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電話対応をアウトソーシングするメリットとは?

電話対応をアウトソーシングするメリットなどについて解説しています。

電話対応のアウトソーシングで人材を有効利用

企業が人を雇う場合、給料以外にも多くの経費がかかってしまうものです。例えば、募集するときにかかる求人広告費用、通勤交通費も支給しなければなりませんし、事務用品なども必要になります。加えて、負担額が大きいのが健康保険料金や年金、雇用保険などの福利厚生費です。健康保険料と年金は、企業が半分を負担しなければならないためです。このように、人を雇うことは、非常にお金がかかってしまうもの。ですから、企業としてはそれに見合った働きをしてもらいたいと思うのも当然と言えます。

しかし、企業の経営者としては、単に「売上を上げろ」だけではいけません。従業員が実力を発揮できるような環境を作ってこそ、真の経営ではないでしょうか。その環境を作るヒントこそが、アウトソーシングにあるのです。人に関する経費は固定費用となってしまいますが、アウトソーシングを活用することによって、変動費としてコスト管理ができるようになります。固定費は簡単に変更することはできませんが、変動費であれば、景気や業績によってフレキシブルなコスト管理が可能となるのです。

中小企業がすぐにできるのは電話代行サービス

中小企業の場合には、雇用できる人数にも制限がありますから、1人でいくつかの業務を兼任していることは、ほぼすべての方に当てはまるのではないでしょうか。そのなかでも、電話対応は事務所にいる方の多くが行う業務だと思います。しかし、応対の仕方が標準化されておらず、スムーズにいっていない企業も多く見受けられます。

片手間の電話応対では、顧客との行き違いが生じてしまったり、企業イメージを大きく損なう可能性も考えられます。そこで、手軽にはじめられるアウトソーシングとして、電話代行サービスを利用してみるのはいかがでしょうか。電話応対をしないことで、事務所スタッフの作業効率アップに繋がり、電話代行サービスは対応のプロフェッショナルですから、顧客からの好感度もアップすることが考えられます。

電話代行サービスの品質について

電話代行サービスというと、一昔前までの画一的なサービスを連想される方もいるかも知れません。しかし、現在の電話代行サービスは、もちろん会社にもよりますが、その品質が格段にアップしているのです。

例えばある電話代行サービス会社では、オペレーターの品質をアップさせるために、自分の対応を録音して評価をする試みを実施しています。自分では気が付かないクセや会話のテンポ、挨拶のタイミングなどを数値化して評価するのです。このような研修を常に実施することによって、電話対応のプロフェッショナルとして依頼企業の即戦力となるよう常に研鑽を積んでいるのです。

コスト・安定性・専門性で企業運営を支援

コスト面での支援効果

電話代行サービスは、会社やコースによってサービス価格は異なりますが、思っているほど高額ではありません。最低限のサービスを利用した場合には、月額で1万円程度の価格を打ち出している会社もあります。契約企業を多く抱えていれば、低コストでも品質の高い電話代行サービスが提供できるのです。

自社の従業員のみで電話応対をする場合には、品質を上げるには研修なども必要となりますし、人件費が発生するため電話代行サービスよりも人件費が大きくなると考えられます。

安定性での支援効果

電話代行サービスの場合は多数のオペレーターが在籍していますから、繁忙期でも電話応対は安定しています。一方で、自社で電話応対をした場合には、繁忙期になると人員不足のため、対応にミスが出たり、電話に出れなかったりというケースも考えられるでしょう。

専門性に対する支援効果

当然のことながら、電話代行会社は各業界に精通するような高い専門性を持っているわけではありません。しかし、事前にその企業と入念な打ち合わせを実施して、マニュアルを作成することで、電話対応自体に問題が出ることは少ないでしょう。また、時間の経過とともにマニュアルの改善や専門知識の習得もできますので、専門性は向上していきます。

一方で自社対応の場合は、当初から専門性の高い対応が期待できるでしょう。しかし、従業員が入れ替わってしまった場合はどうでしょうか。専門性は高くても、電話対応の質が下がってしまう可能性が高くなり、対応スキルに関して一からの教育が必要になってしまいます。

電話代行サービスへのアウトソーシングで効率的な経営を

紹介してきたように、電話代行サービスは、コスト面でも優れていて、安定性や専門性の面からも顧客からの評価がアップする可能性があります。電話対応をアウトソーシングすれば、人材活用の面からも経営的な視点からも効率化が図れると考えられます。

このサイトでは電話代行サービスを行っている業者を紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

評判の電話代行サービス会社

電話対応をアウトソーシングできる、人気の電話代行サービス会社を紹介します。

CUBE電話代行サービス

創業1948年という信頼の老舗企業

CUBE電話代行サービスの特徴は、なんと言っても老舗企業であること。貸し会議室の運営など、オフィスサポート事業を一貫して行ってきた歴史があり、電話代行においても蓄積されたノウハウや実績があります。もちろん、「老舗だから料金が高い」ということはありません。むしろ、高品質なサービスをリーズナブルに提供してくれると人気なのです。

基本サービスのオプションが豊富

CUBE電話代行サービスでは、「クレームの一次対応」など他社では有料オプションになりやすいサービスも、基本プランに含まれているため、とても使いやすいと評判。プランを選べば、求人受付やECサイトの受注受付も対応可能になります。

もちろん、電話業務に携わるオペレーターの質の高い方ばかり。パートやアルバイトではなく、しっかりと研修教育が行われた正社員が電話対応をしているからこそ高い品質を維持しているのでしょう。

全額返金のシステムを採用

CUBE電話代行サービスが自社のサービスに自信を持っている証。それは、全額返金保証を実施していることです。サービスに満足できなかった場合、月額料金・初期登録料・保証金などは全額返金されます。電話代行サービスを初めて利用する場合などに、リスクをゼロにすることができるため、ぜひチェックしてみてください。

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渋谷オフィス

入電数に応じてコースを選べる

渋谷オフィスの電話代行サービスには、5種類の契約プランが用意されています。着信コール数やサービス内容など、自社のニーズにあったものを選べますし、契約後にプランが合わなかった場合でも、30日間であれば返金保証を適用してもえます。

「それぞれのプランが具体的にどのようなサービスなのか、事前にしっかりと確認したい」のであれば、10日間の無料おためしも利用可能。全国どこからでもサービスを利用できることにも便利さを感じられるでしょう。

分かりやすい料金システム

渋谷オフィスの電話代行サービスは、入会金・初期費用・保証金などが一切不要ということもあり、コストの低さがなによりも魅力的。月額料金のみで使えるため、料金システムも分かりやすいことも特徴のひとつです。電話対応に人手を回すことができない企業はもちろん、起業したばかりの個人事業主にも適しています。もちろん、スタッフの電話対応にもしっかりと研修が行き届いており、電話代行サービスは高品質です。

研修済のオペレーターが対応

業務に着く前に半年という長期間にわたって研修を受けており、指示をすれば、臨機応変な対応してくれるなど、サービスの質がしっかりと保証されていることがわかります。

トラブルが起こらないように、顧客との通話もすべて録音。報告ミスを防ぎながら、品質のチェックまでを行ってくれます。

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ビジネスアシスト

電話秘書代行の専門業者

ビジネスアシストは、電話秘書代行サービスに特化している企業。1999年の創業以来、専業として電話秘書代行サービスを展開。オペレーターではなく「秘書スタッフ」という立ち位置で、電話代行を行ってくれます。その実績数は、なんと8,000社(2021年9月3日まで)。この数字が、ビジネスアシストの品質の高さを物語っているのです。

サービスに満足できなければ、初月料金を返金する「満足度保証制度」も設置しています。

参照元:ビジネスアシスト公式HP:https://www.biz-assist.co.jp/

秘書レベルの電話対応

「ビジネスアシスト」のスタッフには、実際に秘書検定の資格を有している人材もおり、秘書スキルだけでなく、ホスピタリティの精神をもって電話代行に従事。もちろん、派遣社員やアルバイトではなく、正社員登用をされたスタッフばかりです。

電話対応の手間や時間を削減できるだけでなく、秘書として質の高い電話対応を行ってくれるため、顧客の安心にもつながります。

適切なコースを選べる

「ビジネスアシスト」では、ライト・スタンダード・ハイグレードという3種類のコースで契約を結ぶことができます。コール数やサービス内容を検討して、自社に適切なコースを選ぶことができるわけです。

起業後まもない個人事業主をはじめ、弁護士や税理士などの士業向けサービスもあるため、ぜひチェックしてみてください。

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ベルシステム24

30年を超える実績

ベルシステム24が提供している電話代行サービス「e秘書」は、1982年のリリースから30年以上にわたって、多種多様な電話代行を請け負ってきています。その実績は、「製薬モニター」の募集業務や「通信コールセンター」の運営コンサルティングなど。いずれも規模が大きい電話代行業務に、ベルシステム24の強みがあると言えるでしょう。

クライシスマネジメントを完備

ベルシステム24が蓄積してきたノウハウは、自社の電話代行業務の品質を高めるため、研修教育に役立てられています。そのため、オペレーターの電話対応の高い品質が期待できるでしょう。

また万が一、情報漏えいやリコールなどのトラブルが発生してしまった場合でも、すぐさま緊急のコールセンターを設置できる「クライシスマネジメント」をパッケージ導入できます。

コスパの良さも自慢

「着信コール数としては少ないけれど、電話代行を依頼したい」という場合は、他社とコールセンターをシェアするプランも。予算にあわせて月々1万円(税不明)から利用できるプランもあるので、コストパフォーマンスに期待が持てるでしょう。

また、ベルシステム24は、あの楽天リサーチでも「利用したことのあるサービス」1位(※)を獲得。電話対応の安定性や適切さ、信頼度などがあるからこその、順位だと考えられるので、人気のあるサービスのひとつだと言えます。

(※調査日:2017年11月1日)

参照元:ベルシステム24公式HP:https://www.tas.bell24.co.jp/

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MKサービス

「格安」クラスの電話秘書代行サービス

MKサービスの強みは、なんと言ってもコストパフォーマンスの良さ。最安値のプランの場合、入会金・初期設定費用などが無料であるにもかかわらず、月額2,685円(税込)から電話秘書代行サービスを利用することができます。まさに「格安」クラスの料金と言えるでしょう。

低価格であるほど心配になるのはサービスの品質ですが、「MKサービス」では10日間の無料お試しサービスを利用することができるので、業務の品質や対応力などをしっかりと判断したうえで本契約をすることができます。品質に自信がある表れですね。

シンプルかつスマートな電話対応

専任オペレーターが電話対応を行ってくれる「MKサービス」の電話代行ですが、その対応は一言で言えば「シンプル&スマート」。聞き取りもしっかりとしているため、報告も具体的に行ってくれます。オプションサービスも取り揃えているため、自社の電話業務に必要なサービスを選ぶことができます。

スキルの高いスタッフが担当

豊富な実績がある「MKサービス」では、教育制度も徹底的に整えられているため、電話対応にあたるスタッフのスキルの高さにも自信があります。実際に利用者の口コミ評判でも「顧客満足度が上がった」「サービスの質が向上した」といった声が目立ちます。

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もう迷わない!電話代行サービス会社BEST5

サービスが充実している電話代行業者

電話代行サービスの導入を検討している人がインターネットで検索している89社※の中から、プランに含まれているサービス内容が多い順に5社をピックアップ。
プラン内容や返金保証制度、口コミ評判などを調査しました。
※Googleの検索エンジンを用い、「電話代行サービス」で検索した結果を基に89社を選出(2021年8月25日時点)。

           
おすすめ業者5選 返金保証制度 プランに
含まれる
サービス数
プラン内容
CUBE電話代行サービス公式HP あり
(1ヵ月以内で全額返金)
16 社名+個人名対応/基本対応/用件の聴取外出対応/戻り時間の伝達/応答後転送/即時電話連絡/即時メール連絡/在籍者登録/時間外アナウンス/クレーム一次対応/簡易受付/ホットライン/ボイスメール/連絡先複数登録/複数同時メール送信/用件別連絡先振り分け携帯電話への再連絡
渋谷オフィス公式HP あり
(30日以内で全額保証)
10 社名+個人名対応/基本対応/用件の聴取/外出対応/即時電話連絡/会社情報案内/スケジュール登録/営業電話の判別対応/携帯連絡サービス/携帯電話への再連絡
ビジネス
アシスト公式HP
あり
(1ヵ月以内で全額返金)
10 社名+個人名対応/基本対応/用件の聴取/外出対応/即時電話連絡/在籍者登録/スケジュール登録/時間外アナウンス/勧誘セールス電話分別/ホットライン
ベルシステム24公式HP あり
(14日以内で全額返金)
4 社名+個人名対応/基本対応/即時メール連絡/スケジュール登録
MKサービス公式HPなし 4 社名+個人名対応/基本対応/用件の聴取/即時メール連絡

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