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弁護士法律事務所に電話代行を導入するメリットとは

弁護士法律事務所の業務をスムーズかつ効率的に行なうためには、電話代行サービスの導入が有効です。弁護士法律事務所という業界に特有の性質を、しっかりと考慮した上でメニューを設けている電話代行会社もあります。電話代行を利用している事務所の体験談もあわせて紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

弁護士・法律事務所の電話対応でこんなお悩みありませんか？

弁護士・法律事務所の電話対応にはさまざまな悩みがつきものです。ここでは、弁護士・法律事務所の電話対応において発生しがちな悩みについてまとめました。

電話対応における課題

電話対応における課題としては、下記のようなものが考えられます。

電話に対応しきれず案件の取りこぼしがある

スタッフが少ない事務所の場合には電話に対応しきれない場合があります。特に弁護士ひとりの事務所であれば、移動中や裁判中など電話対応が難しいタイミングも多くあるでしょう。電話に気付いたとしてもすぐに折り返しができないケースもあるため、場合によっては案件を取りこぼしてしまう可能性も十分に考えられます。

また、スタッフが事務所にいる場合でも複数の電話が鳴った場合に対応しきれない、ということもあるでしょう。

事務員を採用することが難しい

事務所を開業したばかりのタイミングなどは、まだ余裕がなく事務員の採用が難しいこともあります。このような場合には、自分ひとりで電話対応を行うことになるため、タイミングによっては電話に出られない場面も多くなります。

また、忙しく時間的な余裕がなく事務員の採用ができないといった可能性も考えられます。

スタッフへの負担が大きくなる

弁護士法律事務所に勤める事務スタッフは、さまざまな業務を担当することになります。例えば弁護士の秘書的なサポートをしたり、事務的な業務を担当するスタッフもいます。また、来客対応や電話対応などの業務も行います。

人手が少ない事務所の場合には、昼休みなどの時間帯でも対応をせざるを得ないケースも考えられ、スタッフひとりにかかる負担が大きくなる点も課題の1つといえます。

電話以外の業務に集中できない

案件の電話のほかにも営業電話が多くかかってくるケースもあります。このような場合、時間が奪われますし、すぐに電話が終わったとしても集中力が切れてしまいますので、業務効率の低下にもつながってしまいます。要件を確認し、必要な電話のみに対応したいと考えることもあるでしょう。

電話代行により得られる3つのメリット

メリットその1. 優れたコストパフォーマンス

電話対応のために事務スタッフを雇うか、電話代行サービスを導入するか悩んでいる場合、電話代行サービスの方が断然おすすめです。

事務スタッフを雇用：最低でも十数万円/月の給与が必要
電話代行サービス：月額コストが大幅に低いのが一般的

電話代行なら教育のコスト・手間を省ける

弁護士法律事務所では、スムーズな電話対応スキルに加えて、法律知識も求められます。未経験スタッフを育成するには時間もコストもかかりますが、専門知識を備えたオペレーターが対応する電話代行なら、教育の手間が不要です。

メリットその2. 相手に安心感を与えられる

法律事務所に連絡する顧客の多くは、何らかの不安や問題を抱えている新規顧客です。その最初の対応が信頼感を左右するため、電話対応の質は非常に重要です。

電話代行会社のオペレーターになら「事務所の顔」を任せられる

声だけで好印象を与えるには、プロならではのスキルが必要です。
特に法律事務所では、「親身になってくれている」と感じさせる温かみが重要です。
無料お試し期間を設けている代行会社もあるため、実際の対応品質を確認してから導入できます。

メリットその3. 仕事の効率アップにつながる

電話対応をアウトソースすることで、本来の業務に集中しやすくなります。
電話代行サービスから届く「入電レポート」を活用すれば、

対応すべき優先度の高い案件を把握しやすい
重要な案件から効率的に折り返し対応が可能

弁護士法律事務所への入電の取りこぼしを防止

常駐スタッフが1名のみという体制では、どうしても入電対応に限界があります。
しかし、電話代行なら複数オペレーターがスタンバイしているため、取りこぼしのリスクが大幅に軽減されます。

サービスが充実している電話代行業者

google検索「電話代行サービス」上位30社の中から「月額定額プランあり」「クレーム対応可」の条件を満たす電話代行サービスをピックアップし、該当する3社の最安プランをサービス内容・料金で比較しました。※調査実施日：2023年6月12日

	士業向け士業の信頼をサポート！導入実績が多い電話代行サービス	スタートアップ向け個人事業主やスタートアップ企業向けの成長を支援！	病院・クリニック向け患者対応を強化！予約の取りこぼしを防ぐ
	CUBE電話代行サービス参照元：CUBE電話代行センター公式HP（https://www.cube108.jp/） CUBEのプランを確認する CUBEの詳細を見る	BusinessCall 引用元：BusinessCallHP （https://businesscall.jp/） BusinessCallのプランを確認する BusinessCallの詳細を見る	株式会社ワールドオフィス引用元：株式会社ワールドオフィス（http://www.worldoffice.co.jp/）ワールドオフィスのプランを確認するワールドオフィスの詳細を見る
	【特徴】全国356の弁護士法律事務所が利用受電実績 128,952件以上	【特徴】月額税込5,500円から利用可能個人事業主やスタートアップ企業向け	【特徴】ご利用中のクリニック関連 9業種が利用クライアント様専用カルテにて電話受付
月額	\10,000～ (弁護士・法律事務所様へおすすめプラン\15,000～)	\5,000～	\15,000～
コール数（月）	50	40	50
対応サービス	応答後転送メール連絡各種チャット報告スケジュール対応クレーム対応担当者別連絡振分	メール連絡クレーム対応	クレーム対応
主なオペレーター	正社員・正社員登用前の契約社員（電話応対技能検定・秘書検定保有）	記載なし	女性オペレーター（秘書検定保有）

弁護士法律事務所の電話代行会社の選び方

法律に関する十分な専門性がある

弁護士法律事務所で受ける電話は、依頼者の法的トラブルに関する内容や、各種法手続きについての相談が大半を占めます。そのため、電話応対のオペレーターにも、単なるマナーの良さ以上の「業務理解」が求められます。
仮に、電話に出たスタッフが法律に対する知識が乏しい場合、「この事務所は大丈夫か？」という疑念を持たれてしまうおそれがあり、それが事務所全体の信頼を揺るがす原因にもなりかねません。

電話代行会社を選定する際は、弁護士法律事務所向けの対応経験が豊富であるか、またオペレーターに一定以上の法務知識があるかどうかがポイントです。特に、専門性が事務所の価値を支える職種だからこそ、電話応対の質と知識レベルが結果的に事務所の印象に直結します。

セキュリティ体制がしっかりしている

法律事務所では、クライアントの個人情報や企業の機密情報など、厳重な管理が求められる内容が日常的に取り扱われます。電話応対でも、依頼者が相手を「事務所の人」として認識して話すケースが多いため、何気ない一言が重大な情報漏洩につながるリスクをはらんでいます。

そのため、電話代行会社を選ぶ際には、情報保護に関する体制が整っているかどうかを必ず確認することが重要です。例えば、以下のようなセキュリティ措置があれば安心材料となるでしょう。

プライバシーマークやISO認証の取得
オペレーターの守秘義務教育の実施
録音データの暗号化と厳格なアクセス管理

セキュリティ体制は、「信頼できるパートナーかどうか」の判断基準にもなります。実際の運用面まで目を向けるようにしましょう。

適切に依頼範囲を指定できる

電話代行を依頼する場合、依頼したい業務内容の範囲を自社で明確にし、それを柔軟に受け入れてくれる業者を選ぶことが大切です。電話の一次対応だけでなく、対応内容の報告手段、緊急連絡の有無など、細かい運用ルールが事務所ごとに異なるため、画一的なサービスでは対応に限界が生じます。

一例としては、次のような業務の組み合わせが考えられます：

電話応対と折返し連絡の要否確認
メールでの要件報告
特定条件下での直接転送やSMS連絡

業務の無駄を省き、コストを最適化するためにも、「必要な範囲だけを的確に依頼できるかどうか」が重要です。対応範囲が広いことが一概にメリットとは限りませんので、必要最低限かつ柔軟な体制を持った電話代行会社を選びましょう。

適切な時間帯にサービスを利用できる

法律事務所の稼働時間は一般的な営業時間に準じていますが、実際にはクライアントの都合や事件の対応により、早朝・夜間・休日の電話が入ることも珍しくありません。特に、新規顧客は思い立ったタイミングで連絡を取ろうとするため、時間帯に縛られない柔軟な対応が求められます。

そのため、サービス対応時間の柔軟性が高い電話代行会社は非常に重宝されます。具体的には以下のような条件が挙げられます：

平日夜間や土日祝日をカバーしている
繁忙期や年末年始などの特別対応が可能
事務所側で不要な時間帯は対応を外せる

事務所スタッフの負担を軽減しながら、顧客からの連絡機会を逃さないよう、必要な時間帯に的確に対応してくれるサービスを選びましょう。

同業者の導入実績が多く評判が良い

弁護士や税理士などの士業に特化した対応実績が豊富な電話代行会社は、特有の業務内容や顧客心理に精通していることが多く、非常に頼りになります。同じ士業事務所が多く利用しているということは、それだけサービスの質や対応力が評価されているという証でもあります。

また、実績に自信のある会社は、自社のホームページや導入事例のページで積極的に事例紹介を行っていることが多いです。過去の事例を見ることで、自分の事務所に適しているかどうかの判断がしやすくなります。

弁護士法律事務所の電話代行会社チェックポイント

受電者の教育

法律事務所の電話は、単なる問い合わせ対応ではなく、信頼の入り口とも言える重要な業務です。電話に出るオペレーターが、業務の専門性や用語の意味を理解していなければ、ミスや誤解を生む恐れがあります。

そのため、電話代行会社を選ぶ際は、「どのような教育が行われているか」に注目してください。丁寧かつ的確な電話応対には、業務知識だけでなく、言葉遣いや対応マナーも含めた総合的な教育が不可欠です。

正確性

法律事務所では、一つの聞き間違いや伝え漏れが重大なトラブルを引き起こす可能性があります。特に、裁判所からの連絡やクライアントの緊急相談など、正確な情報伝達が求められる場面では、オペレーターの判断力と記録力が問われます。

スタッフの質だけでなく、会社全体として「正確な対応を最重視しているか」という観点でチェックすることが大切です。

スピード

新規顧客が電話をして、つながらなかった場合、すぐに別の法律事務所に連絡をするケースは少なくありません。つまり、スピード感のある対応が依頼獲得の決め手になることも多くあります。

即応体制や報告のタイムラグが少ない運用ルールが整っている電話代行会社を選ぶことで、信頼性と顧客満足度の両方を高めることができます。

コミュニケーション

法律相談はデリケートな話題であることが多く、電話口の対応一つで相談者の安心感や信頼度が大きく変わります。緊張している顧客に寄り添うような姿勢や、わかりやすく丁寧な説明ができるスキルが求められます。

顧客の状況や心理を読み取る力、感情の機微に配慮したコミュニケーション力を備えたオペレーターが対応しているかどうかも重要です。

セキュリティ

最後に、セキュリティ対策の有無は絶対に見落としてはいけないチェックポイントです。ISO27001やプライバシーマークの取得状況を確認することで、情報管理体制のレベルを測ることができます。

加えて、録音内容の保管期間、アクセス管理、社外とのデータ連携の有無などもチェックしておくとよいでしょう。情報漏洩は顧客との信頼関係を一瞬で壊すリスクがあるため、どれだけ信頼して任せられる体制かを見極める必要があります。

弁護士法律事務所のニーズに対応する電話代行

弁護士法律事務所に特化している電話代行サービスとは

数ある電話代行会社の中には、弁護士法律事務所を主な顧客としている「専門特化型」のサービスを展開しているところもあります。こうした業者は、弁護士業務の特性や顧客対応の注意点を熟知しており、より高品質な対応が期待できます。

特化型サービスの特徴としては、以下のような点が挙げられます。

24時間365日の対応が可能で、深夜・早朝・祝日などもカバーできる
オペレーターが法律用語や専門業務の流れを理解している
守秘義務教育や個人情報保護体制が徹底されている

このように、弁護士業務に最適化された運用体制が整っていることで、事務所の信頼性や顧客満足度を高めることができます。電話対応は、事務所の第一印象を左右する重要なポイント。だからこそ、法律業務に精通した代行会社を選ぶ意義は大きいのです。

オーダーメイドの電話代行サービス

弁護士法律事務所は、取り扱う分野（民事、刑事、家事、企業法務など）や、所員数、対応エリアなどによって運営スタイルが大きく異なります。そのため、あらかじめ決められたプランをただ選ぶのではなく、自社のニーズに沿ってカスタマイズできる「オーダーメイド型」の電話代行が理想的です。

たとえば以下のような要望にも、柔軟に対応できる体制が望まれます。

日中の特定時間帯だけ対応を委託したい
緊急案件のみ弁護士に即連絡、通常案件は日次レポートで報告
英語や外国語による電話も受けてほしい

このように、事務所の事情に合わせて業務範囲や対応レベルを細かく調整できるサービスであれば、業務効率と費用対効果の両面でメリットがあります。電話対応を事務所運営の強みに変えるには、「融通が利く会社」との連携がカギとなります。

電話代行を導入した法律事務所の体験談・事例

正確な聞き取りと迅速な報告で継続利用

独立当初にコストを抑えつつ電話代行を検討していた弁護士法人横浜パートナー法律事務所は、法律事務所の電話対応に求められる「正確さ」「機密保持」に加え「顧客サービス」への対応を重視し、外部委託を選択しました。

導入後は正確な聞き取りとメールでの迅速な報告、緊急時の携帯連絡が運用に合致し、利用者からの印象も良いとのフィードバックがあり、現在も継続利用していると紹介されています。

引用元：株式会社ビジネスアシスト公式HP（https://www.biz-assist.co.jp/voice/）

英語対応のレベルも高く、日本語対応も丁寧

国際M&Aに関する案件等も扱っているため様々な方から電話がありますが、英語対応も想像していたよりレベルが高くOKで助かっています。日本語対応もとても丁寧にご対応いただき、詳細な伝言を頂いています。

引用元：My Team108（https://myteam108.jp/law/#about）

専門的な内容が多い中でもしっかりと対応してくださる

独立当初は事務員もおらず電話はすべて携帯転送で、打ち合わせ後や移動中に折り返し連絡をしておりました。
そんなとき、あるお客さまから「会社に電話をしているのに誰も出ないのはいかがなものか」との指摘を受け、「このままではいけない」と思い、ビジネスアシストさんとのお付き合いが始まりました。
その後は「感じの良い人が入ったね！」と、何人ものお客さまにお言葉を頂戴できるようになりました。お客さまや見込み客だけでなく、税務署、市役所、法務局、年金事務所など、専門的な内容が多いなか、きちんと対応してくださるクオリティの高さに感服いたしました。（後略）

引用元：株式会社ビジネスアシスト（https://www.biz-assist.co.jp/voice/）

詳細まで聞き取ってくれるので対応が楽になる

利用前は、電話の取りこぼしが無くなれば良いかなとあまり期待せず、申し込みました。裁判所民事部からの日程調整、事件番号や詳細を詳しく聞き取ってくれるので、その後の対応がすごく楽です。事務所に居てる時も受けてもらっているのですが、営業電話は断ってくれて、その他の電話も用件を聞いた上で、つないでくれるのがすごく便利です。

引用元：CUBE電話代行サービス（https://www.cube108.jp/case/case8.html#case-voice）