電話代行や電話秘書、そのメリットから選び方まで
電話代行や電話秘書、そのメリットから選び方まで
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レンタル衣装業は、七五三や卒業式、成人式などの特定の時期に繁忙期が訪れます。予約受付をはじめとして、衣装管理・コーディネイト・着付け・メイクなど幅広い業務をこなす必要があり、猫の手も借りたいほど、忙しくなります。また、この繁忙期は経営上非常に重要な時期であり、いわゆる「稼ぎ時」です。そのため、予約や問い合わせの電話は1本でも逃したくないというのが経営者の気持ちだと思います。
そこで、おすすめしたいのが電話代行サービスです。レンタル衣装業の場合、衣装を貸し出す前に細かい打ち合わせが必要なため、電話対応は外せないものです。電話代行サービスを利用すれば、簡単な問い合わせには事前にマニュアルを用意することでオペレーターが返答してくれます。また、お店が落ち着いた時間帯に折り返すことを伝えてくれます。
電話口でバタバタとしているのがお客さんに伝わると、電話した側も電話越しでの相談に対して、申し訳なく感じてしまうものです。電話代行サービスを利用することで、落ち着いて電話対応に繋がるので、利用者にマイナスのイメージを与えることがないでしょう。
電話代行サービスのオペレーターは、研修や実践で技術を磨いていきた電話対応のプロフェッショナルです。レンタル衣裳業の受付窓口として、問い合わせや予約の電話に丁寧に対応すると共に、内容を都度メールで報告してくれます。問い合わせ内容は記録として残るので、後から見直すことも可能です。
また、電話応対を電話代行サービスに外注することで、来店している目の前のお客様への対応に集中できるため、店頭での顧客満足度も上昇することにつながるでしょう。
来店したお客様の対応で手いっぱいになり、電話対応がおろそかにすることなく、限られた人材を有効に使うためにも、電話代行サービスの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
多くのレンタル衣装業では最低限の人員で経営されているのが現実だと思います。もちろん、繁忙期にはアルバイトやパートなど、人員の補強をすることもあるでしょう。しかし、人件費が増える分利益率にも影響が出てしまいます。
しかし、電話代行サービスであれば月数千円から数万円で利用できるため、人を新たに雇うよりも人件費を抑えることが可能です。
また、短期間の慣れないアルバイトでは、教育する時間も必要ですが、電話代行サービスであれば、電話対応のプロフェッショナルなので、即戦力として、経営に貢献する可能性が高いです。
また、電話代行会社によっては、かかってきた電話を受けるだけではなく、顧客リストからさまざまなご案内をすることも可能なプランもあります。効率アップだけではなく売上アップに貢献する可能性もあるのです。
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電話代行サービス3選
電話代行サービスの導入を検討している人がインターネットで検索している89社※の中から、プランに含まれているサービス内容が多い順に5社をピックアップ。
プラン内容や返金保証制度、口コミ評判などを調査しました。
※Googleの検索エンジンを用い、「電話代行サービス」で検索した結果を基に89社を選出（2021年8月25日時点）。
| おすすめ業者5選 | 返金保証制度 | プランに 含まれる サービス数 |
プラン内容 |
|---|---|---|---|
| CUBE電話代行サービス公式HP | あり （1ヵ月以内で全額返金） |
16 | 社名＋個人名対応／基本対応／用件の聴取外出対応／戻り時間の伝達／応答後転送／即時電話連絡／即時メール連絡／在籍者登録／時間外アナウンス／クレーム一次対応／簡易受付／ホットライン／ボイスメール／連絡先複数登録／複数同時メール送信／用件別連絡先振り分け携帯電話への再連絡 |
| 渋谷オフィス公式HP | あり （30日以内で全額保証） |
10 | 社名＋個人名対応／基本対応／用件の聴取／外出対応／即時電話連絡／会社情報案内／スケジュール登録／営業電話の判別対応／携帯連絡サービス／携帯電話への再連絡 |
| ビジネス アシスト公式HP |
あり （1ヵ月以内で全額返金） |
10 | 社名＋個人名対応／基本対応／用件の聴取／外出対応／即時電話連絡／在籍者登録／スケジュール登録／時間外アナウンス／勧誘セールス電話分別／ホットライン |
| ベルシステム24公式HP | あり （14日以内で全額返金） |
4 | 社名＋個人名対応／基本対応／即時メール連絡／スケジュール登録 |
| MKサービス公式HP | なし | 4 | 社名＋個人名対応／基本対応／用件の聴取／即時メール連絡 |
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