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保守管理サービス業者に電話代行サービスを導入するメリットとは？

公開日：2022年1月7日｜更新日： 2022年1月7日

日常的なビルや施設の管理業務はもちろん、緊急時の対応なども行わなければならない保守管理サービス業者にとって、例えば24時間365日体制で顧客の一次応対を任せられる電話代行サービスの導入は多くのメリットにつながります。

保守管理サービス業者に適した電話代行サービス会社のポイントや、導入メリットをまとめていますので参考にしてください。

電話代行により得られる3つのメリット

緊急時にも速やかな電話応対と情報伝達ができる

保守管理サービス業者は、24時間365日体制で顧客や管理対象の施設利用者などから電話を受けて、それぞれの通話内容に合わせて適切に対処しなければなりません。その点、電話代行サービスでは休日や夜間の電話応対を可能にしているものもあり、24時間365日体制で情報共有体制を構築できることはメリットです。

また、情報の重要度をあらかじめ順位付けしてオペレーターにマニュアル化しておくことで、翌日に対応可能な内容と、直ちに対処しなければならない内容をオペレーターが判断できるため、作業の効率が向上することも重要です。

なお、昼間は自社のスタッフで対応し、休日夜間だけ電話代行サービスにアウトソーシングするといった使い分けもできます。

事務スタッフの人件費を削減して業務を効率化

電話応対のために事務スタッフを雇用すると、当然ながら給料や社会保険料などの人件費がかかります。一方、電話代行サービス会社であれば必要な業務やサービスに対してのみ料金が発生するため、トータルでコストを削減しやすくなることはメリットです。

また、電話代行サービス会社によってはクライアントごとの料金プランやサービス内容をカスタマイズしてくれる場合もあり、自社にとって理想的なコストパフォーマンスを検討していくようにしましょう。

電話の内容を文書や録音によって確認できる

電話代行サービスでは、電話で受けた内容をメールや電話で報告してもらえるため、後から情報を再確認しやすくなります。加えて、中には通話内容を録音して保存してくれる電話代行サービス会社もあり、重要な情報を証拠として管理できることも重要です。

トラブルの内容によっては問題が悪化したり、後々に訴訟へ発展したりするリスクもあり、正確な情報をきちんと保全できる体制は見逃せません。

保守管理サービス業者のニーズに対応する電話代行

保守管理サービス業が電話代行サービスの導入メリットを追求していくには、まず業種業態やニーズに合致した電話代行サービス会社を比較検討することが必要です。

夜間や休日に対応可能

保守管理サービス業者が電話代行サービスを導入する場合、サービス対応可能な時間帯をあらかじめチェックすることが必須です。

夜間・休日はもちろん、自社が休業するタイミングでも問題なく対応してもらえるサービスを見つけていきましょう。

非常時にも冷静に対処できるオペレーター

問題が発生した場合、電話の向こうの相手が焦ったり興奮していたりすることもあります。しかし、そんな時でも冷静に対処して、必要な情報を確認し適切に伝達できるオペレーターの能力が、保守管理サービス業者にとっては大切なポイントです。

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