電話代行サービス会社を徹底比較! » 電話受付代行はじめてガイド » 電話対応業務は外注するのがおすすめ

電話対応業務は外注するのがおすすめ

目次

目次

仕事に集中しているときにかかってくる電話や、頻繁な営業電話…。人手不足状態のオフィスにとっては、電話対応は悩みの種かと思います。疎かにしてしまば、電話を取りこぼすことはすなわち、ビジネスチャンスをとりこぼすこと。そんなとき、とても頼れる存在となってくれるのが、電話代行サービスです。

電話対応の外注 おすすめポイント

社内スタッフで電話対応業務をやりくりするのは大変なものです。そこでぜひ検討してほしいのが、電話対応業務を電話代行サービス会社へ外注することです。時間的な余裕ができるだけでなく、サービスを導入するまでは想定しなかったようなメリットを感じられるでしょう。

ポイント1.電話代行会社ならコストを抑えられる

「電話に対応する人手が足りないけれど、事務スタッフを新たに雇用するほどの入電があるわけではない」といった場合は、電話代行の外注がおすすめです。というのも、電話代行会社では、複数の企業の電話対応をこなしているため、各企業の入電がそれほど頻繁ではなくても、利益を出せる構造になっています。それが、リーズナブルな料金設定を可能にしている理由です。

逆に考えると、ひとつの企業が電話対応のためだけに事務スタッフを増員するのは、かなりコストパフォーマンスが低い方法だといえます。まず、求人募集をするのにもコストがかかります。そして、仮に定められている最低時給で人を採用できたとしても、必要となるのは給与だけではありません。福利厚生や補助、さまざまな手当も生じます。けれども、電話代行を外注すれば、必要となるのは月額料金だけです。トータルのコストを比較すると、電話対応を代行することはかなりの経費削減につながるのです。

人件費以外の問題も外注ならすべて解消

事務員を雇用する場合と異なり、電話代行を外注する場合は、業務を担当するオペレーターはいわば「電話対応のプロフェッショナル」です。そのため、ビジネスマナーなどをはじめとする教育を施すために、多くの時間を割く必要がありません。即戦力で活躍してくれることが見込まれるため、時間と手間が省けます。

また、外注なら、急に退職されたりするリスクもありません。また、「来月はあまり入電がないから、電話対応は自分ひとりで十分」といった場合にも、月ごとの契約を結ぶ電話代行会社の場合、一時的に利用を停止することも簡単です。

ポイント2.電話代行会社で簡単に人手不足を解消

起業したてで、なかなか先の見通しが立てにくい段階にある場合も、電話代行の外注がおすすめです。起業して間もないタイミングでは、電話対応以外のするべき業務が山積みな場合がほとんどです。かといって、大切なビジネスチャンスの取りこぼしは避けたいところ。その結果、スタッフの採用を考えるかもしれませんが、コスト面をはじめとするさまざまなリスクが浮かび、採用にも勇気が必要です。しかし、電話代行であれば人を新規で雇うよりもローコストで、リスクを抑えた状態で人手を補うことができるでしょう。

例:起業したてのネットショップの場合

事務スタッフの採用をあきらめた結果、ネットショップの運営をする企業などでは、ホームページなどに会社の電話番号を表示しないという方法を選択をする人もいるでしょう。たしかに、これなら入電を気にせず、他の仕事に集中できます。けれどもこの状態では、電話の取りこぼしは確かにしていませんが、ビジネスチャンスをとりこぼしている可能性は充分にあると考えられます

お客さんが商品に興味を持ってくれたとしても、電話番号の掲載がないことで、何となく信頼感をもてなくなるかもしれません。すぐに回答がほしい問い合わせ内容を電話でしたくてもできず、諦めて他のネットショップに流れるといったリスクが考えられます。起業したての起業家などが直面しやすい、これらすべての問題を低コストで解決してくれるのが、電話代行の外注という方法なのです。

ポイント3.電話代行会社のオペレーターはプロフェッショナル

人件費の削減や人手不足解消だけでなく、もうひとつの注目ポイントは「電話対応の質」です。電話対応のプロであるオペレーターなら、高い専門性をもって業務にあたってくれます。

もちろん、サービスを導入したばかりの時期では、サービス利用者である企業のマニュアルなどを作成して間がないため、長年勤めているような秘書ほどの専門性を追求することは難しいかもしれません。けれども、プロとして、スピーディーに業務マニュアルを消化吸収し、よりスムーズできめ細やかな対応が可能になるように構築するのに慣れています。そのため、契約期間が長くなればなるほど、より専門性の高い電話対応業務をこなしていけるようになります

また、担当していたオペレーターが変更になる場合でも、ノウハウが豊富な電話代行会社であれば、引き継ぎもしっかりと行われます。そのため、サービスのユーザーである企業にはダメージがありません。

電話代行会社の品質管理

より良い電話対応業務を提供するために、電話代行会社によっては、オペレーターたちに、良いライバル意識をもたせるよう工夫しているところもあります。各オペレーターの業務内容が数字で具体的に評価されるため、より高いスキルを身に付けようと、一人ひとりのオペレーターがつとめるわけです。

その結果、お客さんが不快に感じてしまう可能性のあるような小さなクセや言葉を発するタイミングや間のとり方など、細かいところまで改善されていきます。

外注するときに気をつけたいポイント

多くのメリットを得られる電話代行の外注。ただ、事前に押さえておきたい注意点もあります。それは、作成したマニュアルにのっとって受け答えることができない展開になったときの電話対応の難しさです。

たとえば、社内のスタッフであれば、「顧客Aの問い合わせの担当はAさんが対応する。けれど、昔からの顧客BはBさんやCさんが担当。あるいはCさんが紹介してくれた顧客Dの対応だけはEさんが担当する」など、何となく社員全員が共有しているような決まりを、外注先のオペレーターは把握することはできません。電話代行サービスを導入した当初は特にそういったマニュアルの記載漏れが顕著です。

ですから、会社側の人間が、第三者視点をもち、「マニュアルに加えておくべき事柄に漏れがないか」あるいは「営業時間外に急な変更が生じたものがないか」など、こまめに確認していくことが大切です。

サービス内容が充実の
電話代行サービス
3選をチェック

サービスが充実している電話代行業者

google検索「電話代行サービス」上位30社の中から「月額定額プランがあってクレーム対応可」の条件を満たして、創業年数が古い順で電話代行サービスを選出し、該当する3社の最安プランをサービス内容・料金で比較しました。※調査実施日:2023年6月12日

士業向け

本来の業務に専念!
サービス内容が手厚い

CUBE電話代行サービス

CUBE電話代行サービス

引用元:CUBE電話代行センター公式HP(https://www.cube108.jp/)

【特徴】

全国356の弁護士法律事務所が利用
受電実績 128,952件以上

(2021年5月公式HP確認時点)

月額(税込)
11,000円~
コール数(月)
50
対応サービス
  • 応答後転送
  • メール連絡
  • 各種チャット報告
  • スケジュール対応
  • クレーム対応
  • 担当者別連絡振分
オペレーターの質
正社員・正社員登用前の契約社員
(電話応対技能検定・秘書検定保有)

CUBEの
プランを確認する

CUBEの
詳細を見る

スタートアップ企業向け

個人事業主やスタートアップ
企業向けの成長を支援

BusinessCall

BusinessCall

引用元:BusinessCallHP
(https://businesscall.jp/)

【特徴】

特定の時間帯だけの利用が可能
手薄な時間帯をフォローしてもらいたい個人事業主やスタートアップ企業向け

月額(税込み)
5,500円~
コール数(月)
40
対応サービス
  • メール連絡
  • クレーム対応
オペレーターの質
記載なし

BusinessCallの
プランを確認する

BusinessCallの
詳細を見る

病院・クリニック向け

受診予約に特化!
効率的な予約管理で新患増加

株式会社ワールドオフィス

株式会社ワールドオフィス

引用元:株式会社ワールドオフィス
(http://www.worldoffice.co.jp/)

【特徴】

実績30年以上の診療予約電話対応
英語にも対応した電話代行サービス

月額(税込み)
16,500円~
コール数(月)
50
対応サービス
  • クレーム対応
  • 予約電話対応
  • 電話対応
  • キャンセル対応
  • FAXでの予約報告
オペレーターの質
女性オペレーター(秘書検定保有)

ワールドオフィスの
プランを確認する

ワールドオフィスの
詳細を見る

関連ページ

電話受付代行はじめてガイド
よくある質問
電話代行が顧客ロイヤリティの向上に役立ってくれる?
電話代行サービスにおける「一次対応(一次受付)」とは?
電話対応をアウトソーシングするメリットとは?
遺品整理業が電話代行を導入するメリットとは?
TELハラの対策に繋がる電話代行
電話代行における「インバウンド」と「アウトバウンド」
自動車整備業に電話代行を導入するメリットとは?
SOHO事業者における電話代行サービスのメリット
弁護士法律事務所に電話代行を導入するメリットとは
保守管理サービス業者に電話代行サービスを導入するメリットとは?
こんな会社は要注意!
通話録音サービス
イベント会社に電話代行を導入するメリット
印刷会社が電話代行サービスを導入するメリットとは?
個人タクシーが電話代行を導入するメリットとは?
花屋・生花店が電話代行を利用するメリットとは?
費用相場
アパレルショップで電話代行を利用するメリットとは?
引っ越し業者が電話代行サービスを導入するメリットとは?
保険代理店に電話代行を導入するメリットとは?
軽貨物運送業に電話代行サービスを導入するメリットとは?
コンサルタント業が電話代行を利用するメリットとは?
灯油宅配サービスに電話代行サービスを導入するメリットとは?
契約までの流れ
DM発送にも対応している電話代行会社
クリーニング業者が電話代行を利用するメリットとは?
歯医者が電話代行を導入するメリットとは?
警備会社に電話代行を導入するメリットとは
映像制作会社(動画制作業者)が電話代行を導入するメリット
ネイルサロン店が電話代行を導入するメリットとは?
留守番中の電話代行とは
電話代行サービスを導入するメリット
広告業が電話代行を導入するメリットとは?
電話代行の転送・逆転送サービスとは?
電話対応スキルを高める人材教育方法
整骨院が電話代行を導入するメリットとは?
葬儀場の運営をサポートする電話代行のメリットとは?
電話代行の勘定科目はどうすればいい?
資格スクールで電話代行サービスを導入するメリットとは?
サービス会社の選び方
テレワークにも便利な電話代行
秘書代行が電話代行と異なる点とは
営業電話を上手にブロックする方法は?
そもそも電話代行と転送サービスの違いとは?
不動産賃貸に特化した電話代行サービスの利用
電話対応マニュアルの必要性
ヨガ教室で電話代行を利用するメリットとは?
英会話教室が電話代行を導入するメリットとは?
水道修理業者に電話代行を導入するメリットとは?
設計事務所が電話代行を利用するメリットとは?
土木業に電話代行サービスを導入するメリットとは?
トランクルーム業者に電話代行を導入するメリット
輸入商品販売に電話代行サービスを導入するメリットとは?
学習塾が電話代行を導入するメリットとは?
ホームページ制作会社に電話代行サービスを導入するメリットとは?
電話代行サービスの即日契約について
ペットサロンに電話代行サービスを導入するメリットとは?
チャットボットと電話代行サービスの顧客対応の違い
写真館をサポートする電話代行
化粧品卸売業者が電話代行サービスを導入するメリットとは?
電気工事業者にとっての電話代行サービスのメリット
電話代行サービス利用前に知りたいセキュリティの問題
獣医業が電話代行を導入するメリットとは?
電話代行サービスの時間外ガイダンスのメリットとは?
害虫駆除業者が電話代行を利用するメリットとは?
エステサロンが電話代行を導入するメリットとは?
電話対応のストレスは電話代行で解消できる?どんなメリットがあるの?
ホテルの運営をサポートする電話代行
電話代行の支払方法とは
迷ったときは無料お試しサービス
レンタル衣装業で電話代行を利用するメリットとは?
リフォーム業者が電話代行サービスを利用するメリット
求人受付窓口に電話代行サービスを導入するメリットとは?
電話代行とは?メリットや秘書代行との違いを解説
開業支援をしてくれる電話代行サービスを活用しよう
中古車販売店が電話代行サービスを利用するメリットとは?
セキュリティ業者に電話代行サービスを導入するメリットとは?
オーダー服会社に電話代行サービスを導入するメリットとは?
電話代行サービスの短期利用について
導入事例
高齢者からの電話の対応と電話代行サービス
老人福祉介護が電話代行サービスを導入するメリットとは?

導入したい業界で選ぶ!
電話代行サービス3選

士業向け

本来の業務に専念!
サービス内容が手厚い

CUBE電話代行サービス

CUBE電話代行サービス_キャプチャ

特徴

全国356の弁護士法律事務所が利用
受電実績 128,952件以上
(2021年5月公式HP確認時点)

プラン&料金を
公式HPでもっと詳しく

スタートアップ企業向け

個人事業主やスタートアップ
企業向けの成長を支援

BusinessCall

BusinessCall

特徴

特定の時間帯だけの利用が可能
手薄な時間帯をフォローしてもらいたい個人事業主やスタートアップ企業向け

プラン&料金を
公式HPでもっと詳しく

病院・クリニック向け

受診予約に特化!
効率的な予約管理で新患増加

株式会社ワールドオフィス

株式会社ワールドオフィス

特徴

     

実績30年以上の診療予約電話対応
英語にも対応した電話代行サービス

プラン&料金を
公式HPでもっと詳しく
条件別に探す
電話代行サービス3選
評判の良い
電話代行会社カタログ
【決定版】
電話受付代行
はじめてガイド
主要都市別!
電話代行会社リスト
状況に合わせて依頼するべき
電話代行会社
慎重な対応が求められる案件はクレーム代行を利用する
電話代行業者の
様々なプランの適正を診断
レンタルオフィスの利点とは?電話代行のサービスを活用する
電話代行業者の失敗は企業にも大きなダメージを与える