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弁護士法律事務所に電話代行を導入するメリットとは

弁護士法律事務所の業務をスムーズかつ効率的に行なうためには、電話代行サービスの導入が有効です。弁護士法律事務所という業界に特有の性質を、しっかりと考慮した上でメニューを設けている電話代行会社もあります。電話代行を利用している事務所の体験談もあわせて紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

弁護士・法律事務所の電話対応でこんなお悩みありませんか？

弁護士・法律事務所の電話対応にはさまざまな悩みがつきものです。ここでは、弁護士・法律事務所の電話対応において発生しがちな悩みについてまとめました。

電話対応における課題

電話対応における課題としては、下記のようなものが考えられます。

電話に対応しきれず案件の取りこぼしがある

スタッフが少ない事務所の場合には電話に対応しきれない場合があります。特に弁護士ひとりの事務所であれば、移動中や裁判中など電話対応が難しいタイミングも多くあるでしょう。電話に気付いたとしてもすぐに折り返しができないケースもあるため、場合によっては案件を取りこぼしてしまう可能性も十分に考えられます。

また、スタッフが事務所にいる場合でも複数の電話が鳴った場合に対応しきれない、ということもあるでしょう。

事務員を採用することが難しい

事務所を開業したばかりのタイミングなどは、まだ余裕がなく事務員の採用が難しいこともあります。このような場合には、自分ひとりで電話対応を行うことになるため、タイミングによっては電話に出られない場面も多くなります。

また、忙しく時間的な余裕がなく事務員の採用ができないといった可能性も考えられます。

スタッフへの負担が大きくなる

弁護士法律事務所に勤める事務スタッフは、さまざまな業務を担当することになります。例えば弁護士の秘書的なサポートをしたり、事務的な業務を担当するスタッフもいます。また、来客対応や電話対応などの業務も行います。

人手が少ない事務所の場合には、昼休みなどの時間帯でも対応をせざるを得ないケースも考えられ、スタッフひとりにかかる負担が大きくなる点も課題の1つといえます。

電話以外の業務に集中できない

案件の電話のほかにも営業電話が多くかかってくるケースもあります。このような場合、時間が奪われますし、すぐに電話が終わったとしても集中力が切れてしまいますので、業務効率の低下にもつながってしまいます。要件を確認し、必要な電話のみに対応したいと考えることもあるでしょう。

電話代行により得られる3つのメリット

メリットその1.優れたコストパフォーマンス

電話対応などを任せられる事務スタッフを雇用するか、それとも電話代行サービスを導入するかで迷っているのであれば、後者の方法がおすすめです。というのも、事務スタッフを雇用するのであれば、仮に最低賃金で雇うことができたとしても、平日8時間の勤務をしてもらう場合、1ヶ月あたりの給与は最低でも十数万円以上になってしまいます。一方、電話代行サービスであれば、月額の料金は、1ヵ月分の事務スタッフの給与よりもはるかに低い金額である場合がほとんどです。

電話代行なら教育のコスト・手間を省ける

また、弁護士法律事務所では相手に好印象を与えるスムーズな電話対応スキルだけでなく、法律関係の問い合わせ内容を、理解できる知識も求められます。未経験のスタッフを雇う場合、そのための教育も必要です。弁護士法律事務所のニーズに対応可能な電話代行サービスに任せるのであれば、いわば電話対応のプロともいえるオペレーターが仕事を担当するため、教育は不必要です。

メリットその2.相手に安心感を与えられる

弁護士法律事務所に電話で問い合わせてくる顧客の中でも、特に新規の顧客の場合、何らかの問題を抱えています。問題を相談したくて電話をしたのに、対応スキルが低いと、「この事務所は本当に信頼できるのだろうか」という不安を抱かせてしまうでしょう。向かい合って目を合わせながら話す場合と違い、声だけで好印象を与えるスキルが重要になってきます。

電話代行会社のオペレーターになら「事務所の顔」を任せられる

電話対応は、事務所自体の第一印象に大きく影響します。重要な仕事ですから、やはり即戦力として質の高い電話対応が望まれます。弁護士法律事務所ですから、「親身になってくれているな」と感じさせる温かさも大切です。電話代行会社の中には、無料お試し期間を用意しているところもあるので、そういったスキルをもつオペレーターが業務を担当してくれるかどうか、じっくりと検討することが可能です。

メリットその3.　仕事の効率アップにつながる

電話対応をオペレーターに任せれば、効率的な仕事がしやすくなります。入電レポートをチェックすれば、その中には「優先順位が高い案件」と「そうではない案件」と区別しやすくなるため、優先すべき案件から、順次折り返し電話をすることができるのです。

弁護士法律事務所への入電の取りこぼしを防止

弁護士法律事務所へ頻繁な入電がある場合でも、取りこぼしが起こりにくくなるのも、電話代行サービスを導入するメリットのひとつです。1オフィスに1人の事務員のみが常駐している場合と異なり、オペレーターが数名でスタンバイしているため、多数の入電にも対応できる体制が整っています。

サービスが充実している電話代行業者

google検索「電話代行サービス」上位30社の中から「月額定額プランあり」「クレーム対応可」の条件を満たす電話代行サービスをピックアップし、該当する3社の最安プランをサービス内容・料金で比較しました。※調査実施日：2023年6月12日

	士業向け士業の信頼をサポート！導入実績が多い電話代行サービス	スタートアップ向け個人事業主やスタートアップ企業向けの成長を支援！	病院・クリニック向け患者対応を強化！予約の取りこぼしを防ぐ
	CUBE電話代行サービス引用元：CUBE電話代行センター公式HP（https://www.cube108.jp/） CUBEのプランを確認する CUBEの詳細を見る	BusinessCall 引用元：BusinessCallHP （https://businesscall.jp/） BusinessCallのプランを確認する BusinessCallの詳細を見る	株式会社ワールドオフィス引用元：株式会社ワールドオフィス（http://www.worldoffice.co.jp/）ワールドオフィスのプランを確認するワールドオフィスの詳細を見る
	【特徴】全国356の弁護士法律事務所が利用受電実績 128,952件以上	【特徴】月額税込5,500円から利用可能個人事業主やスタートアップ企業向け	【特徴】ご利用中のクリニック関連 9業種が利用クライアント様専用カルテにて電話受付
月額	\10,000～ (弁護士・法律事務所様へおすすめプラン\15,000～)	\5,000～	\15,000～
コール数（月）	50	40	50
対応サービス	応答後転送メール連絡各種チャット報告スケジュール対応クレーム対応担当者別連絡振分	メール連絡クレーム対応	クレーム対応
主なオペレーター	正社員・正社員登用前の契約社員（電話応対技能検定・秘書検定保有）	記載なし	女性オペレーター（秘書検定保有）

弁護士法律事務所のニーズに対応する電話代行

数ある電話代行会社の中から、弁護士法律事務所のニーズにしっかりと応えるメニューやサービスに対応しているところを選ぶことが大切です。例えば、弁護士に相談したい問題を抱えている新規の問い合わせは、時間帯や曜日を問いません。そのため、365日24時間の対応が可能な会社を選ぶのが賢明です。あるいは、弁護士事務所に特化したサービスを提供しているところもあります。

弁護士法律事務所に特化している電話代行サービスとは

弁護士法律事務所に特化している電話代行会社には、具体的にどのような特徴があるのでしょうか。

主なものとして挙げられるのは、常時電話対応が可能なプランを用意している点です。24時間、長期休暇も含めて、途切れることなくサービスが稼働してくれます。また、他の業界でも同様ではありますが、個人情報の保護を徹底していて、Pマークを取得しているところもあります。さらに、電話受付業務を担当するオペレーターが、法律用語の知識を持っているため、少し専門的な問い合わせであっても、内容を正確に把握できる点です。

オーダーメイドの電話代行サービス

固定のプランだけでなく、利用者のニーズに、柔軟に対応してくれる電話代行会社が理想的です。それぞれの利用者にとって無駄のない、いわばオーダーメイドのようなサービス設定が可能であれば、自分が運営する弁護士法律事務所にも、大きくプラスにはたらくでしょう。

電話代行を導入した法律事務所の体験談

業務を効率的にこなせるようになりました

電話代行サービスを利用するようになってから、以前よりも受任率がアップしました。かかってきた電話をオペレーターさんが取りこぼしなく対応してくれるのが大きな理由だと思います。お客さんは、弁護士法律事務所に電話をかけたときに、1度目で繋がらないと、すぐに別の弁護士法律事務所に相談してしまう場合が少なくありません。そのため、あとから折り返しても、他事務所に依頼済みであることもしばしば。

オペレーターさんが電話対応してくれるようになってからは、あとから折り返すケースであっても、お客さんが待っていてくれる確率が高くなったのです。「折返しの電話を待っていましたよ」と喜んでくれるケースが多いため、受任率の増加につながっているのだと思います。

英語対応のレベルも高く、日本語対応も丁寧

国際M&Aに関する案件等も扱っているため様々な方から電話がありますが、英語対応も想像していたよりレベルが高くOKで助かっています。日本語対応もとても丁寧にご対応いただき、詳細な伝言を頂いています。

引用元：My Team108（https://myteam108.jp/law/#about）

専門的な内容が多い中でもしっかりと対応してくださる

独立当初は事務員もおらず電話はすべて携帯転送で、打ち合わせ後や移動中に折り返し連絡をしておりました。
そんなとき、あるお客さまから「会社に電話をしているのに誰も出ないのはいかがなものか」との指摘を受け、「このままではいけない」と思い、ビジネスアシストさんとのお付き合いが始まりました。
その後は「感じの良い人が入ったね！」と、何人ものお客さまにお言葉を頂戴できるようになりました。お客さまや見込み客だけでなく、税務署、市役所、法務局、年金事務所など、専門的な内容が多いなか、きちんと対応してくださるクオリティの高さに感服いたしました。（後略）

引用元：株式会社ビジネスアシスト（https://www.biz-assist.co.jp/voice/）

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