レンタルオフィスの利点とは？電話代行のサービスを活用する

企業の信頼性を高める電話代行業者のレンタルオフィスサービス

営業力が最重要視される新興企業では、数多くの取引先と名刺交換を行うことになります。一般企業のサラリーマンでも、年間1,000枚以上の名称を配っているとされています。新興企業にとって名を売るための名刺交換は、非常に重要なツールとなるのです。

近年では、自宅を事務所にしている企業も珍しくはありません。しかし、会社の所在地がアパートやマンションなどでは企業の信頼性も疑われかねません。一等地とは言わなくても、せめて所在地ぐらいはオフィスビルであった方がいいでしょう。

このような時に非常に効果的なのが、電話代行業者のレンタルオフィスサービスです。ここでは新興企業が電話代行を併せて利用したい、レンタルオフィスサービスについて解説します。

よきパートナーとなるレンタルオフィスの概要とは

レンタルオフィスは俗に言う「住所貸し」とは違い、ビジネスユースに特化した設備が整っています。自社の作業性を高めるサービスを見ていきましょう。

レンタルオフィスの概要

レンタルオフィスとはオフィスとして使用できる個室スペースと、会議室や打ち合わせに使える共有スペースを兼ね備えた賃貸オフィスです。業務に必要となる椅子やテーブル、共有の複合機などがあらかじめ用意されているため、事務所開設にかかるコストを削減できるメリットがあります。

都心部の駅近くという、恵まれた立地に住所を構えるレンタルオフィスも多いため、取引先への信頼性も担保できるでしょう。

レンタルオフィスで利用できる設備には、一体どのようなものがあるのでしょうか。

レンタルオフィスで利用できる設備一覧

オフィススペース

デスク、椅子、インターネット回線、専用メールボックス、書庫、日程ボード、セキュリティシステム等

共有スペース

会議室、複合機、FAX、シュレッダー、事務用品各種、新聞、喫煙所、コーヒーメーカー、ウォーターサーバー等

レンタルオフィスは賃貸に比べ割高？

充実した設備が整っているレンタルオフィスですが、賃貸オフィスと比べるとその賃料は割高になる傾向にあります。

都心部でも築年数が経過した物件では、相場よりも安い賃料で借りることが可能です。オフィス機器も必要最小限の物だけを揃えるなどコスト削減に努めれば、包括的に見ても賃貸オフィスの方が経費削減は期待できるでしょう。

初期コストとランニングコスト。どちらを重要視するかによって、選択肢も異なるのです。

まずはレンタルオフィスから利用する

起業したばかりの会社では、思わぬ形で出費が発生することが多々あります。臨機応変に対応できる環境作りが大切となるため、当面はレンタルオフィスを利用した方がいいかもしれません。業務をしていく中でオフィスに求められる立地条件、面積、設備等が分かってくるでしょう。これらを明確にしておくことで、失敗のない賃貸オフィス選びが可能となります。

レンタルオフィスを利用する前に知っておくべきこと

レンタルオフィスは、電話代行業者のオプションサービスとして利用することが可能です。しかし、電話代行業者によっては、バーチャルオフィスにしか対応していない場合もあります。サービス内容の異なるレンタルとバーチャルの違いをしっかり認識するようにしましょう。

レンタルオフィスとバーチャルオフィスの違いとは

個室オフィスが割り振られ、作業スペースとして使用できるレンタルオフィスとは違い、バーチャルオフィスは私書箱や電話受け継ぎの対応のみを行うサービスになります。レンタルオフィスよりも安い価格で利用できるため、住所を借りるだけというケースではバーチャルオフィスでも問題ないでしょう。

しかし、近年では振り込み詐欺や出会い系サイトの事務所として、バーチャルオフィスを悪用しているケースが目立ちます。そのため、銀行や大手取引先からは、いい印象を持たれない恐れがあることを理解しておきましょう。

レンタルオフィスを探す際のポイントとは

立地

どのような使用目的であれ、物件を借りる際に重要となるのが立地です。レンタルオフィスは好立地に建っている傾向があるため、幅広い選択肢から物件選びができるでしょう。

ビジネスという観点から考えると、立地は一等地を選ぶのが好ましいといえます。一等地にオフィスを構えているというだけで信頼性も高まりますし、アクセス性の良い物件であれば緊急時も、取引先へ早急に駆けつけることができます。そのため、レンタルオフィスを探す際は実際に物件へ出向き、アクセス性や近隣の環境などを調べておくのも効果的です。

費用

レンタルオフィスは、提供している業者によって料金システムで異なります。月々の基本料金は2万円と記載されていても、オプションサービスなどを利用することで倍以上の料金になってしまうケースもあるのです。

レンタルオフィスを探す際は【基本料金に含まれているサービス内容】と【月々にかかるコスト（必要となるオプションサービスなど）】これらの費用はしっかり算出しておくようにしましょう。

電話代行業者の規模など

電話代行業者が提供するレンタルオフィスを利用するのであれば、運営会社の規模についても調べておきましょう。電話代行業の歴史は古く、会社によって規模や実績数が全く異なります。

過当競争の傾向にある電話代行業界では、価格競争に淘汰されて倒産に追いやられる業者も少なくありません。倒産に巻き込まれると、オフィスの移転に大きな手間がかかります。なんといっても取引先や顧客に不信感を抱かせてしまう恐れがあり、自社の業務に悪影響を及ぼす可能性があるのです。

運営会社の規模や評判をリサーチして、信頼のできる会社を優先的に選ぶことも大切です。

電話代行のレンタルオフィスを利用するポイント

レンタルオフィスのメリットや、探す際のポイントについて解説してきました。レンタルオフィスと電話代行は別々で契約することも可能です。自社の経営状態などを見極めて、必要なサービスのみを利用するといいでしょう。

起業した当初はメンタルの維持が大切なポイントとなります。レンタルオフィスを利用し、一国一城の主であるという意識を持つことで、業務に取り組む姿勢も違ってくるものです。
業務スタイルを確立するという面でも、レンタルオフィスはあなたの大きな力になるのです。

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