電話代行や電話秘書、そのメリットから選び方まで
電話代行や電話秘書、そのメリットから選び方まで
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エステサロンは、女性のあこがれの場所と言っても良いでしょう。リラックスした雰囲気の中、さまざまな施術を受けられることは、自分へのご褒美と考えている方も多いのではないでしょうか。お客様にリラックスと美しさを提供することは、エステサロン側にとっては、一種のイメージ戦略です。もちろん、実際の施術も重要ですが、お客様はエステサロンのイメージにも料金を払っているのです。
いわば、理想的なリラックス空間を提供するべきエステサロンですが、そこに電話の音が頻繁に鳴り響いたり、エステティシャンが施術の途中で電話に出てしまったら、演出していたリラックス空間が台無しになってしまう可能性もあります。
お客様によっては、「自分に対しての施術に集中してくれない」と感じて次回の来店を取りやめてしまうこともあり得るでしょう。そのようなことになれば、サロンは損失を負うばかりか、「リラックスできないサロン」というイメージまでついてしまうかもしれません。
そのようなイメージダウンを防止するためには、電話代行サービスの活用も検討してみてはいかがでしょうか。大手のチェーン店などでは、エステティシャンのほかに受付担当の人員などもいるかもしれませんが、中小のエステサロンでは、専任の担当に人員を割くのは非常に困難だと思います。電話代行サービスならば、専任者を置くよりもリーズナブルにサロンのイメージを守ることができるでしょう。
また、電話代行を利用することで、施術に集中できるようになるなど、エステティシャン・お客さんの双方にメリットを感じられる方法だと言えます。
エステサロンでは、エステティシャンの方がお客様の身体に触れて施術をします。その場合、肌触りの良いローションやオイルを使用するのが通常でしょう。このローションやオイルの感触や香りがエステサロンのリラックスした雰囲気を醸し出していると言っても過言ではないでしょう。
しかし、エステティシャンの方は施術中、手にオイルやローションが付着していると言うことです。そこに問い合わせなどの電話がかかってきた場合、手に付着したものを拭き取ってから出る必要があります。時には対応できずに切れてしまうこともあるでしょう。
また、最近の感染症による衛生観念から見れば、施術中に電話に触れることはオススメできることではありません。専任スタッフがいない場合には、電話代行サービスの活用も顧客に対するサービスの一環だと言えます。
小中規模のエステサロンでは、電話代行サービスを導入されているオーナーさんは多くいらっしゃいます。営業中の対応によって施術に集中できるということはご紹介しましたが、営業時間外でも電話対応してくれる効果もあります。
留守番電話やメールでの対応も良いのですが、やはり多くのお客様は実際にお話して予約をしたいと思っています。「電話を掛けたけれど、留守番電話なら別のお店に予約してみよう」と、予約を諦めてしまう方も少なくないでしょう。新規のお客さんを獲得するためには、電話代行サービスを利用して時間外も効率的に予約を取り込みましょう。
エステサロンが電話代行サービスを導入するさまざまなメリットを紹介してきましたが、実は業者の選び方にはいくつかの注意点があります。
最初に注意することは、なるべく電話対応を24時間おこなっている業者を選ぶことです。エステサロンを利用する女性には働いている方も多く、予約の電話が夜間になることも少なくありません。また、夜中に友人と電話で話していて、エステの話題になり急に行きたくなるなど予約を受け入れるシチュエーションはさまざまです。24時間人が対応してくれれば、安心感や信頼感も増加します。
オペレーターの教育がしっかりとしていることも大切なポイントです。エステサロンのメニューやオプションなどをしっかりとマニュアル化してくれて、単なる「問い合わせ」を「予約」に結びつけてくれる対応が重要です。
特に初めてのお客さんの場合には、電話の応対の良し悪しで予約を入れるかどうかを決める傾向があります。感じの良い対応はもちろん、「このサロンに行ってみたい」と思っていただけることが重要なのです。ただ漫然と予約日時を記録するだけではなく、積極的に対応できるオペレーターが理想と言えます。
最後は、クレームの対応です。これが一番難しいことかもしれません。お客様のクレームを冷静に聞いて、その本質がどこにあるのかを正確に把握する。そして、丁寧に記録をしてサロンにフィードバックしてくれることが理想的です。
エステサロンにとって、クレームは無いに越したことはありませんが、実際にはゼロはありえません。肝心なのはクレームをマイナスと捉えずに、改善する機会だと捉えて努力していくことです。それには、正確なクレーム内容の聞き取りをしてくれる電話代行サービス業者が必要となるのです。
このページで説明してきたように、電話代行サービスの利用はお店側だけなく、利用者にもメリットを与えられるサービスでもあります。電話対応に悩みを抱えている場合は、一度電話代行会社に相談してみるのも一つの手だといえるでしょう。
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電話代行サービス3選
電話代行サービスの導入を検討している人がインターネットで検索している89社※の中から、プランに含まれているサービス内容が多い順に5社をピックアップ。
プラン内容や返金保証制度、口コミ評判などを調査しました。
※Googleの検索エンジンを用い、「電話代行サービス」で検索した結果を基に89社を選出（2021年8月25日時点）。
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プラン内容 |
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16 | 社名＋個人名対応／基本対応／用件の聴取外出対応／戻り時間の伝達／応答後転送／即時電話連絡／即時メール連絡／在籍者登録／時間外アナウンス／クレーム一次対応／簡易受付／ホットライン／ボイスメール／連絡先複数登録／複数同時メール送信／用件別連絡先振り分け携帯電話への再連絡 |
| 渋谷オフィス公式HP | あり （30日以内で全額保証） |
10 | 社名＋個人名対応／基本対応／用件の聴取／外出対応／即時電話連絡／会社情報案内／スケジュール登録／営業電話の判別対応／携帯連絡サービス／携帯電話への再連絡 |
| ビジネス アシスト公式HP |
あり （1ヵ月以内で全額返金） |
10 | 社名＋個人名対応／基本対応／用件の聴取／外出対応／即時電話連絡／在籍者登録／スケジュール登録／時間外アナウンス／勧誘セールス電話分別／ホットライン |
| ベルシステム24公式HP | あり （14日以内で全額返金） |
4 | 社名＋個人名対応／基本対応／即時メール連絡／スケジュール登録 |
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