電話代行や電話秘書、そのメリットから選び方まで
電話代行や電話秘書、そのメリットから選び方まで
電話代行サービス「BusinessCall」では、連携により入電通知が可能になりました。起業・個人事業主への電話に、一次対応した後、担当者が折り返し案内するサービスを提供しているBusinessCallでは、管理画面が用意されており、詳細を確認できます。対応の有無や優先順位の確認が可能なシステムの導入事例を紹介します。
1980年創業、営業2名、営業支援6名の不動産会社「株式会社山口不動産」では在宅ワークを導入したものの、出勤人数が減少したことで電話の取りこぼしが増えていました。
電話転送サービスを利用したものの、1人に負担が偏ってしまったようで、電話の取りこぼしだけではなく伝達ミスや、問い合わせに対しての対応状況が分からなくなる点も大きな痛手に。
さらにはどのスタッフに対しての電話なのか分からない点や、営業電話などのさほど重要ではない電話によって業務が遮られると、業務効率が悪化するなど電話対応の課題が浮き彫りになっていました。
課題解決のためにBusinessCallを導入すると、どこからでも管理画面にアクセスすることができ簡単に確認ができるようになりました。出社していない社員も着信状況を確認できるようになったほか、対応履歴が残ることからかかってきた電話の対応状況も一目瞭然となったことで、取りこぼしがなくなったのも大きなメリットでした。
また、株式会社山口不動産は事務所を2つ構えていますが、1つの契約分で2事務所分の電話対応をしてもらっていますので、コストパフォーマンスも良好で、電話対応負担が大幅に減少しています。
参照元：BusinessCall公式HP（https://businesscall.jp/case/08）
弁護士事務所では守秘義務の観点からも顧客対応中に電話にでることはできません。弁護士と公認会計士の両資格を保有している7名体制の弁護士法人トライデントでは、少数精鋭の事務所であるが故に、電話の取りこぼしによる機会損失・業務遮断に悩んでいました。
また、事務作業中や大事な書類の確認中に電話がかかってくると、作業を止めての電話対応を強いられることから電話終了後に作業を一からやり直すこともありました。
業務の特性上電話が長くなることも多く電話対応に苦慮していました。
課題解決のためにBusinessCallを導入すると、いつでも電話を確認できることから、事務所側の好きなタイミングで折り返しの電話ができるようになりました。
余裕のある時に折り返すことで、落ち着いて話ができるようになった点や、電話が鳴っても「後でいつでも確認できる」との安心感から自分のペースで仕事ができるようになったのは大きなメリットでした。
また、顧客対応中に電話が鳴りっぱなしになることもなくなり、本業に集中するため、なくてはならない存在になったと実感しています。
参照元：BusinessCall公式HP（https://businesscall.jp/case/01）
BusinessCallは、かかってきた電話を「後から確認」ができるシステムです。通知が来ることで確認漏れを防ぎ自らの都合の良い時に対応できます。
電話はどうしてもかける側の都合の良い時にかかってくるものですが、BusinessCallの通知機能を活用することで、受けた側でありながら自らの都合の良い時に対応できる環境が構築できます。
電話が業務負担になっているものの、電話対応が業務の肝の業種にとって、電話対応と通常業務の両立が可能な環境が整います。
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電話代行サービス3選
google検索「電話代行サービス」上位30社の中から「月額定額プランがあってクレーム対応可」の条件を満たして、創業年数が古い順で電話代行サービスを選出し、該当する3社の最安プランをサービス内容・料金で比較しました。※調査実施日：2023年6月12日
士業向け
本来の業務に専念！
サービス内容が手厚い
引用元：CUBE電話代行センター公式HP（https://www.cube108.jp/）
全国356の弁護士法律事務所が利用
受電実績 128,952件以上
（2021年５月公式HP確認時点）
スタートアップ企業向け
個人事業主やスタートアップ
企業向けの成長を支援
引用元：BusinessCallHP
（https://businesscall.jp/）
特定の時間帯だけの利用が可能
手薄な時間帯をフォローしてもらいたい個人事業主やスタートアップ企業向け
病院・クリニック向け
受診予約に特化！
効率的な予約管理で新患増加
引用元：株式会社ワールドオフィス
（http://www.worldoffice.co.jp/）
実績30年以上の診療予約電話対応
英語にも対応した電話代行サービス
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CUBE電話代行サービス
特徴
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（2021年５月公式HP確認時点）
スタートアップ企業向け
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企業向けの成長を支援
BusinessCall
特徴
特定の時間帯だけの利用が可能
手薄な時間帯をフォローしてもらいたい個人事業主やスタートアップ企業向け
病院・クリニック向け
受診予約に特化！
効率的な予約管理で新患増加
株式会社ワールドオフィス
特徴
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