ビジネスアシストの電話代行サービスは、依頼者のニーズに応じて対応をカスタマイズできる点が特徴です。
当ページでは、ビジネスアシストの電話代行サービスを利用したことで業務効率が大きく向上した事例を2つご紹介しています。
J&Cサプライ株式会社は、販促品・ノベルティグッズの企画・製造をおこなっています。営業電話や新規問い合わせ電話などの負荷が大きく、コア業務への集中が妨げられることもしばしばありました。
そこで、テレワークの導入にともない電話の一次受付の自動化を検討して、ビジネスアシストの電話秘書代行サービスを利用することにしました。営業電話の排除、新規問い合わせのフォームへの誘導、バイネームの場合には担当者の携帯への取次を依頼しました。報告はChatworkとしました。
営業担当者の電話対応時間が大きく削減され、コア業務への集中が可能となったことから生産性が向上しました。実際にサービスを利用することでいくつかの課題も見つかりましたが、課題が見つかったことが、より良好な現場環境の構築を目指すきっかけにもなりました。
なお、サービスを利用した結果、対応不要な営業電話やフォームへの誘導が可能な電話が、受電全体の約68%を占めていたことが判明しました。
医師2名が在籍する訪問診療事業所の事例です。他の電話代行サービスを利用していたものの、受電に対し「医師は訪問に出ているため不在です」と伝えるのみで、対応のカスタマイズができないサービス内容でした。
そこで同事業所は、柔軟な対応が可能なビジネスアシストに相談しました。「不在です」と伝えるだけではなく「不在ですのでご用件を申し伝えます」と、一歩踏み込んだ対応を希望しました。折り返しが必要な場合は要件を具体的に確認すること、簡単な問合せには直接回答することなども依頼しました。
受電に対して一歩踏み込んだ電話代行サービスにチェンジしたことで、以前よりも業務に集中できる環境になりました。受電に対する医師からの折り返し対応は、約50%にまで削減されました。
また、外出時に受電の用件をLINEで確認できるようになったため、常に次のアクションを考えられるようにもなりました。
緊急案件については、電話代行から医師の携帯電話に直接連絡を入れる体制としました。
ビジネスアシストの電話代行を導入した事例を2件ご紹介しました。
両事例とも、ビジネスアシストのサービスを利用したことで受電の負担が大幅に軽減しました。「担当者に伝えます」という機械的な対応に終わらず、より柔軟かつ踏み込んだ対応が可能になったことで、コア業務に集中できる時間が増大しました。
加えて、一方の事例ではChatwork、もう一方の事例ではLINEと、メールではなくSNSを利用した報告体制を選択しました。これにより、一層迅速な対応が可能になりました。
いずれの事例においても、電話代行サービスの選択基準として、対応の柔軟性やカスタマイズ性、連絡・報告手段の種類なども重要であることを示しています。
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引用元:CUBE電話代行センター公式HP(https://www.cube108.jp/)
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引用元:株式会社ワールドオフィス
(http://www.worldoffice.co.jp/)
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