電話代行や電話秘書、そのメリットから選び方まで
電話代行や電話秘書、そのメリットから選び方まで
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法律事務所の業務をスムーズかつ効率的に行なうためには、電話代行サービスの導入が有効です。法律事務所という業界に特有の性質を、しっかりと考慮した上でメニューを設けている電話代行会社もあります。電話代行を利用している事務所の体験談もあわせて紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。
電話対応などを任せられる事務スタッフを雇用するか、それとも電話代行サービスを導入するかで迷っているのであれば、後者の方法がおすすめです。というのも、事務スタッフを雇用するのであれば、仮に最低賃金で雇うことができたとしても、平日8時間の勤務をしてもらう場合、1ヶ月あたりの給与は最低でも十数万円以上になってしまいます。一方、電話代行サービスであれば、月額の料金は、1ヵ月分の事務スタッフの給与よりもはるかに低い金額である場合がほとんどです。
また、法律事務所では相手に好印象を与えるスムーズな電話対応スキルだけでなく、法律関係の問い合わせ内容を、理解できる知識も求められます。未経験のスタッフを雇う場合、そのための教育も必要です。法律事務所のニーズに対応可能な電話代行サービスに任せるのであれば、いわば電話対応のプロともいえるオペレーターが仕事を担当するため、教育は不必要です。
法律事務所に電話で問い合わせてくる顧客の中でも、特に新規の顧客の場合、何らかの問題を抱えています。問題を相談したくて電話をしたのに、対応スキルが低いと、「この事務所は本当に信頼できるのだろうか」という不安を抱かせてしまうでしょう。向かい合って目を合わせながら話す場合と違い、声だけで好印象を与えるスキルが重要になってきます。
電話対応は、事務所自体の第一印象に大きく影響します。重要な仕事ですから、やはり即戦力として質の高い電話対応が望まれます。法律事務所ですから、「親身になってくれているな」と感じさせる温かさも大切です。電話代行会社の中には、無料お試し期間を用意しているところもあるので、そういったスキルをもつオペレーターが業務を担当してくれるかどうか、じっくりと検討することが可能です。
電話対応をオペレーターに任せれば、効率的な仕事がしやすくなります。入電レポートをチェックすれば、その中には「優先順位が高い案件」と「そうではない案件」と区別しやすくなるため、優先すべき案件から、順次折り返し電話をすることができるのです。
法律事務所へ頻繁な入電がある場合でも、取りこぼしが起こりにくくなるのも、電話代行サービスを導入するメリットのひとつです。1オフィスに1人の事務員のみが常駐している場合と異なり、オペレーターが数名でスタンバイしているため、多数の入電にも対応できる体制が整っています。
数ある電話代行会社の中から、法律事務所のニーズにしっかりと応えるメニューやサービスに対応しているところを選ぶことが大切です。例えば、弁護士に相談したい問題を抱えている新規の問い合わせは、時間帯や曜日を問いません。そのため、365日24時間の対応が可能な会社を選ぶのが賢明です。あるいは、弁護士事務所に特化したサービスを提供しているところもあります。
法律事務所に特化している電話代行会社には、具体的にどのような特徴があるのでしょうか。
主なものとして挙げられるのは、常時電話対応が可能なプランを用意している点です。24時間、長期休暇も含めて、途切れることなくサービスが稼働してくれます。また、他の業界でも同様ではありますが、個人情報の保護を徹底していて、Pマークを取得しているところもあります。さらに、電話受付業務を担当するオペレーターが、法律用語の知識を持っているため、少し専門的な問い合わせであっても、内容を正確に把握できる点です。
固定のプランだけでなく、利用者のニーズに、柔軟に対応してくれる電話代行会社が理想的です。それぞれの利用者にとって無駄のない、いわばオーダーメイドのようなサービス設定が可能であれば、自分が運営する法律事務所にも、大きくプラスにはたらくでしょう。
電話代行サービスを利用するようになってから、以前よりも受任率がアップしました。かかってきた電話をオペレーターさんが取りこぼしなく対応してくれるのが大きな理由だと思います。お客さんは、法律事務所に電話をかけたときに、1度目で繋がらないと、すぐに別の法律事務所に相談してしまう場合が少なくありません。そのため、あとから折り返しても、他事務所に依頼済みであることもしばしば。
オペレーターさんが電話対応してくれるようになってからは、あとから折り返すケースであっても、お客さんが待っていてくれる確率が高くなったのです。「折返しの電話を待っていましたよ」と喜んでくれるケースが多いため、受任率の増加につながっているのだと思います。
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CUBE電話代行サービス
引用元：CUBE電話代行センター公式HP（https://www.cube108.jp/） |
株式会社プレッシオ
引用元：プレッシオ公式HP（https://www.pressio.co.jp/products/agency_service/common/） |
ハートフルコールセンター
引用元：ハートフル |
有限会社アシスト
引用元：アシスト公式HP（https://www.tel-assist.co.jp/） |
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| 月額 | \10,000 | \10,000 | \4,000 | \6,000 |
| コール数（月） | 50 | 48 | 30 | 30 |
| 転送・取次 | ● | - | ● | - |
| 電話連絡 | ● | - | - | ● |
| メール連絡 | ● | ● | ● | - |
| クレーム対応 | ● | ● | ● | ● |
| 保証・返金制度 | ● | - | - | - |
| 主なオペレーター | 正社員・正社員登用前の契約社員 | 記載なし | 記載なし | 正社員 |
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