電話代行や電話秘書、そのメリットから選び方まで
電話代行や電話秘書、そのメリットから選び方まで
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近年は健康志向が強まり、ヨガ・ピラティスを利用したいと考えている人が増加傾向にあるといわれています。また、手軽に始められるヨガは、多くの愛好者に支えられてスタジオも多く開設されています。
しかし、そのスタジオのオーナーさんを悩ませている問題のひとつに、電話応対があるかと思います。「スタジオの経営は順調で、生徒さんも多く集まってくれるのですが、肝心の入会申込や予約の電話対応が間に合わない…」そんな状況になっている教室も少なくないでしょう。
「電話対応が大切なのは分かっているけれど、専任の人員を置くのも経費がかかる」と悩んでいる方には、電話代行サービスをおすすめです。プロの電話オペレーターが対応してくれるため、スタジオの印象もアップし、問い合わせから入会に結びつくケースもあるでしょう。人件費を抑えながら、効率の良い電話対応を実施できる、これが電話代行サービスの大きなメリットです。
事務員を雇っているスタジオもあると思いますが、その方はスタジオに来た生徒さんの対応もしながら事務作業も行います。そのため、電話の対応だけに注力するわけにはいきません。そのため、スタジオが人気になり、生徒が増えたために、席を外す機会が増え、電話の問い合わせにでにくくなります。講師の方が気付いたとしても、レッスン中は生徒を差し置いて電話にでることもできません。
どのような事態にでも対応できるようにしておくことがビジネスの基本です。人気があるスタジオこそ、その人気を維持していくためにも、電話対応のリスクを減少させておきましょう。
実際に電話代行サービスを導入したスタジオの例を見ていきましょう。
スタジオのオーナーさんが受付や事務、電話対応などを一人で対応していたようなのですが、受付に来る生徒さんも電話で問い合わせを頂いている方も同時に対応するには、無理があり電話代行サービスを導入することに。
電話代行サービスでは、事前に打ち合わせをしてマニュアルを作成することで、入会案内から予約、簡単な説明まで対応してくれるので、オーナーさんの電話対応はほぼゼロにまで作業を削減。その分、生徒たちとコミュニケーションが取れたり、講師の先生とのミーティングをする時間がとれたりすることで、より円滑なスタジオ運営ができるようになったといいます。
このページで紹介してきたように電話代行サービスの利用は、スタジオが得られたメリットにより、生徒に対する対応を良くすることができるという好循環にも繋がります。また、電話代行サービスは、プランなどによって、生徒さんたちへの案内の電話やクレーム対応もおこなっています。
特にクレーム対応では、クレームへの対応経験が豊富なオペレーターがお客様からのクレームを丁寧に聞き取りをして、文章にしてメールで報告までを実施してくれる会社もあります。クレーム処理は「感情的になることなく処理をする」「二次クレームを防止する」ことが重要となります。より円滑なスタジオ運営をするためにも、ぜひ電話代行サービスの利用を検討してみてください。
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電話代行サービス3選
電話代行サービスの導入を検討している人がインターネットで検索している89社※の中から、プランに含まれているサービス内容が多い順に5社をピックアップ。
プラン内容や返金保証制度、口コミ評判などを調査しました。
※Googleの検索エンジンを用い、「電話代行サービス」で検索した結果を基に89社を選出（2021年8月25日時点）。
| おすすめ業者5選 | 返金保証制度 | プランに 含まれる サービス数 |
プラン内容 |
|---|---|---|---|
| CUBE電話代行サービス公式HP | あり （1ヵ月以内で全額返金） |
16 | 社名＋個人名対応／基本対応／用件の聴取外出対応／戻り時間の伝達／応答後転送／即時電話連絡／即時メール連絡／在籍者登録／時間外アナウンス／クレーム一次対応／簡易受付／ホットライン／ボイスメール／連絡先複数登録／複数同時メール送信／用件別連絡先振り分け携帯電話への再連絡 |
| 渋谷オフィス公式HP | あり （30日以内で全額保証） |
10 | 社名＋個人名対応／基本対応／用件の聴取／外出対応／即時電話連絡／会社情報案内／スケジュール登録／営業電話の判別対応／携帯連絡サービス／携帯電話への再連絡 |
| ビジネス アシスト公式HP |
あり （1ヵ月以内で全額返金） |
10 | 社名＋個人名対応／基本対応／用件の聴取／外出対応／即時電話連絡／在籍者登録／スケジュール登録／時間外アナウンス／勧誘セールス電話分別／ホットライン |
| ベルシステム24公式HP | あり （14日以内で全額返金） |
4 | 社名＋個人名対応／基本対応／即時メール連絡／スケジュール登録 |
| MKサービス公式HP | なし | 4 | 社名＋個人名対応／基本対応／用件の聴取／即時メール連絡 |
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