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電話対応する前に知っておきたいコツまとめ

このサイトでは電話代行サービスを紹介していますが、「できれば自社内で丁寧な電話対応をしたい」と考えている方も多いでしょう。そこで電話対応をする上でのコツをまとめました。

電話対応をする上で押さえておきたいマナーや敬語、クレームの対応などを解説しています。電話対応は一歩間違えてしまうと、ビジネスチャンスを逃す可能性もあるので、質の良い電話対応を知るためにもぜひ参考にしてみてください。

電話対応のコツ記事まとめ

「電話対応のコツ」と言っても、シチュエーションによって対応は変わるものです。英語での対応や保留時の注意点など、ケース別にコツを紹介しているので、特に気になるページからチェックしてみてください。

英語対応時のコツ

普段通り電話に出ると相手が英語で話しかけたけれど、「英語を話せる担当者が席にいない…」なんて経験はありませんか?オフィス内でも英語を話すのが普通の企業であれば、難しくないと思いますが、時折使う程度だとパニックになることも。こんな時でも、落ち着いて対応できるように、電話対応の基本フレーズを紹介しています。

電話対応のマナー

電話に出た社員の対応によって、会社の印象を左右する電話対応。電話の取次ぎひとつとっても、「あれ?この会社頼りないかも」と思われる可能性もあります。そんな重要な仕事である電話対応をする前に、押さえるべき基本的なマナーをピックアップしてみました。会社の印象を落とさないためにも、ぜひ参考にしてみてください。

クレーム電話対応にコツはある?

自分がミスや悪いことをしたわけでもないのに謝ったり、怒られたりするクレーム対応。しかし、クレームを受けるということは、それだけ相手が期待していたとも受け取れます。上手くクレーム対応ができれば企業の印象アップや、次の仕事に繋がる可能性もゼロではありません。次に繋げるための対応を紹介します。

これだけは押さえたい敬語

社会人として「敬語」は基本中の基本です。ですが、敬語をちゃんと使えない方は以外と多くいます。電話対応は顔が見えないぶん、話す言葉がより重要です。悪気はなくても、相手に悪い印象を与える恐れもあります。特に注意したい敬語をピックアップしたので、日頃使っている言葉を思い返しながらチェックしましょう。

保留を押す前にこれだけは知っておこう

電話対応をする上で必ず使う機能が「保留」です。取り次ぐ際に何気なく使っているかと思いますが、ちょっとしたコツで相手に気持ち良く待ってもらうことができます。保留の前後に使いたいフレーズや、待たせる上で注意したい時間などをまとめました。相手に好印象を与えるためにも要チェック。

不在時の電話対応フレーズ

お客さんからの大切な電話がかかってきても、担当のスタッフが不在というケースがあります。そんな時、焦ることなく、相手に好印象を与える対応をするために、覚えておきたいフレーズをまとめました。また、かかってきた電話を頻繁に取りこぼすことで生じる、無視できないリスクについても説明しています。

電話代行でコスト削減するコツ

電話対応は日常的に重要な業務ですが、電話の利用や応対には通信費や機材の購入費、担当する人材の育成費用といった様々なコストが発生します。一方、電話対応のコスト削減を急ぐあまり電話対応の品質が低下すれば、結果的に会社にとって大きなマイナス影響となることもあるでしょう。ここでは、電話対応のコストを削減しつつ、応対の品質をキープするための方法として、経験豊富な専門スタッフによる電話代行サービスの活用を紹介します。

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