電話代行や電話秘書、そのメリットから選び方まで
電話代行や電話秘書、そのメリットから選び方まで
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このページでは、一部の電話代行会社が対応しているDM発送サービスについて、利用した場合のメリットや注意すべきポイントについてまとめています。
ひとくちに電話代行会社といっても、提供しているサービス内容は会社によってさまざまです。基本的な電話対応業務はもちろんのこと、電話番号や住所のレンタル、マニュアルで取り扱っている範囲内に関する問い合わせへの直接回答、さらには業務をスムーズに効率的に進めるための提案など、各社がユニークなサービスを打ち出しています。そのひとつに「マニュアルDM発送サービス」です。
DM発送サービスを取り扱っているか否かについては、ホームページを確認するのが最も手っ取り早い方法だといえます。電話代行サービス会社によっては、「オプション」として、あるいは「個別要相談のメニュー」として対応しているなど、取り扱い方法はさまざま。それでも不明な場合は、ホームページ上に設けられているメールフォームを利用して問い合わせ確認してみましょう。
一般的な電話受付業務などを依頼しているのと同じ電話代行会社に、DM発送サービスをあわせて依頼するメリットは大きいといえます。
というのは、普段からある程度まで踏み込んだ内容の電話対応をしている相手や会社へのDMあれば、DM発送作業についての指示もスムーズに伝わるはずだからです。顧客データの抽出や宛先リストの作成作業なども、迅速にこなしてくれるでしょう。
また、普段は電話受付業務などを依頼しておらず、DM発送サービスのみを単独で依頼する場合でも、経験のないスタッフが担当するよりは効率的な仕事が期待できます。先述のようなデータや発送先の取り扱いに加え、DMデザイン・印刷、さらに封書でのDMの場合はラベル貼り・封入・封かんなど、かなり多岐にわたる作業が必要です。数十通程度であれば、コア業務と並行してこなすことが可能かもしれませんが、数千通、あるいは数万通といった規模で発送する場合は、多くの人手と時間が必要になります。別の業務をしながら片手間にこなすには量が多すぎるため、現実的ではありません。無理に取り組もうとすれば、集中が削られてしまい全体的な作業効率も下がってしまうでしょう。
ですから、DM作成から発送まで、一連の作業に慣れていて、かつ期日までにスピーディーに遂行してくれるプロによるサービスは、社員たちがコア業務に集中できる環境づくりという意味でも、大きなメリットをもたらしてくれます。
作業の効率化においては大きなメリットを期待できることがわかりましたが、コスト面ではどうでしょうか。
DM発送作業を外注するかたちになるので、「作業の効率化によるメリット」と「発生するコスト」のどちらがより大きいかを比較検討する必要があります。DM発送サービスの料金は会社によってさまざまですが、目安としては、はがきサイズのDMの場合、50～70円ほどをみておくとよいでしょう。はがきサイズのDM作成を1万通依頼すると、50万円～70万円のコストがかかる計算になります。（2021年2月11日時点）
参照元：DM発送代行会社の平均費用と料金相場を早見表で確認 （https://imitsu.jp/cost/dm/）
「どのくらいの頻度でどのくらいの枚数のDMを発送するか」について計画を立てた上で、電話代行サービスに依頼した場合の料金と、社員やアルバイトにこなしてもらう場合の残業代や時給の額を比較してみましょう。ただ、社員やアルバイトにお願いすると、プロほどはスピーディーに作業をこなせないことが予想されます。また、場合によっては、広い作業場が必要になる可能性も考慮に入れておく必要があるでしょう。
DM作成および発送作業は、個人情報を扱う作業でもあると、肝に銘じておかなくてはなりません。万一、顧客の個人情報を流出させてしまうと、会社の信用問題に関わってきます。個人情報を適切に取り扱うためにしておきたいのは、委託先の電話代行会社の信頼性の高さやこれまでの実績などの確認です。特に参考になるのは、その会社が個人情報に関する「Pマーク」「ISMS」などの認証を取得・継続しているかどうかという点です。
また、電話代行会社に問い合わせてみて、対応の仕方などから会社の雰囲気を感じ取ったり、資料の請求やメールフォームでの質問をしてみるのもよいでしょう。無料のおためし期間を設定している会社も多いので、それを利用した上で継続して利用し、その経験・体験を判断材料として活用するのも一つのです。
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10 | 社名＋個人名対応／基本対応／用件の聴取／外出対応／即時電話連絡／在籍者登録／スケジュール登録／時間外アナウンス／勧誘セールス電話分別／ホットライン |
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