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電話秘書代行サービスを利用した事例を紹介【ニュース】

こちらの記事では、ビジネスアシストが提供している「電話秘書代行サービス」を導入した事例を紹介しています。
ビジネスアシストでは、電話対応を「会社の印象を左右する重要なおもてなし」と捉え、質の高いサービスに努めています。サービスの導入により、それぞれの企業の課題がどう解決につながっていったのかをご紹介していきます。

導入事例

株式会社ワーク・ライフバランス

オフィスに出勤するメンバーに電話の負担が偏っていた

株式会社　ワーク・ライフバランスは、社員の業務効率化を図るために2020年から電話秘書サービスを導入しています。

同社では、以前から在宅勤務を行う社員が多かったことからオフィスにいるメンバーに電話の負担が偏ってしまうという課題を抱えていました。そこで電話代行サービス導入に向けてさまざまな会社で試しました。その結果、ビジネスアシストは聞き間違いが非常に少なかったとのことです。これは、ビジネスアシストでは専任の担当者が付いていて、初期段階の打ち合わせから商品名などを共有するからです。対応が始まってからはデータベースに情報が蓄積されていき、より対応がブラッシュアップされていきました。

突発的な電話対応がなくなり業務の生産性が向上

サービスの導入後は、突発的な電話対応から開放されて業務の生産性が向上しました。さらに、全ての電話がメール化されますので、どの顧客からどのような内容の問い合わせがあるのかを週や月単位で把握できるようになりました。このデータを活用することで、直近の問い合わせの傾向や指摘内容が見えてきて、自社の改善点が明確になりました。マーケティングに活用できると期待しています。

株式会社FLIGHTS

あるスタッフ1人に電話対応の負担が集中していた

ドローンを用いて現場のデジタル化事業を展開するベンチャー企業・株式会社FLIGHTSでは、少数精鋭の組織であるために電話対応が一人の社員に偏り負担になっている状況でした。誰が電話を取るか決まってはいなかったために、「どうして他の人は電話を取らないのか」という諍いが発生することもありました。

また、電話を受けたらSlackで共有する社内ルールはあったものの、うまく運用ができていなかったという問題もありました。電話の対応により集中力が途切れてしまい生産性が低下していたことも、電話代行サービス導入を検討した背景の一つです。

公平に業務に集中でき、残業時間を大幅に削減

サービスを導入した結果、全ての社員が公平に業務に集中できるようになったという効果が得られています。このことで、1年を通じて480時間の残業時間短縮につながりました。

また受電内容を案件担当に連絡してもらうためにも、社内体制を改めて見直せたことや、誰がどの対応をしなければならないのかといった視認性が向上したことも、電話代行サービスの導入によって得られた効果として挙げられています。

まとめ

ビジネスアシストが提供する「電話秘書代行サービス」を導入した事例をご紹介してきました。いずれの企業にも共通しているのが、「電話の対応がなくなり、これまで電話対応をしていた従業員の負担を軽減できた」という点です。突発的な電話対応がなくなったことにより、業務の効率が向上しています。

また、いずれの企業もビジネスアシストの対応について高く評価をしています。電話対応による従業員の負担を減らしたいと考えている場合などには、ぜひビジネスアシストの「電話秘書代行サービス」の導入の検討をお勧めします。

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