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そもそも電話代行と転送サービスの違いとは?

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電話代行サービスと「電話転送サービス」はどのような違いがあるのでしょうか。それぞれのサービス内容の違いと、「電話代行サービス」のメリットを解説します。

電話代行サービスと転送サービスの違い

「電話代行サービス」と「電話転送サービス」は、名称は似ているものの、そのサービス内容は異なります。それぞれの特徴を見ていきましょう。

電話代行サービスとは?

電話代行サービスとは、自社が行っている電話業務を、オペレーターが代行してくれるサービスのことです。

自動応答で機械的に対応するのではなく、人間が対応してくれるので、自社のスタッフが電話に出るのと同等か、それ以上の品質で対応してくれます。

事務所にスタッフを配置しなくても、いつでも電話に出られる状況にしておけるので、多くの会社で導入されています。

電話転送サービスとは

電話転送サービスは、かかってきた電話を自動システムによって別の電話に転送するサービスのことです。人間のオペレーターが対応してくれるものではありません。

電話代行サービスと同じように、事務所に不在のときにも電話に出られるようにする目的などで利用されます。

電話代行サービスよりも低コストで導入できますが、単純に電話を転送してくれるだけなので、かかってきた電話に対応するのは、自分や自社のスタッフです。出先でもきちんと電話に出られるかどうかは、自社の対応力によって異なります。

電話代行サービスのメリット

電話転送サービスと比較して、「電話代行サービス」にはどのようなメリットがあるのでしょうか。

プロの技術で電話対応してくれる

まず挙げられるのは、電話のプロによる「高品質な対応力」を利用できるというメリットです。かかってきた利用者や取引先に対して、丁寧で迅速な対応をしてくれるので、会社のイメージアップにつながります。

電話転送サービスでは自社のスタッフが対応するわけですが、人によって品質にばらつきがあり、仕事の片手間に対応することでミスを誘発することもあるでしょう。

電話代行サービスによって、電話対応の質を安定させることにつながるのです。

クレームや営業電話の対応も任せられる

余計な営業電話や、クレーム電話などによって仕事を中断されないためにも役立ちます。電話代行サービスでは、余計な営業電話を取り次がないようにお願いすることが可能です。

クレームの電話対応もしてくれるので、重要な業務に集中できます。あまり重要ではないクレームについては、電話代行サービスのオペレーターが、ほとんど対応してくれるでしょう。

一方の電話転送サービスでは、自分で電話に出る必要があるので、全てのクレーム電話に対して直接受け答えしなければなりません。

まとめ

電話代行サービスは、プロのオペレーターが電話対応してくれるので、自社のスタッフの電話業務について、そのほとんどを外注化できます。

電話転送サービスは、低コストで導入できますが、自動的に電話を転送するだけなので、自社のスタッフの電話業務が少なくなるわけではありません。目的に合わせて、適切なサービスを選ぶようにしましょう。

またこのサイトでは電話代行サービス会社に関する情報をまとめています。サービスの内容やどのような会社があるのか気になった方は、ぜひ目を通してみてください。

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