確認する必要があります。葬儀場のスタッフが営業時間後に帰宅したあと、電話が留守電に切り替わってしまうシステムでは、電話をかけた人には良い印象を与えないでしょう。年中無休のプランを選べば、曜日や時間帯をとわず、弔事にふさわしい丁寧な電話対応をしてくれるオペレーターが、常時電話に対応できる状態を保つことができます。
電話代行ではなく、電話対応などを任せられる事務スタッフを雇うという方法もあります。けれども、上述のように「365日いつでもつながる電話」を実現するためには、複数のスタッフを雇用しなくてはならないでしょう。仮に、最低賃金で雇えたとしても、１ヵ月あたりの人件費は10万円以上の金額になってしまいます。一方、電話代行サービスなら、プランによりますが、数万円単位で済ませられるため雇用をする場合よりも安い料金で、プロフェッショナルの電話対応をしてもらえます。
電話代行会社を選ぶ際、もうひとつ前提としておきたい条件があります。それは、「専用の電話対応マニュアルの作成」や「オーダーメイド感覚でのサービス内容の決定」が可能かどうかです。
葬儀場利用者のニーズに合う葬儀場の利用プランを提案・説明するなどの、シンプルな電話受付以上の対応を任せられれば、社員が別の業務で手一杯のときにもその手を止めなくても済みます。また、深夜や早朝など、営業時間外の入電の内、緊急性の低いものは営業時間になってから対応できるようにするなど、臨機応変な電話対応をしてくれれば、社員の負担を軽減にもつながり、一つひとつの作業の質を高めることにもつながるでしょう。
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電話代行サービス3選
電話代行サービスの導入を検討している人がインターネットで検索している89社※の中から、プランに含まれているサービス内容が多い順に5社をピックアップ。
プラン内容や返金保証制度、口コミ評判などを調査しました。
※Googleの検索エンジンを用い、「電話代行サービス」で検索した結果を基に89社を選出（2021年8月25日時点）。
| おすすめ業者5選 | 返金保証制度 | プランに 含まれる サービス数 |
プラン内容 |
|---|---|---|---|
| CUBE電話代行サービス公式HP | あり （1ヵ月以内で全額返金） |
16 | 社名＋個人名対応／基本対応／用件の聴取外出対応／戻り時間の伝達／応答後転送／即時電話連絡／即時メール連絡／在籍者登録／時間外アナウンス／クレーム一次対応／簡易受付／ホットライン／ボイスメール／連絡先複数登録／複数同時メール送信／用件別連絡先振り分け携帯電話への再連絡 |
| 渋谷オフィス公式HP | あり （30日以内で全額保証） |
10 | 社名＋個人名対応／基本対応／用件の聴取／外出対応／即時電話連絡／会社情報案内／スケジュール登録／営業電話の判別対応／携帯連絡サービス／携帯電話への再連絡 |
| ビジネス アシスト公式HP |
あり （1ヵ月以内で全額返金） |
10 | 社名＋個人名対応／基本対応／用件の聴取／外出対応／即時電話連絡／在籍者登録／スケジュール登録／時間外アナウンス／勧誘セールス電話分別／ホットライン |
| ベルシステム24公式HP | あり （14日以内で全額返金） |
4 | 社名＋個人名対応／基本対応／即時メール連絡／スケジュール登録 |
| MKサービス公式HP | なし | 4 | 社名＋個人名対応／基本対応／用件の聴取／即時メール連絡 |
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