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営業電話を上手にブロックする方法は？

業務中に突然かかってきて困るのが、無用な営業電話。忙しいにもかかわらず、一方的に話を進められたり、アポイントを強引に求められたり、頭ごなしに電話を切るのは憚られるため、時間を奪われてしまい困った経験をした方も少なくないでしょう。

そこで今回は、迷惑な営業電話をブロックするために有効な方法を解説しています。すぐに実行できるものもあるので、ぜひ取り入れてみてください。

営業電話をブロックする4つの方法

迷惑な営業電話を上手にブロックするには、以下の4つの方法を試してみましょう。

1．あらかじめ電話番号を登録しておく

会社にかかってくる電話が基本的に固定客である場合、あらかじめクライアントの電話番号を電話機に登録しておくことで、「それ以外の着信には対応しない」ことが可能になります。必要な電話だけに集中できるため、不要な対応を大幅に削減できるでしょう。

ただし、この方法が取れるのはクライアントが限定されている業種がメインです。新規の問い合わせについては、基本的に受け付けないか、ウェブサイトに新規顧客用のフォームを設定するといった具合に割り切った工夫が必要です。

2．営業電話は着信拒否に設定する

過去にかかってきて迷惑だった営業電話は、すぐに電話番号を登録して着信拒否にすることも、有効なブロック手段のひとつ。営業電話は基本的にリストに基づいてかけられているため、一度かかってきたものは、時間や期間をあけて、ふたたびかかってくることも珍しくありません。無用だったり、迷惑だった営業電話については、その都度、着信拒否に設定しておけば、今後の電話対応で煩わされることは減るでしょう。

着信拒否の作業は新しい営業電話が発生するごとに設定する必要があるため、やや手間ではありますが、対策方法としては非常に有効的です。非通知でかかってくる営業電話であっても、非通知着信そのものを拒否設定できるのも対策ため、かわらず対策可能です。

3．ブロックツールを導入する

「電話番号の登録」と「着信拒否設定」の両方を兼ね揃えていると言えるものが、迷惑な営業電話の対策ツールです。最近では、迷惑電話専用につくられた対策ツールがリリースされており、導入することで、着信拒否の手間いらずで、新規顧客からの電話の問い合わせも受けられます。

無用な営業電話を含む迷惑電話の電話番号のデータは、自治体や警察といった公共機関からリストとして集取。随時更新されるリストを使用するため、対策ツールを導入するだけで、最新の迷惑電話をブロックすることができます。もちろん、完全にブロックはできませんが、ある程度、広範囲に「迷惑な営業電話」として認知されている番号であれば、回避できるでしょう。

4．電話代行サービスを導入する

迷惑電話に対応する手間を完全になくしたいのであれば、最も有効なのは電話代行サービスを導入することでしょう。電話を代行業者に出てもらうため、自社スタッフで対応する手間をなくすことができます。

営業電話のブロックで難しいこと。それは、その電話が迷惑な営業電話かどうかの判断するには、「実際に電話に出てみなければわからない」ということです。しかし、ひとたび電話に出てしまい執拗な営業電話であれば、断りきれず時間を奪われることになります。このように、無用な営業電話は取りたくないけれど、電話対応はしっかりと行いたい、というジレンマに陥っているならば、電話代行業者に依頼することが最善かもしれません。

電話代行サービスを導入すれば、会社にかかってくる電話の対応を一括してアウトソーシングすることができます。自社で電話対応する手間や時間がなくなり、本来の業務に集中できるだけでなく、電話代行業者が1件1件の入電に電話対応のプロが対応し、必要な情報を報告してくれるため、電話業務が疎かになるどころか、サービスの向上にも期待できます。

営業電話の対応で気を付けたいことは？

迷惑な営業電話でも、「すべてブロックするほどではない」ということも。下記では、そんな場合でも自社で簡単にできる、営業電話の上手な対応方法について紹介します。

1．会社名や担当者名、用件を明らかにさせる

迷惑な営業電話の大半は、会社名や担当者名をなかなか明かさないもの。そこで、相手の社名や担当者名を伺うだけでも、迷惑電話の対策になります。また、迷惑な営業電話で「社長はいますか？」「〇〇の担当者にかわってくれませんか？」と取り次ぎを求められれば、すぐに取りつがず、「失礼ですが、どのようなご用件でしょうか？」と、相手の目的を明らかにさせることも有効でしょう。

2．早い段階で丁重に断る

無用な営業電話であると分かれば、できるだけ早い段階で丁重にお断りの意思を伝えるようにしましょう。ただし、電話の初期段階における断り方には、注意が必要です。というのも、頭ごなしに厳しい口調で断ってしまうと、万が一、今後の取引がある相手になれば自社のイメージが悪くなってしまうからです。

丁寧な断り方としては、「今後、必要になれば当社から連絡させていただきます」、「せっかくのお話ですが、現在のところ、当社では予定がありません」といったフレーズが有効。ただし、「担当者が不在ですので」「忙しいので」といった断り方は、逆に「いつ頃がお手隙でしょうか？」とアポ取りを行われることになりかねないため、避けるようにしましょう。