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電話受付代行はじめてガイド

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電話受付代行の利用を検討するにあたり、予め知っておきたい基礎知識を取りまとめて紹介。

電話受付代行を利用する前に知っておくべきこととは?

電話受付代行を利用する前に知っておくべきこととは?これから電話受付代行の利用を考えている人のために、予め知っておきたい基礎知識を取りまとめて紹介していきたいと思います。

初めて利用する人にとっては、知識も不足しており多少の不安や心配もあることでしょう。逆に行き当たりばったりで適当に業社を選んでしまい、後々後悔してしまうというのもよくある話です。そうしたことのないよう、予め電話受付代行について知識を得ておくことが大切です。

まずは、利用するメリットについて。

そもそもの話として、電話受付代行を依頼する必要があるのか?転送や留守番電話ではダメなのか?といった疑問をお持ちの人も少なくないことでしょう。ですが、電話受付代行は多くの事業者にとって決して小さくないメリットをもたらします。この点について、該当ページでより詳しく解説しています。

続いては電話受付代行の料金相場。

具体的な金額を述べてしまいますと、電話受付代行はひと月あたり1万円前後、安い所では数千円台というところもあります。しかし、金額の安さ“だけ”で選んではいけません。大事なのは、基本料にどれほどのサービスが含まれているかという、総合的なコストパフォーマンスです。該当ページではより詳しく解説しています。

参照元:電話代行の平均費用と料金相場まとめ【2021年完全版】(https://imitsu.jp/cost/customer-service/article/phone-agency)

もうひとつ、実際に電話受付代行を利用されている人(担当者)達の声というのも気になるところでしょう。

利用する前はどうだったのか。なぜ利用することにしたのか。利用してみてどのようなメリットがあったのかをご紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。

導入するメリット

こちらのページでは、電話受付代行サービスを導入するメリットをご紹介しています。忙しくて電話を取れない状況でも、確実に電話対応をしてもらえる代行サービスを利用すれば、既存顧客との関係強化や見込み客との関係構築のチャンスを逃すこともありません。

電話番や秘書を雇うより低コストですし、電話の応対をしてくれるのは専門の教育を受けたプロ。下手な人材を雇うより、顧客へ好印象を与えられるでしょう。電話対応を委託することで自分の業務に集中できれば、業務の効率もアップします。「電話代行サービスって何?」という基本知識の解説から、電話代行サービスを利用するうえでの注意点などもまとめているので、ぜひ参考にしてください。

費用相場

電話代行サービスは、コストを抑えつつ見込み客からの問い合わせを逃さない、非常に便利なサービスです。しかし、具体的にいくらくらいで利用できるものなのでしょうか。ここでは、電話秘書サービスを行っている10社の代表的な料金プランを調べてみました。平均的な料金については各社のサービスに大きな差はありませんが、細かいサービスやオプションの有無など、費用とサービス内容のバランスは違います。

費用重視で電話秘書サービスを選ぶ場合、大切なのはコストパフォーマンスのよさです。当サイトでご紹介している10社のうち、もっともコスパのよい電話秘書サービスはどこなのか、ぜひリンク先で確認してください。

導入事例

どんなサービスも、メリットがあればお金をかけて導入する価値はあります。ただ、無限にお金を使うことができない以上、利用するサービスは厳選したいと考えるのがごく当たり前の考えですよね。ここでは、実際に電話応対サービスを導入している方々に行ったインタビューをご紹介しています。

電話代行サービスがどれくらい役立っているのかを知るためには、利用者の意見を聞くのが一番です。司法書士、治療院、広告業、内装工事業など、それぞれの業種の方々が電話応対サービスを契約したきっかけや、サービスに対する満足感、使い方などをまとめているので、電話応対サービスの利用を迷っている方はぜひ参考にしてください。

サービス会社の選び方

電話代行というサービスが世の中に生まれたのは、1960年代から1970年代だとされています。ビジネスとしては意外なほど古い歴史をもつサービスだけに、電話代行業を行う会社は多いです。ただ、数がたくさんあるということは当たり外れもあるということ。適当に電話代行サービス会社を選んでしまった結果、お金を無駄にしたり顧客からクレームが入ったりしては意味がありません。

そこで、こちらのページではよい電話代行サービス会社を選ぶためのポイントを3つご紹介しています。大切なのは、料金体系の充実度にサービス会社の実力や実績、そしてサービスを導入する目的をはっきりさせることです。自分のビジネスに合ったサービス会社を見つけて、唯一無二のビジネスパートナーと契約しましょう。

こんな会社は要注意!

電話代行会社の中には、残念なことに良心的ではない会社も存在します。悪徳業者や質の悪い業者がホームページや営業時に自己申告してくれれば楽なのですが、そうそう簡単にはいきません。電話代行会社選びに失敗し、電話対応でオフィスや会社に悪いイメージがついてしまうと、信頼やブランドイメージを取り戻すまで時間がかかります。

だからこそ、要注意な会社を見分けなければならないのです。こちらのページでは、よくない会社の見分け方を簡単にまとめています。実力と実績があり、多くの企業から契約を取っている電話代行会社は、響きのよい言葉だけを並べて必死にセールストークをしてくることは少ないでしょう。魅力的なセールストークに流されないように、気を引き締めて電話代行会社を選びましょう。

迷ったときはお試しサービス

電話代行会社の多くは、「月額○コールまで対応」という月額料金制を取っています。ただ、電話代行会社の利用を考えていても、プランや評判の比較だけでどこと契約するかを決めるのは困難です。とくに、いざ利用してみたら思っていたサービスとは違った、ということになると、お金も時間も無駄にしてしまいます。

そこでおすすめしたいのが、一部の会社が提供しているお試しサービスです。こちらのページでは、電話代行受付のお試しサービスを選ぶ上でどういう点に気をつけたらよいのかをまとめました。基本的にはお試し期間の長い会社のほうがおすすめですが、大切なのはサービスに対する満足度です。契約先は妥協せずに決めましょう。

契約までの流れ

使ったことのないサービスを契約する際、手順がわからないと戸惑ってしまうのは誰しも同じです。契約をスムーズに進めるために、全体的な手続きの流れを知っておきたい方もいるでしょう。そこで、ここでは電話代行サービス会社と契約するまでの流れをまとめました。

とはいえ、基本的には気になる会社に問い合わせを行い、申し込みをして入会審査を受け、契約を交わすだけです。契約の手続きや相談は、電話やメールはもちろんサービス会社のオフィスでも対応してもらえます。

ただ、個人と法人では必要書類が違うので、その点だけは注意しましょう。また、申込み後の審査に多少時間がかかるので、余裕をもったスケジュールで申し込むことをおすすめします。

よくある質問

未知のサービスを利用する上で、感じる疑問はさまざまです。しかし、ほとんどの人がある程度似たような疑問を覚えることも間違いありません。ここでは、電話代行サービスや電話秘書サービスに関してよくある質問をまとめました。

「電話代行サービスを契約していても、自分で電話を受けることはできるのか」など、電話代行サービスの公式サイトでは意外と説明されていない基本的な疑問と回答もまとめているので、電話代行サービスがまったくわからない、はじめて利用するという人はぜひ参考にしてください。

電話対応のストレスは電話代行で解消!?導入メリットを解説

電話対応は、電話をかける側と受ける側どちらにとってもストレスとなります。さらに、担当業務に集中しなければ残業の可能性がある日に、電話対応やクレーム対応に追われると作業中断や残業、クレームといった複数のストレスを抱えてしまいます。

電話代行サービスは、電話問い合わせやサービスに関する質問や疑問の応対、FAXやメールの送受信業務、発信業務などを行ってくれます。従業員は担当業務に集中できるようになり、生産効率アップや残業を抑えられるといったメリットを得られます。また、従業員の負荷を減少できるので、ストレス軽減にもつながります。

秘書代行が電話代行と異なる点とは

「秘書代行」と「電話代行」の違いを説明することはできますか?名前も似ていて、サービス的にも大きな違いのない両者ですが、名前が違うだけあって対応できる業務の範囲は若干違います。

ハイレベルな秘書代行サービスでは、自社商品やサービス専用のお客様相談窓口を用意したり、コールセンターを用意したりすることも可能です。本来なら莫大な設備投資が必要になるところを、利用料金だけでプロのオペレーターに電話対応を外注できるので、うまく使えばコストを抑えて売上げアップも実現できるでしょう。

また、秘書代行には新しいスタイルのサービスとして、「オーダーメイド式」の代行業も存在します。一般的な秘書代行や電話代行ではできない柔軟なプランで契約することができるので、細かい要望を満たしたい人は秘書代行を中心に探してみてはいかがでしょうか。

電話対応マニュアルの必要性

電話代行サービスの会社では、オペレーターにどのような教育をしているのでしょうか。もちろん、ごくごく基本的なビジネスマナーや電話応対の方法に関しては各サービス会社が教育を行っていますが、契約先によってはより細やかな対応をお願いしたい場合もあるでしょう。そこで必要になってくるのが、電話対応マニュアルです。

自社や自身のオフィス専用にカスタマイズした電話対応マニュアルを用意していれば、急な問い合わせやクレームがあったときでも適切に対応してもらえます。こちらのページでは、一般的な電話代行会社が利用している電話対応マニュアルの紹介をはじめとして、自分たちでマニュアルを用意するメリットや必要性について解説しました。

開業支援をしてくれる電話代行サービスを活用しよう

企業を起ち上げるには、思っているよりもお金ががかかるものです。毎月のように費用が発生するもののひとつに、人件費があります。しかし、削減しようにも人がいなければ仕事が回らないことも事実です。このような場合に味方になってくれるのが、電話代行サービスです。人件費の削減だけでなく、利用者のニーズに合わせた多彩なサービスを選択できるので、シンプルで安価なプランや24時間対応、クレーム対応、随時電話対応の内容をメールで送信してくれるサービスなどを利用できます。

電話対応をアウトソーシングするメリットとは?

企業が人を雇う場合、給料以外にも多くの経費がかかってしまうもの。その経費は固定費用となってしまいますが、アウトソーシングを活用することによって、変動費としてコスト管理ができるようになります。特にオススメのアウトソーシングが電話代行サービスです。多くの企業は電話応対の仕方が標準化されておらず、スムーズにいっていない企業も多く見受けられます。片手間の電話応対では、顧客との行き違いが生じてしまったり、企業イメージを大きく損なう可能性も考えられますから、コスト削減とともに電話対応のプロへの依頼を検討してみてはいかがでしょうか。

不動産業に特化した電話代行

電話代行会社の中には、不動産事業者のみを対象として電話受付業務を提供している会社もあります。不動産事業について、一定量の知識やノウハウがあり、単なる電話対応以上の価値があるといっても過言ではありません。

仲介業者や一般の顧客からの問い合わせに対して、マニュアルの範囲内であれば直接回答したり、要望に応じたりするなどの業務を社員の代わりに行ってくれます。会社や事務所を空けなくてはならない用事も少なくない不動産業務。一定の範囲内の業務を代わりにこなしてくれるサービスは、とても便利です。

DM発送にも対応している電話代行会社

電話受付業務以外にもさまざまなサービスを提供している電話代行会社は多くあります。ユニークなサービスの一つとして挙げられるのがDM発送サービスです。発送する枚数が少ない場合は、コストパフォーマンスの観点からも、外注するのはあまり意味がないかもしれません。しかし、数千枚あるいは1万枚を超えるようなケースでは、コア業務と並行してこなすには時間がかかり過ぎてしまうので、電話代行会社に外注するほうが効率的な場合が多いといえます。

ただ、DMを作成したり発送したりする業務なので、個人情報を扱います。そのため、個人情報の取り扱いに慎重な会社を選択しなくてはなりません。適切な選択のためのヒントなども紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

電話代行における「インバウンド」と「アウトバウンド」

顧客からの電話への対応が主なインバウンド業務、そして、企業から顧客への電話によるはたらきかけが主なアウトバウンド業務です。

どちらも、ビジネスを成功させるための鍵といえる業務なので、電話対応の経験やノウハウを多くもつスタッフが担当したいところです。インバウンドのイメージが強い電話代行会社ですが、アウトバウンドにおいてもハイクオリティーのサービスを提供している会社が多くあります。

電話代行のセキュリティ

電話受付を代行してもらうことは、顧客の重要情報をオペレーターとシェアすることを意味しています。そのため、決して漏洩させてはならない企業情報や個人情報を守るには、万全のセキュリティ体制をしいている電話代行会社を選ぶことが大切です。セキュリティの充実度をどのように確認したらよいのか、その方法などを紹介しています。

電話対応の外注がおすすな理由とは?

「電話受付業務を任せられる事務員を雇いたいが、経済的にそのゆとりがない」「人手不足状態なのは確かだけれど、まだ会社を立ち上げたばかりで人を採用するのはリスクが高すぎる」「高い電話対応スキルがある即戦力をさがしている」などといった悩みや要望にすべて応えられるのが、電話代行会社が提供しているサービスの特徴です。

テレワークにも便利な電話代行を知ろう

オフィスに出勤せずに、自宅にいながらパソコンなどを利用して業務をこなす方法「テレワーク」。2020年にコロナが流行してから、オフィスに出勤して勤務していた人も、会社の方針などにより、テレワークという働き方を取り入れるよう風潮が強まりました。

時間の節約など、メリットも多いですが、情報漏洩のリスクや顧客対応の難しさなどから、テレワークへの移行をためらっている企業も少なくありません。しかし、電話受付業務を外部委託により解決できる問題も多いのも事実です。電話代行サービスの導入により、その一部を解消できる可能性があるため、一度サービスの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

営業電話を上手にブロックにも電話代行?

忙しい業務中にかかってくる、無用な営業電話。なかなか電話を切ってくれなかったり、強引にアポ取りを求めたりと、そんな迷惑な営業電話を効率的にブロックする方法について解説します。着信拒否や対策ツールの導入をはじめ、便利な電話代行サービスについても紹介しています。

予算や手間をかけて対策できない場合でも、すぐに使える対応フレーズを記載しているので、ぜひ参考にしてみてくださいね。

法律事務所に電話代行を導入するメリットとは?

法律事務所では、電話の対応をする際に、高いスキルと知識が求められます。法律用語をある程度まで理解していなれば、問い合わせ電話の内容を正確に把握することが難しいためです。また、法律事務所に電話をかける人の多くは、何らかの問題を相談するためにかけています。不安な気持ちを抱えている方に対して、安心感を与えられる対応が求められる場合もあるでしょう。

法律事務所がもつこのようなニーズにこたえられるサービスを提供している電話代行会社を選ぶことが大切です。

保険代理店の受付業務には電話代行がおすすめ

少子高齢化や若者の車離れなどの社会現象を背景に、生命保険や損保などを扱う保険は、加入者数を増やすのが難しい時代です。したがって、保険代理店の運営も難しくなっていくでしょう。数ある保険代理店の中で生き残っていくためには、やはり他、店との差別化をはかる必要があります。

そこでおすすめしたいのが、電話代行サービスの導入です。プロのオペレーターが質の高い対応をすることで、店の印象が良くなり継続して依頼をしたいと思える利用者が増えることに期待できるでしょう。

葬儀場の運営をサポートする電話代行

葬儀場の仕事はその性質上、お客さんの利用スケジュールを事前に知ることができない特徴があります。そのため、電話代行サービスを導入する場合は、その電話代行会社が、24時間365日対応するプランを用意しているかが重要です。そのうえで、臨機応変な電話対応をしてもらえれば、葬儀場に勤める社員の負担が軽減されます。

下記のページでは、葬儀場に適した電話代行会社を選ぶ際に、ぜひ押さえたいサービス内容に関する条件を2つ紹介しています。

ホテル業に電話代行を導入するメリットとは?

スマートフォンやパソコンなどが苦手な高齢者の方は多くいらっしゃいます。そのため、ホテルでの予約対応や問い合わせ対応には電話代行サービスが有効的です。また、インターネット経由の予約では、どうしても画一的な宿泊のみになってしまいます。電話代行サービスであれば、24時間対応も可能で、たまたま電話に出られないことで、利用者が別のホテルに予約を取るといったチャンスを逃しにくくなります。また、人を新しく雇うよりも、リーズナブルに業務の効率アップを図れる可能性があります。

写真館に電話代行を導入するメリットとは?

写真館に多いのは個人経営でやられている方ではないでしょうか。七五三から入学式、卒業式、成人式、そして、結婚と子供の頃から大人になっても思い出を演出する素敵なお仕事です。しかし、繁忙期になれば予約電話の応対などもままなりません。そこで検討したいのが電話代行サービスです。予約受付の電話が入ったとしてもスムーズに対応してくれるため、顧客満足もアップ。予約の電話を取りこぼすことがなくなり、売上も増加する可能性があります。

自動車整備会社が電話代行を導入するメリットとは?

自動車整備業は昨今の自動車離れもあり、苦しい経営のなか専属の事務員さんを置くのも難しくなっている状況です。しかし、工場で作業中に、問い合わせの電話に出られず思うように仕事量を増やせないと考えている企業さんもあるのではないでしょうか。電話代行サービス業者に依頼をしておけば、顧客はストレスなく依頼ができるだけでなく、整備作業に集中できることになり、業務の効率化、ひいては売上アップも期待できるのです。

獣医業が電話代行を導入するメリットとは?

小規模の動物病院の場合には、動物看護師の方が電話対応にあたることが多いのではないでしょうか。しかし、病院の受付業務や診察の補助に忙しく、問い合わせや予約の電話に対応できない状態になっていることもあるでしょう。

そのようなことを避けるためにも、獣医業でも電話代行サービスは有効となるでしょう。問い合わせをしてくれる飼い主さんとのコミュニケーションのためにも、電話代行サービスを活用してみましょう。

ネイルサロン店が電話代行を導入するメリットとは?

ネイルサロンを経営している方の中には、1人で受付から施術まで対応している方もいるかと思います。そのため施術中に問い合わせ電話に出られないこともあるのではないでしょうか。

電話に出た場合も、施術中のお客様を待たせることなりますし、「早く施術に戻らないと」という焦りから、問い合わせをしてくれたお客様に失礼な対応をとってしまう可能性もあります。電話代行サービスを利用すれば、施術中だけでなく、外出でサロンに不在にしている時でも、オペレーターが丁寧に応対してくれるので、安心して自分の行うべき作業に専念できます。

エステサロンが電話代行を導入するメリットとは?

理想的なリラックス空間を提供しているエステサロン。ですが、そこに電話の音が頻繁に鳴り響いたり、エステティシャンが施術の途中で電話に出たりしてしまったら、演出していたリラックス空間が台無しになってしまいます。そのようなことを防止するためには、電話代行サービスの活用も検討がおすすめです。専任者を置くよりもリーズナブルにサロンのイメージを守ることができるでしょう。

害虫駆除業者が電話代行を利用するメリットとは?

害虫駆除業の場合、電話での問い合わせは営業的に非常に重要なきっかけです。もし、現場に出かけてしまい事務所が不在になれば、問い合わせをしてきたお客様はほかの業者に連絡を取るでしょう。そこで、検討していただきたいのが、電話代行サービスです。このサービスを利用することにより、専任の事務員を雇うよりも非常にリーズナブルに電話対応ができます。しかも、対応するのは研修を受けたオペレーターですから、丁寧で感じの良い電話応対を心得ています。

ヨガ教室が電話代行を導入するメリットとは?

ヨガ・ピラティススタジオで「電話対応が大切だけど、専任の人員を雇うにはコストが…」と悩んでいる方には、電話代行サービスをおすすめです。プロの電話オペレーターが対応してくれるので、スタジオの印象もアップして、問い合わせから入会に結びつくケースもあるでしょう。人件費を抑えながら、効率の良い電話対応を実施できる、これが電話代行サービスの大きなメリットです。実際の導入事例も紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

英会話に電話代行を導入するメリットとは?

英会話教室を経営されている方の中に、「忙しくて電話に出られなかった」、「慌てていてメモをし忘れてしまった」、など電話対応のトラブルを起こしてしまった経験をした方はいませんでしょうか?ビジネスでは大きな減点になるため、積み重なれば収益にも影響ができてしまいます。

その解決の糸口の一つとして、電話応対のプロである電話代行サービスのオペレーターに任せる手があります。そうすることで、生徒さんの受付や事務作業を充実させ、効率的な教室運営できるようになるでしょう。

個人タクシーが電話代行を導入するメリットとは?

個人タクシーでは、安定した顧客を獲得することは非常に大切なことだと思います。しかし、当然のことながら、個人タクシーのドライバーさんはほとんどの時間を運転に充てているかと思います。お客様を乗せいていないときには車を止めて折返しすることもできますが、実車中にそれはできません。そこで検討したいのが、電話代行サービスの導入です。運転対応に専念できるため、入電後のスケジュール管理をしっかりとすることでタクシー会社の配車と同様に機能させられるでしょう。

整骨院に電話代行を導入するメリットとは?

整骨院において、経営的に人件費に費用を割くことが難しいと悩んでいる経営者の方は少なくないでしょう。そのため、施術中にかかってきた電話の対応や、来院した方の受付まで対応することの難しさ・もどかしさに直面している方も多いはずです。

そこで、導入を検討してみてほしいのが、電話代行サービスです。施術の問い合わせや予約、変更など多くの電話対応を代行してくれることで、施術に集中することができます。また、新規の顧客を電話の取りこぼしにより、逃すリスクの低減にもつながるため、顧客満足度だけでなく、売り上げアップにも繋がるでしょう。

学習塾に電話代行を導入するメリットとは?

学習塾の多くが、生徒である小中学生の学校が終わる時間から動き始めるのが一般的だと思います。しかし、親御さんの中には、そのことを知らずに問い合わせる方も少なくありません。そうなると、「あまり電話に出てくれない」と気付かぬうちに不信感を与えることもあります。そのような誤解を生じさせないためにも学習塾には電話代行サービスの導入がおすすめです。人件費と比較してリーズナブルに電話対応を効率的に行えるので、経営面で大きなプラスになる可能性があります。

レンタル衣装業で電話代行を利用するメリットとは?

レンタル衣装業は、特定の時期、七五三・卒業式・成人式などの繁忙期にはとても忙しくなります。この時期には電話対応も疎かになりがちです。そこで、おすすめしたいのが電話代行サービスの活用。レンタル衣装業の場合は、電話対応は外せないものです。電話代行サービスを利用すれば、簡単な問い合わせには事前に打ち合わせをしたオペレーターが返答してくれますし、打ち合わせなどはお店が落ち着いた時間帯に折り返すことを伝えてくれます。

水道修理業者に電話代行を導入するメリットとは?

水道修理業者は、水漏れや排水口周辺の悪臭、つまりといったトラブルのあるお宅へ訪問し、現場で調査と見積りから修理交換作業を行わなければいけません。そのため、作業中に携帯や事務所の電話に問い合わせがあったとしても、出られないこともあります。さらに水道修理の電話対応には、水回りの設備について知らなければ応対できません。

電話代行サービスは、水道修理業者の受付業務や見積り依頼などにも対応しているのでおすすめです。

化粧品卸売小売に電話代行サービスを導入するメリットとは?

化粧品は、さまざまな年代の方に需要のある商品で、最近では男性用スキンケア商品も発売しています。そして流行の商品やテーマ、販売方法(ネットショップ)や宣伝方法(SNS)を速やかに調査し、時代についていく柔軟性や機動力などが必要です。しかし、商品の仕入れや市場調査、梱包やネットショップの管理などから、電話問い合わせや受発注業務まで手が回らないケースもあるのではないでしょうか。

電話対応の品質向上に努めたいものの手が回らない時は、化粧品販売や通販事業に精通している電話代行サービスへ依頼するのもおすすめです。

警備会社に電話代行を導入するメリットとは?

警備会社は、クライアントから電話やメールで依頼を受け、イベント会場や指定した場所を警備するのが主な業務です。そして、警備スタッフが電話対応も兼任している場合、警備状況によって対応できないケースも多く、機会損失となってしまいます。

警備サービスは、電話で警備場所や人数などヒアリングする必要があるため、警備業務やヒアリング方法を理解していなければいけません。

警備事業に対応している電話代行サービスは、電話による受け付けからヒアリング、FAXやメールによる書類の送受信などを行ってくれます。警備スタッフは、警備業務に集中できるのでサービス品質の向上にもつながるでしょう。

遺品整理業に電話代行を導入するメリットとは?

遺品整理業は、夜間や土日祝日などに電話相談を受ける可能性があります。さらに、どの時間帯に電話が集中するのか予測できない側面もあるため、いつでも対応できるよう現場スタッフも電話対応しなければいけないこともあるでしょう。

一方で現場スタッフは依頼者の指定した住宅へ訪問し、状況に応じて1日~数日程度現地で作業しなければいけません。さらに事業体系によっては特殊清掃も含めて対応しなければいけないので、移動中や作業中に電話対応できません。

電話代行サービスは、24時間訪問調査や見積り依頼といった電話問い合わせに対応しているので、現場作業に集中できるでしょう。

コンサルタント業が電話代行を利用するメリットとは?

コンサルタント業では、打ち合わせや出張などで事務所を留守にすることが多いでしょう。電話代行サービスを導入することで、事務所を不在にしていても電話につながる体制をつくることができます。いつでも電話がつながることで、クライアントからの印象が良くなることが期待できるのです。また電話対応の業務を外注化することで、電話で作業を中断されることが少なくなり、本来のコンサルティング業に集中できるというメリットもあります。

花屋・生花店が電話代行を利用するメリットとは?

花屋・生花店では、注文や問い合わせなどの電話に対して、迅速で正確な対応が求められることが多いでしょう。ネットショップを始めた場合には、電話の件数が増えることが想定されます。電話代行サービスを導入しておけば、急激に電話が増えても、それに対応可能。「24時間受付」など、電話を受け付ける時間帯も拡大しやすくなります。電話のプロが迅速に対応し、いつでも電話がつながる体制をつくることで、利用者からの評判を高める効果も期待できるのです。

アパレルショップ店で導入するメリットは?

接客することが多いアパレル業では、電話に出られない状況が発生しやすいといえます。電話代行サービスを導入しておけば、電話に出られない状況でも、オペレーターが代わりに対応してくれるので安心して接客に集中できます。電話に出られないことで、お店の評判が悪くなる状況を避けることができるのです。クレームの電話対応もしてくれるので、他の業務に集中できる環境をつくることができます。電話対応のためだけに出社するという状況がなくなるので、リモートワークの促進にもなるでしょう。実際の導入事例も紹介しているので、参考にしてください。

設計事務所が電話代行を利用するメリットとは?

設計事務所においても、現場へ出かけたりなどの用事で外出することが多いでしょう。電話代行サービスを利用することで、安心して外出できるので、業務をスムーズに進めるために役立ちます。事務所にいるときも、不要な電話対応で作業を中断が少なくなるので、仕事に集中しやすくなるのもメリットです。クレームの電話についても、プロが電話対応することで、相手に対する印象を良くするのに役立つでしょう。

クリーニング業者が電話代行を利用するメリットとは?

高齢化やコロナ禍などの影響で、クリーニング業においても宅配サービスの需要が高まっています。宅配クリーニングには、多くの電話に対応できる体制が不可欠。電話代行サービスはその点で役に立ちます。電話対応の負担が軽減するので、人材不足の問題にも一役買ってくれるでしょう。電話代行サービスは、繁忙期だけに導入するなど、短期間だけでの利用も可能です。電話の受付時間を拡大するためにも役立ち、クリーニング業のさまざまな悩みを解決してくれます。導入することでどのようなメリットがあるのか、具体的な導入事例と共に確認しましょう。

中古車販売店が電話代行サービスを利用するメリットとは?

中古車販売業においても、インターネット経由で販売する場合には、電話対応の機会が多くなります。電話代行サービスを導入することで、インターネットからの問い合わせや、見積もり依頼にも、的確に対応しやすくなるはずです。また、中古車販売業では、営業の電話がかかってくる機会も多いでしょう。電話代行サービスであれば、不要な営業電話を取り次ぎしないように依頼することも可能です。不要な電話によって仕事を中断することが少なくなり、他の重要な業務を効率的に進められるでしょう。

そもそも電話代行と転送サービスの違いとは?

「電話転送サービス」とは、不在のときなどに、かかってきた電話を自動的に他の番号に転送するサービスです。低コストで導入でき、事務所を不在にしていても電話がつながる状態にできます。ただし、人間のオペレーターによるサービスではないので、最終的に電話対応するのは自分です。電話対応をする手間を解消したい場合には、人間が電話に出て対応してくれる電話代行サービスの方が適しているでしょう。それぞれの違いについて、詳しく解説しています。

老人福祉介護が電話代行を利用するメリットとは?

老人福祉介護事業では、介護計画の作成や従業員管理、業務管理など、事務作業だけでも多数あるため、手が回らずに電話を取りこぼす可能性もあるのではないでしょうか。また、電話対応による作業の中断により仕事に集中できなくなってしまうこともあります。電話代行サービスを利用することによって、スタッフが仕事に集中できるようになり、さらに業務内容を改善に繋げられるメリットがあるのです。

印刷会社が電話代行を利用するメリットとは?

印刷会社では新規の顧客に対して、パソコン上の画面と印刷物での色味の違いが発生することなど、いくつかの注意点を説明する必要があります。説明を省いてしまうと、後々クレームに発展する可能性があるためです。しかし、毎度同じ説明をするのは時間がかかってしまいますし、他の業務への影響もゼロではありません。そんなときに電話代行サービスの利用がおすすめなのです。丁寧な説明を何度も繰り返し行うことに慣れており、クオリティの高い電話応対業務を行ってくれるでしょう。

引っ越し業者が電話代行を利用するメリットとは?

引っ越し業者の中には、夜間・休日の着信の取りこぼしに課題を置いている業者もあるのではないでしょうか。着信を取りこぼしてしまっては、次の仕事がなくなると同じ意味にもなり、避けたいところです。そんな業者におすすめしたいのが電話代行サービスです。着信の取りこぼしを防ぐだけでなく、プロが電話対応をするため、対応力の質が高くもう一度ここに依頼しても良いかもと信頼感の向上にも寄与してくれるでしょう。スタッフの負担を軽減するだけでなく、ビジネスチャンスを逃さないためにも必要なのです。

求人受付が電話代行を利用するメリットとは?

求人受付で電話代行サービスを活用することによって、スムーズな面接、採用につなげられます。さらに、求職者側にとってもメリットがあり、求人応募から面接までのサイクルが早くなるために、一日でも早い内定・採用につながるのです。自社だけでなく、応募者側にも良い影響を与えるため、電話代行サービスの利用にはコスト以上のメリットがあるといえるでしょう。

資格スクールが電話代行を利用するメリットとは?

資格スクールでは、これから受講を検討している方はもちろんのこと現在受講中の方からのお問い合わせも多数きます。そのため、一日に何件も電話対応をしなくてはいけません。既存スタッフのみでこの電話対応を行うと肝心の業務に集中できなくなってしまい時間外労働が増えてしまうリスクもあります。しかし、電話代行サービスを利用することで、コストを抑えながらこのリスクの軽減にもつながるのです。スムーズに問い合わせに対応できるため、スクールの信頼性アップにもつながります。

電話代行の勘定科目はどうすればいい?

電話代行の勘定科目は一般的に外注費での処理が多いです。委託という点で外注費にするのが無難でしょう。会社によっては支払手数料で処理する場合もあります。ただ、通信費を選んだり、会社のルールに従わないと混乱の元になるため注意が必要です。勘定科目は具体的な取引内容ですから、大雑把に処理しているとわからなくなります。また、一度外注費で処理したら以降は変えてはいけません。

電話代行が顧客ロイヤリティの向上に役立ってくれる?

顧客ロイヤリティの向上を検討するなら、電話代行サービスは有効です。顧客ロイヤリティとは商品やサービスやブランドなどに対する信頼や愛着のことです。顧客ロイヤリティを向上すれば、その顧客は長期間に渡って商品やサービスを購入してくれます。電話代行サービスはプロの電話対応で顧客とコミュニケーションを行い、顧客ロイヤリティの向上に一役買ってくれるでしょう。

電話代行の転送・逆転送サービスとは?

電話代行サービスの1つである転送や逆転送は、電話代行会社から特定の電話番号を借り受け、顧客からその番号へかかってきた電話をあらかじめ指定しておいた自分の携帯電話や、事業所の固定電話などに自動で転送してもらうサービスです。

歯医者が電話代行を導入するメリットとは?

限られた人数で受付業務や電話予約、患者の治療などに対応しなければならない歯医者にとって、電話代行サービスを導入して事務作業の負担を軽減できることは、作業効率を高めるだけでなく予約客の確保などにもつながります。

広告業が電話代行を導入するメリットとは?

広告業では落ち着いて創作活動や営業活動へ取り組まなければならないこともあるでしょう。一方、電話代行のオペレーターは電話対応や事務応対のプロであり、上手く活用することで業務効率を向上させることが可能です。

通話録音サービスについて

電話代行サービス会社にとっては、オペレーターと顧客との通話内容を録音しておき、改めてクライアントがその音声を聞けるようにしている場合もあります。通話録音サービスは電話代行サービスの実態を把握しやすくするだけでなく、電話をかけてきた人の本心にも寄り添いやすくなるなど、複数のメリットを期待できます。

電気工事業者にとっての電話代行サービスのメリットとは?

様々な現場で作業する電気工事業者にとって、事務所の不在時に電話応対を行ってくれる人がいることは、作業の安全性やビジネスチャンスの拡大、顧客との信頼関係の強化など様々なメリットにつながります。

下記のページでは、電気工事業者が電話代行サービスを利用するメリットについて詳しく解説しています。

SOHO事業者における電話代行サービスのメリットとは?

自宅を事務所にしている個人事業主のようなSOHO事業者にとっても、電話代行サービスを活用するメリットは多くあります。こちらのページでは、SOHO事業者における電話代行サービスの利用メリットを解説しています。

電話代行サービスの即日契約について

すぐに電話代行サービスを利用したいと考えている人にとって、即日契約・即日利用開始ができる電話代行サービス会社は魅力的です。しかし即日契約にはリスクもあるため、メリット・デメリットを理解しておくことが大切です。

電話代行サービスの短期利用について

電話代行サービス会社によっては、1ヶ月単位や1日単位でサービスを提供していることもあります。電話代行サービスの短期利用のメリットとデメリットを把握して、自社のニーズに合った会社を比較検討していきましょう。

トランクルーム業者が電話代行を導入するメリットとは?

24時間いつでも利用できるトランクルームやレンタルスペースを取り扱っているトランクルーム業者の場合、顧客からの問い合わせに対して迅速に応えられるかどうかで、顧客からのイメージが左右されたり新規契約成立の可能性が変わったりすることもあります。

また、新しいスペースを確保するために営業活動も行わなければならないトランクルーム業者にとって、事務所を留守にしていても適切に電話応対をしてもらえる環境は心強いでしょう。

映像制作会社(動画制作業者)が電話代行を導入するメリットとは?

クライアントと制作する動画について打合せを行っていたり、事務所の外に出て映像の撮影をしなければならなかったりと、映像制作会社や動画制作業者にとって事務所で電話に出られないタイミングは少なくありません。また、撮影地によっては携帯電話の電波がつながりにくいこともあります。

電話代行サービスを導入することで、打合せ中や撮影中であってもきちんと顧客対応ができれば、ビジネスチャンスを逃さない可能性を高められます。

イベント会社が電話代行を導入するメリットとは?

平日はもちろん、土日や祝日もイベントの仕事で働かなければならないイベント会社の場合、どうしても会社の休日は平日になりがちです。また、小規模なイベント会社であれは従業員が総出で現場に出ることも珍しくありません。

一方、イベント会社へ問い合わせを行う企業や団体、個人は平日に電話をかけてくることが多く、電話代行サービスを導入してこのギャップを埋めることで、依頼の成約率を高めつつ顧客満足度の向上も目指せます。

リフォーム業者が電話代行を導入するメリットとは?

クライアントとの打合せ中はもちろん、住宅やビルなど現場で工事を行うことの多いリフォーム業者では、作業中に電話へ出られないことも多々あります。そのため、電話代行サービスを活用して現場作業へ集中できる環境を整えることは、電話をかけてきた顧客の満足度を高められるだけでなく、作業の品質や職人の安全管理にも役立つでしょう。

リフォーム業者の電話代行サービス導入メリットをまとめましたので、ぜひ参考にしてください。

高齢者からの電話と電話代行サービス

高齢者は一般論として、加齢によって若い頃よりも肉体的に衰えが生じており、認知機能も低下している可能性があります。また感情面でのリスクもあるでしょう。そのため、高齢者からの電話へ対応するには、担当者にも十分な理解と経験が求められます。

電話代行サービスのオペレーターは、不特定多数の電話相手の様子を見極めながら、丁寧に情報を伝えるスキルやノウハウを学んでおり、高齢者からの電話にも適切に対応することが可能です。

チャットボットと電話代行サービスの顧客対応の違い

あらかじめ用意しておいたシナリオや、人工知能(AI)の学習能力によって、オンラインで自動的に顧客からの問合せや質問へ回答する「チャットボット」は、24時間365日体制のリアルタイム質疑応答サービスとして人気です。一方、チャットボットにもデメリットがあり、チャットボットと電話代行サービスのどちらが自社のニーズや客層に適しているかは、それぞれの特徴や強みなどを比較検討した上で、慎重に判断しなければなりません。

ペットサロンに電話代行サービスを導入するメリットとは?

お客様の大切なペットのケアをしている最中に電話がかかってきても、すぐに電話に出ることが難しいペットサロンにとって、電話代行サービスを導入して電話応対業務をプロへ任せることは有効な経営戦略です。

また、いつでも電話での問合せに応えてくれるという安心感が、顧客満足度の向上にもつながります。ペットサロンとして求めるべき電話代行サービスのポイントを理解して、メリットを追求できるサービスの検討を行いましょう。

軽貨物運送業に電話代行サービスを導入するメリットとは?

宅配便の配送や引越荷物の運搬など、軽貨物運送業を営んでいる個人事業主や小規模事業者にとって、作業中に電話応対を代行してくれるサービスの導入メリットは少なくありません。

例えば顧客の自宅で荷物の搬出作業を行っている最中など、電話に出られない状況も多い軽貨物運送業において、プロのオペレーターが顧客の問合せに応えたり、スケジュール調整を担当してくれたりすれば、よりスムーズかつ安全に仕事を進めていける環境が整います。

ホームページ制作会社に電話代行サービスを導入するメリットとは?

オフィスでホームページの制作を行うだけでなく、クライアントの会社を訪問して打合せを行ったり、スタジオや屋外で素材を撮影したりすることも多いホームページ制作会社の場合、事務所を不在にして電話に出られないことも珍しくありません。電話代行サービスを導入していつでも顧客からの電話に応対できる体制を構築しておくことで、ビジネスチャンスを逃さないだけでなく、目の前の仕事へ集中できる業務環境を整えることができます。

土木業に電話代行サービスを導入するメリットとは?

現場で工事作業を行っている時はもちろん、クライアントと工事について打合せを行うことや、事前の調査で現地を訪れることも多い土木業者にとって、担当者が事務所で電話に出られないタイミングは日常的に存在します。

また、急なトラブルの発生時など営業時間外に電話がかかってくる可能性もあり、電話代行サービスを導入して仕事の電話に対応できる準備を整えておくことは、通常業務のみならず非常時に対する備えとしても有効です。

保守管理サービス業者に電話代行サービスを導入するメリットとは?

24時間365日体制で施設やマンション、住宅などの保守管理を行っている保守管理サービス業者の場合、いつどんなタイミングで仕事の電話がかかってくるか分かりません。

そのため、常に緊急事態に備えられる環境を整えることが重要ですが、自社の従業員を24時間365日体制で電話番として設置することは非効率的です。電話代行サービスの導入は、保守管理サービス業者にとって業務面でもコスト面でも様々なメリットを与えてくれるものでしょう。

TELハラの対策に繋がる電話代行

TELハラはハラスメントの一種であり、例えば電話応対を苦手としている社員に電話応対業務を押しつけたり、特定の人や部署だけが電話応対をすべきと決めつけたりするような行為を指します。TELハラは従業員の負担を増大して労務環境を悪化させる要因ですが、電話応対スキルを備えた人材育成は一朝一夕には叶いません。

そこで、電話代行サービスなどを導入して、プロへ電話応対業務をアウトソーシングすることTELハラ対策に有効です。

電話代行サービスの一次対応(一次受付)

電話代行サービス会社の比較検討を行う際、しばしば目に入るのが「一次対応(一次受付)」という単語です。電話代行サービスにおける一次対応(一次受付)とは一般的に、かかってきた電話に出て、相手の名前を確認したり要件を聴取したりという最初の業務の総称とされます。電話代行サービス会社によって、どこまでの電話応対業務を一次対応(一次受付)と定めているかが変わるため、事前にしっかりと各社の対応を確認することが大切です。

時間外ガイダンスの導入メリットとは?

電話代行サービスにおける時間外ガイダンスとは、営業時間外に電話をかけてきた顧客へ、事前に録音していた音声アナウンスでメッセージを伝えたり、自動応答システムによって問合せに対応したりするサービスを指します。時間外ガイダンスを効果的に導入することで、従業員の残業を減らして人件費の削減を叶えたり、24時間365日体制の問合せ受付を実現したりと様々なメリットが生まれるため、まずはポイントを把握しておきましょう。

オーダー服会社に電話代行サービスを導入するメリットとは?

店を訪れた顧客の採寸を行ったり、打合せでスーツやドレスの細部をしっかりとヒアリングしたりするオーダー服会社では、電話代行サービスを導入してオペレーターへ電話応対を任せることで、目の前の顧客へ集中して仕事を進めることができます。また、縫製などの仕事中に電話が鳴って集中力を乱されることもありません。

加えて、出張中にも受注対応を行ってもらえれば、ビジネスチャンスの減少を防止できるといったことがメリットです。

灯油宅配サービスに電話代行サービスを導入するメリットとは?

業務時間の大半において、車で灯油を運搬したり顧客の家で注油作業を行ったりしなければならない灯油宅配サービス業者にとって、電話応対をプロのスタッフへ任せられる環境は魅力です。また、オペレーターが受けた電話の内容は文書として改めてメールやチャットで報告してもらえるため、配送先の住所や顧客名を正確に記録できることも見逃せません。

短期間の利用が可能なサービス会社であれば、冬期や繁忙期だけ任せることも可能です。

セキュリティ業者に電話代行サービスを導入するメリットとは?

セキュリティ業者が警備や安全を守るべき対象は、個人の住宅やマンション、オフィスビルなど様々であり、いつどこでどのようなトラブルが発生するかは分かりません。そのため、電話代行サービスを導入して年中無休のコールセンター体制を構築できれば、顧客からの信頼感を高めて安心感も提供できます。

コミュニケーションに優れたオペレーターであれば、不安を抱えて電話してきた人のメンタルを落ち着かせてくれることも魅力です。

輸入商品販売に電話代行サービスを導入するメリットとは?

輸入商品販売会社といっても多種多様であり、実店舗を経営している事業者がいれば、個人が自宅でネット販売を続けていることもあります。特に小規模な輸入商品販売会社の場合、電話代行サービスを利用して適切な電話応対フローを構築しておくことで、顧客からの信頼を獲得しやすくなります。

出張中だけのサービス利用や、外国語に対応できるオペレーターの利用など、電話代行サービス会社ごとに得られるメリットも少なくありません。

電話応対の教育のポイント・教育コストを抑える方法

電話対応の仕方を従業員に学ばせようと思っても、どのような点に注意して経験を積ませるべきか、監督する側が適切に理解しておかなければなりません。ここではビジネスパーソンの電話応対として最低限把握しておかなければならないポイントや、電話応対のスキルや品質を向上させるコツなどを解説しています。

また、人材教育のコストを抑えつつ、電話応対の品質を高める方法も解説していますので、あわせてご確認ください。

留守番中の電話代行とは

電話代行サービスは依頼者の代わりにオペレーターで電話対応を行うサービスのことです。電話対応専門のオペレーターなので、接客態度やマナーなどもしっかりしているでしょう。電話代行を利用することで、不在した時にかかってきた電話の問い合わせにもスムーズに対応でき、大事なチャンスを逃しません。留守番電話だと吹き込むことに抵抗がある方でも、オペレーターならどのような問い合わせの電話なのか伝えてくれるでしょう。

電話代行の支払方法とは

電話代行を依頼する際、支払方法を選択しなければなりません。電話代行会社によって支払方法は異なりますが、一般的には振り込み・引き落とし・クレジットカードの支払が多いでしょう。短期間だけ利用するケースなどは振り込みでも問題ありませんが、振り込む手間を省きたいと考えているのであれば、引き落としの方が楽です。ただ請求金額と引き落とし金額のチェックだけは必要となります。またクレジットカード払いであれば、万が一のときに支払いを遅らせることができるなどのメリットがあるでしょう。

もう迷わない!電話代行サービス会社BEST5

サービスが充実している電話代行業者

電話代行サービスの導入を検討している人がインターネットで検索している89社※の中から、プランに含まれているサービス内容が多い順に5社をピックアップ。
プラン内容や返金保証制度、口コミ評判などを調査しました。
※Googleの検索エンジンを用い、「電話代行サービス」で検索した結果を基に89社を選出(2021年8月25日時点)。

           
おすすめ業者5選 返金保証制度 プランに
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CUBE電話代行サービス公式HP あり
(1ヵ月以内で全額返金)
16 社名+個人名対応/基本対応/用件の聴取外出対応/戻り時間の伝達/応答後転送/即時電話連絡/即時メール連絡/在籍者登録/時間外アナウンス/クレーム一次対応/簡易受付/ホットライン/ボイスメール/連絡先複数登録/複数同時メール送信/用件別連絡先振り分け携帯電話への再連絡
渋谷オフィス公式HP あり
(30日以内で全額保証)
10 社名+個人名対応/基本対応/用件の聴取/外出対応/即時電話連絡/会社情報案内/スケジュール登録/営業電話の判別対応/携帯連絡サービス/携帯電話への再連絡
ビジネス
アシスト公式HP
あり
(1ヵ月以内で全額返金)
10 社名+個人名対応/基本対応/用件の聴取/外出対応/即時電話連絡/在籍者登録/スケジュール登録/時間外アナウンス/勧誘セールス電話分別/ホットライン
ベルシステム24公式HP あり
(14日以内で全額返金)
4 社名+個人名対応/基本対応/即時メール連絡/スケジュール登録
MKサービス公式HPなし 4 社名+個人名対応/基本対応/用件の聴取/即時メール連絡

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