電話代行や電話秘書、そのメリットから選び方まで
電話代行や電話秘書、そのメリットから選び方まで
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水道修理業務を円滑に進めるためには、電話代行の導入も大切です。水道修理業者は相談を受けた後、各家庭へ訪問し、破損部部分の調査と見積もり、修理交換業務を行います。そのため、調査や作業中に電話対応できないケースもあります。
ここでは水道修理業者に電話代行を導入するメリット、体験談を紹介していきます。
水道修理業者は、いつ水道トラブルの依頼を受けるか分かりません。また、現場作業が中心のため、事務や電話対応を兼任している小規模事業者の場合、作業中に電話対応できない可能性も少なくないでしょう。
電話対応に課題のある水道修理業者は、メリットを知ったうえで「自社に必要だ」と感じた場合には、電話代行サービスの利用を検討してみてください。
中小規模の水道修理業者の場合、作業スタッフが電話対応も兼任していることも多いのではないでしょうか。作業スタッフ自ら水道トラブルの相談を受ければ、どのような修理交換を行えば解決できるか具体的に説明できるメリットがあります。
しかし、修理交換作業中では、新規の水道トラブルの相談やサービスに関する質問など対応できません。さらに、対応の遅い状態が続いてしまうと、新規の顧客となり得る依頼も他の業者へ流れてしまいます。
電話代行サービスは、専任のオペレーターによる水道トラブルの相談受け付けから訪問調査の日程調整、作業スタッフとの取り次ぎなど幅広くサポートしてくれるのが特徴です。また、修理中でも電話問い合わせを代行してくれるので、対応率および売り上げアップにつながります。
電話代行サービスの中には、24時間対応してくれるケースもあります。そのため、夜間や土日の水道トラブルに関する相談も対応してくれるのも嬉しいポイントです。
水道トラブルは突然発生しますし、トラブルの発生箇所や破損した部品によって緊急性も変わります。特に漏水個所を把握できていない場合は、一時的に元栓を閉める必要があり、早急に修理しなければトイレやお風呂、キッチンや洗面所などあらゆる水道を利用できません。
電話代行を導入すれば、繁忙期や夜間でも緊急性の高い水道トラブルの相談にも丁寧に対応できるようになるため、顧客からの評判アップに期待できます。
水道修理の作業スタッフが電話対応も兼任している場合、水道トラブルのご家庭へ訪問するための移動（作業車による運転など）、訪問調査や見積もり、顧客への説明や契約手続き、修理交換作業などを進めながら電話対応もしなければいけません。
一方で、電話対応や相談受け付けにも時間を割く必要があり、結果的に残業や休日出勤など長時間労働となってしまいます。そして長時間労働が続くと、生産効率の低下や退職リスクを高めます。
電話代行サービスは、水道トラブルの相談からクレーム対応、サービスに関する疑問点の説明、FAXの送受信など電話対応全般の業務を行ってくれます。そして作業スタッフは、訪問調査と見積もり作成、契約手続きと修理交換作業といった現場作業に集中できるようになります。
水道修理業者の業務内容や相談から契約までの流れを把握している電話代行であれば、依頼者からの相談内容を理解した上で対応してくれます。さらに必要に応じて作業スタッフへ電話を取り次ぎ、訪問調査や見積もりへスムーズに繋げてくれます。
また電話代行は、単に電話の受け答えをするだけでなく、各クライアントの事業に応じてオペレーターを配置してくれるのが特徴です。研修を受けたプロのオペレーターですので、電話対応を一人雇い、教育をする必要と比べてもローコストで済みます。
他にも水道トラブルの相談受け付けに加えて、作業スタッフとの情報共有やエリア担当者への訪問調査に関する連絡など、スタッフとの情報共有や連絡にも適切に対応してくれるのも導入メリットといえるでしょう。
電話代行といっても対応業種は、サービスによって異なります。そのため、事前に水道修理業者の業務を理解しているサービスなのか、確認しておくのも大切です。
電話代行の導入メリットを確認できた後は、水道修理業者のニーズに対応している電話代行サービスの特徴、選び方についても把握しておきましょう。
電話代行を選ぶ上で特に重要なポイントといえば、水回りの設備や部品などを理解しているかどうかです。たとえば依頼者から電話やメールで、「キッチン周辺から水漏れしている」、「最近お風呂の排水口から異臭がする」といった相談を受けた際に、迅速にどのようなサービスが必要か判断および提案し、作業スタッフへ詳細を適切に伝えます。
オペレーターが適切に対応することで、顧客の安心感や信頼感につながり、その後の契約の可能性も上がるはずです。さらにリピーターとなってくれる可能性もあるでしょう。
電話代行の料金体系は、通常1ヶ月単位の料金設定です。また、料金ごとにサポート範囲が異なり、公式HP内に具体的なサポート内容も明示しています。
電話代行を比較検討する時は、サポートサービスと料金から割安か割高か判断するのもおすすめです。他にもオペレーター実績や、水道修理業に対応しているかどうか見積りや公式HPなどから確認してみましょう。
続いては、電話代行を導入した水道修理業者の体験談を紹介します。
電話代行を導入したことで、自社のオペレーターがいるような安心感を得られました。他にも、各曜日の作業担当者のリストやスケジュール、緊急時の対応方法まで電話代行サービス側でシステムを作ってくれたんです。
おかげで作業スタッフとスタッフの手配を行うスタッフ、電話対応スタッフの役割分担ができましたし、以前のように電話に出られないといったこともなくなりました。
水回りのトラブルは、私達作業スタッフの都合に合わせてくれませんので、常時相談を受けられるよう体制作りが必要です。電話代行を導入したおかげで、作業スタッフとお客様にとっても本当に安心していますよ。
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電話代行サービス3選
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CUBE電話代行サービス
引用元：CUBE電話代行センター公式HP（https://www.cube108.jp/） |
株式会社プレッシオ
引用元：プレッシオ公式HP（https://www.pressio.co.jp/products/agency_service/common/） |
ハートフルコールセンター
引用元：ハートフル |
有限会社アシスト
引用元：アシスト公式HP（https://www.tel-assist.co.jp/） |
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| 月額 | \10,000～ | \10,000～ | \4,000～ | \6,000～ |
| コール数（月） | 50 | 48 | 30 | 30 |
| 転送・取次 | ● | - | ● | - |
| 電話連絡 | ● | - | - | ● |
| メール連絡 | ● | ● | ● | - |
| クレーム対応 | ● | ● | ● | ● |
| 保証・返金制度 | ● | - | - | - |
| 主なオペレーター | 正社員・正社員登用前の契約社員 | 記載なし | 記載なし | 正社員 |
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