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学習塾が電話代行を導入するメリットとは?

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学習塾での電話代行サービス活用法

講師がいない時間の電話対応にも対応できる

学習塾は生徒である小中学生の学校が終わる時間から動き始めるのが通常だと思います。この記事を読んでいただいている学習塾経営者の方でも、午前中から講師を塾内に置き、事務作業を任せているところは少ないでしょう。

しかし、一般の方々、生徒たちのお父さんお母さんは、午前中から仕事をしている方がほとんどで、学習塾の事情をよく知らない方も多いです。そのため、午前中に問い合わせても出るだろうと、時間があるときに電話をかけた際、不信感が生まれることもあるでしょう。また、お子さんを塾に行かせたいと電話をかけていた場合は、ビジネスチャンスを逃していることにもなります。

そのような誤解を生じさせないためにも学習塾には電話代行サービスの導入がおすすめです。学習塾の場合には24時間受付にする必要はありませんので、午前9時から午後9時くらいまでの時間設定で、問い合わせなどを受け付けるようにしてみましょう。

人員を増やさなくても業務の効率化を実現できる

個人経営の学習塾の場合には、事務担当の職員と塾長だけで電話対応や生徒の受付業務をおこなっていることも珍しくないでしょう。そのような場合には、授業中に電話に出られないなど、電話対応が疎かになることケースが発生してしまうもの。しかし、電話対応は新規生徒獲得にもつながることがある重要なことです。なるべくスムーズに対応できる体制づくりが望まれます。電話代行サービスを使えば、人件費と比較してリーズナブルに電話対応を効率的におこなうことができるので、経営面で大きなプラスになる可能性があります。

学習塾での電話代行サービス導入事例

学習塾で電話代行サービスを導入すると、どのような点が改善されるのでしょうか。実際の例をご紹介しましょう。

導入事例1

ある個人経営の学習塾は、塾長さんが1人で事務作業や受付、電話対応をしていました。生徒が来る時間になると、忙しくなって電話が鳴っても取れないことも多くあったそうです。そこで、電話代行サービスを導入して業務の効率化を図ることにしたとのこと。

電話応対はプロであるオペレーターがしっかりと実施し、詳細な内容がメールにて送られてくるので、安心して任すことが出来たといいます。さらに、塾長は余裕ができた時間を生徒たちとのコミュニケーションに役立てて、保護者からの評価も上がったとのことです。加えて、電話応対でも新規の生徒さん獲得につながる事例も増えたようです。

少人数でも効率的に経営しており、現在電話対応などで悩んでいる学習塾の経営者の方は、仕事の効率化だけでなく、新しい生徒の獲得という点でも、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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