資格スクールで電話代行サービスを導入するメリットとは？

このページでは、資格スクールを営んでいる方が電話代行サービスを利用するメリットについて紹介しています。

資格スクールで電話代行を活用し負担軽減

資格スクールに多い問い合わせ

資格スクールでは、様々な問い合わせが来ます。

受講の申し込み方法を教えてほしい
受講の入金方法を教えてほしい
学習機関について
受講形態の種類について
教材の発送・購入について
見積書・領収書・履修証明書・修了証明書の発行
申し込みの変更・取り消し
WEB通信講座へのログインができない

などなど。これは一部のお問い合わせにすぎません。このほかにも様々な問い合わせが来るのが資格スクールには来ているかと思います。スクールという「人対人」のビジネスですので、問い合わせへの対応が何よりも大切です。対応次第でスクールへの信頼感が左右されます。スムーズに対応することによって信頼感が増し、このスクールで学びたいと思わせられるようにしたいものです。

電話応対サービスでの具体的な対応例

顧客「そちらの〇〇講座の受講を検討しています」
オペレーター「お問い合わせいただき、誠にありがとうございます」
顧客「講座スケジュールで都合が悪い日があるのですが、講座の振り替えは可能でしょうか？」
オペレーター「はい、可能でございます。他校に振り替えができます」
顧客「講座の申し込みはどのようにすればよいですか？」
オペレーター「かしこまりました。申し込み方法はWEBサイトからのみとなります。所定のお申込みフォームからお申し込みください」
顧客「では、入金について教えてほしいです」
オペレーター「かしこまりました。WEBサイトからお申込みいただくと、1週間以内に郵送でお客様のご自宅へ講座内容や振込先などを記入した書類を送り致します。所定の振込用紙をご利用いただくか、銀行振り込みにてご入金をお願いします」
顧客「ありがとうございます。では、早速申し込んできます」
オペレーター「ぜひおまちしております。不明な点等ございましたらいつでもご連絡ください。お問い合わせいただきありがとうございました」

電話代行会社では、このようにあらかじめお客様からお問い合わせが多い事柄をまとめており、スムーズに対応できるように工夫しています。挨拶の言葉や御礼のフレーズなども指定可能です。

詳細説明も任せられる

資格スクールならではの問い合わせとして、日程や講座内容を知りたいという問い合わせが多い傾向にあります。その対応をするために、講座の一覧リストを電話代行会社が預かり、日程や内容を確認しながらの説明対応も可能です。

また、営業時間外の対応について心配する方もいるかと思いますが、営業時間外についてもガイダンスサービスなどを用意している電話代行会社もあります。基本サービスではなくオプションの会社もありますが、3,000円程度のリーズナブルな料金設定の代行会社もあるため、営業時間外のお問い合わせも低予算でカバーしてくれます。

電話代行サービス活用で得られるメリット

資格スクールが電話代行サービスを活用するとどのようなメリットを得られるのでしょうか。

資格スクールでは、これから受講を検討している方はもちろんのこと、現在受講中の方からの問い合わせもあります。そのため、体調不良による欠席連絡、振替依頼などをはじめ、一日に何件も電話対応が必要となります。

スタッフがこの対応をすべて行うとなると、作業の中断の回数が増えたり、電話に出られないという小さなストレスを抱え続けたりと、体と心の負担が大きくなってしまいます。また、通常業務が滞ってしまうと時間外労働が増えてしまい企業側のコスト面での負担も心配になるでしょう。

資格スクールに特化した電話受付サービスの中には、平日9時から18時までの場合で30,000円。平日・土日祝の対応で37,000円といった料金設定をしている会社もあります。月に数万円はかかりますが、電話対応のために新たにスタッフを雇用コストと比べると、数分の一のコストで済むわけです。

また、電話代行サービスは会社ごとに特色はありますが、企業の業態によって対応内容をカスタマイズできる会社もあります。既存のオプションで不足する場合には、要望通りにカスタマイズすることも可能なわけです。

サービスを有効的に活用し、問い合わせにスムーズに応対できるようになることで、受講生の獲得につなげることができます。電話窓口の対応によってスクールの信頼性が左右されてしまうため、クオリティの高い電話代行サービスを選びましょう。

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電話代行サービス3選

サービスが充実している電話代行業者

電話代行サービスの導入を検討している人がインターネットで検索している89社※の中から、プランに含まれているサービス内容が多い順に5社をピックアップ。
プラン内容や返金保証制度、口コミ評判などを調査しました。
※Googleの検索エンジンを用い、「電話代行サービス」で検索した結果を基に89社を選出（2021年8月25日時点）。

おすすめ業者5選	返金保証制度	プランに含まれるサービス数	プラン内容
CUBE電話代行サービス公式HP	あり（1ヵ月以内で全額返金）	16	社名＋個人名対応／基本対応／用件の聴取外出対応／戻り時間の伝達／応答後転送／即時電話連絡／即時メール連絡／在籍者登録／時間外アナウンス／クレーム一次対応／簡易受付／ホットライン／ボイスメール／連絡先複数登録／複数同時メール送信／用件別連絡先振り分け携帯電話への再連絡
渋谷オフィス公式HP	あり（30日以内で全額保証）	10	社名＋個人名対応／基本対応／用件の聴取／外出対応／即時電話連絡／会社情報案内／スケジュール登録／営業電話の判別対応／携帯連絡サービス／携帯電話への再連絡
ビジネスアシスト公式HP	あり（1ヵ月以内で全額返金）	10	社名＋個人名対応／基本対応／用件の聴取／外出対応／即時電話連絡／在籍者登録／スケジュール登録／時間外アナウンス／勧誘セールス電話分別／ホットライン
ベルシステム24公式HP	あり（14日以内で全額返金）	4	社名＋個人名対応／基本対応／即時メール連絡／スケジュール登録
MKサービス公式HP	なし	4	社名＋個人名対応／基本対応／用件の聴取／即時メール連絡