電話代行や電話秘書、そのメリットから選び方まで
電話代行や電話秘書、そのメリットから選び方まで
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このページでは、電話代行サービスを含む、さまざまな事務作業の代行を取り扱っている「電話代行フジ子」を紹介しています。こちらの会社の特徴や料金プラン、サービス導入事例などをリサーチしてみました。
電話代行フジ子が対応しているサービスは、電話代行だけではありません。オンラインでできる事務作業のほぼすべての代行をしているといっても過言ではありません。経理・秘書業務・人事業務のサポート・ウェブサイト運用…これらすべてを取り扱っています。ですので、電話対応業務だけでなく、職場で日々面倒に感じている雑務や代行してもらった方が効率がよい事務業務であれば、まとめて依頼することも可能です。
会社の事務業務は、量が多い月もあれば、そうでない月もあるものです。事務員を正社員として雇っている場合では、たとえ事務作業量が少ない月であっても、給料をその分下げるようなことはできません。けれども、電話代行フジ子に事務作業の代行を依頼すれば、それが可能になります。
料金プランは、1カ月あたりのスタッフの実働時間ごとに価格が異なり、どのプランでスタートしたとしても、契約期間は1ヶ月間になっています。そのため、会社の月ごとの事務作業量に応じて、プランを毎月選択しなおせるのです。人件費のロスを減らせるシステム設定がなされているといえます。
お客さんが安心して業務を依頼できるように、厳格なセキュリティ対策を行っています。情報漏えいなど発生しないよう、依頼者との間に秘密情報保持契約を結びます。これは、業務を遂行する際に知り得る情報を、取引以外の目的に使用することを禁じる契約です。また、情報がリスクにさらされることのないよう、データ通信を全て暗号化。もちろん、ウイルス対策も行っています。業務上使用するすべてのPCにウイルス対策ソフトが導入されています。
さらに、人為的ミスによる被害を防ぐために、情報セキュリティに関する研修を、スタッフ全員が受けているなど、セキュリティ面・プライバシー面を重視しています。
さまざまな事務業務に対応している電話代行フジ子さん。そのため、代行を担当するスタッフたちは、当然、それぞれの業務で求められるスキルを有しています。電話代行であればスムーズな受け答えや好印象をあたえる話し方、ウェブ運営であれば、パソコン操作やソフトに関する知識、また、翻訳では英語の学力などです。少数精鋭チームのサポート役としても活躍してくれそうです。
豊富な実務経験がある優秀なスタッフたちが、事務のお仕事を代行してくれるわけですが、「本格的に契約をする前に一応、雰囲気や仕事ぶりをみてみたい」と考える人も多いもの。その場合は、無料トライアルを試せるので、試したうえで契約の継続を判断できます。
コストパフォーマンスに
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電話代行以外にも、多岐にわたる事務関連の業務に対応しているため、インバウンドだけでなくアウトバウンド業務として定義できる依頼内容も受け付けている場合があるかもしれません。電話代行フジ子の公式ホームページに、「こういう仕事は頼める？」などといった疑問をもつ人のための質問フォームがありますので、そちらからぜひ問い合わせてみてください。
| プラン名 | プラン20 |
|---|---|
| 費用 | 月額：5万1,700円 |
| スタッフの実働時間 | （1カ月あたり）20時間 |
| サービス内容 | 個別の依頼内容 |
| プラン名 | プラン30 |
|---|---|
| 費用 | 月額：7万5,900円 |
| スタッフの実働時間 | （1カ月あたり）30時間 |
| サービス内容 | 個別の依頼内容 |
| プラン名 | プラン50 |
|---|---|
| 費用 | 月額：10万8,900円 |
| スタッフの実働時間 | （1カ月あたり）50時間 |
| サービス内容 | 個別の依頼内容 |
こちらの会社には、調べ物や資料作成、経費処理、翻訳、各種の予約・手配など、かなり多くの事務業を代行してもらっています。代行してくれるスタッフさんたちが優秀な方々なので、最初に指示をさせていただいたあとは、手取り足取り說明をしなくても、スムーズに仕事を進めてくれるのはありがたいですね。
もちろん、進めるべきかどうすべきか迷うような箇所については、きちんと私に判断をあおいでくれるので、思っていたのと違った事務処理をされてしまうような事態にはなったことはありません。このように、安心感を持って多くの事務作業を任せられるので、私が本来メインでするべき他の業務に集中し力を注げています。とても助かっています！
さまざまな業務にスキルの高いスタッフさんが対応している会社です。そのため、「この仕事はさすがに代行してくれないかな？」と疑問に思う依頼でも、快く応じてくれる可能性があります。事務作業で人手が足りないと悩んでいる場合、大いに役立つサービスを提供してくれそうです。
大切なお客様の顧客情報や企業情報の取り扱いに関しては、同社ではセキュリティ体制を整え、情報漏洩の防止に努めていますので、顧客情報の取り扱いが多い企業でも安心して業務を任せることができます。
また、プランを毎月変更できるのも大きな魅力のひとつ。事務作業の量が少ない月には実働時間の少ないプランを選択すれば、その分人件費を抑えられます。電話代行だけの枠に収まらず、オンラインでできる他の事務作業も幅広く取りあつかう同社のサービスは、企業のコスト削減に大きな成果をもたらしてくれるでしょう。
・【国内】 東証一部上場企業・中小企業・医療機・国公立大学など
・【海外】株式会社二コンインドネシア現地法人 他
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電話代行サービス3選
電話代行サービスの導入を検討している人がインターネットで検索している89社※の中から、プランに含まれているサービス内容が多い順に5社をピックアップ。
プラン内容や返金保証制度、口コミ評判などを調査しました。
※Googleの検索エンジンを用い、「電話代行サービス」で検索した結果を基に89社を選出（2021年8月25日時点）。
| おすすめ業者5選 | 返金保証制度 | プランに 含まれる サービス数 |
プラン内容 |
|---|---|---|---|
| CUBE電話代行サービス公式HP | あり （1ヵ月以内で全額返金） |
16 | 社名＋個人名対応／基本対応／用件の聴取外出対応／戻り時間の伝達／応答後転送／即時電話連絡／即時メール連絡／在籍者登録／時間外アナウンス／クレーム一次対応／簡易受付／ホットライン／ボイスメール／連絡先複数登録／複数同時メール送信／用件別連絡先振り分け携帯電話への再連絡 |
| 渋谷オフィス公式HP | あり （30日以内で全額保証） |
10 | 社名＋個人名対応／基本対応／用件の聴取／外出対応／即時電話連絡／会社情報案内／スケジュール登録／営業電話の判別対応／携帯連絡サービス／携帯電話への再連絡 |
| ビジネス アシスト公式HP |
あり （1ヵ月以内で全額返金） |
10 | 社名＋個人名対応／基本対応／用件の聴取／外出対応／即時電話連絡／在籍者登録／スケジュール登録／時間外アナウンス／勧誘セールス電話分別／ホットライン |
| ベルシステム24公式HP | あり （14日以内で全額返金） |
4 | 社名＋個人名対応／基本対応／即時メール連絡／スケジュール登録 |
| MKサービス公式HP | なし | 4 | 社名＋個人名対応／基本対応／用件の聴取／即時メール連絡 |
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