電話代行や電話秘書、そのメリットから選び方まで
電話代行や電話秘書、そのメリットから選び方まで
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このページでは、保険代理店が電話代行サービスを利用した場合に得られるメリットについてまとめています。メリットが分かりやすくなるように「保険代理店が抱えている問題が、電話代行サービスを利用することでどのように解決されるのか」といった形で説明しています。自分のニーズに対応するサービスを提供している電話代行会社さがしのヒントとして、ぜひお役立てください。
日本では、少子高齢化の状態がこれからも続いていくため、人口の減少にともない、生命保険加入者数を伸ばすのは難しくなっています。さらに、若い世代が自分の自動車を所有しない「車離れ」の傾向がみられるため、損保も生命保険と同様に加入者を増加するのは容易ではありません。
上述のように、保険代理店にとってはなかなか厳しい時代です。そのため、他の保険代理店の差別化をはかることが、生き残って事業を継続していくための鍵となります。差別化をはかるには、まずは、顧客に与える第一印象を良くすることが最優先課題の一つだといえます。そのためには、会社の顔ともいえる電話対応で、顧客の信頼につながるような受け答えや説明ができるスタッフが必要不可欠です。
そこでおすすめなのが、電話代行サービスです。電話のプロフェッショナルともいえるオペレーターが質の高い電話対応を期待できるでしょう。
事務スタッフの人手不足や、せっかく経験を積んで電話対応に慣れてきた事務スタッフが急に退職してしまうなどの状況では、問い合わせ電話をかけてきた相手に説明を分かりやすく案内をするのは難しいでしょう。相手の信頼感や好感を得るための電話体制が整っていないというのは、大きな問題です。
質の高い電話対応ができないのであれば、キャッチホンやスマートフォンへの転送がスムーズにいっても、顧客から契約を取り付けることはかなり難しいでしょう。
電話対応に問題がある場合は、電話対応業務をアウトソーシングがおすすめです。電話代行サービスを利用すれば、人手不足の保険代理店であっても、「電話がつながらない」という状態になるのを回避できます。きちんと電話がつながるのに加えて、対応するのがプロのオペレーターですから、聞き取りやすい声でていねいに案内をしてくれるでしょう。
質の高い対応であれば、担当者が不在でも、問い合わせた人は、折返し電話を待っていてくれる可能性が高くなります。聞き取りにくい声で焦って説明されたり、留守番電話に吹き込んだりするような電話対応と比較すると、かなり大きな差があります。
営業時間内は電話代行サービスに対応を依頼するとしても、営業時間外はどのようにするのがベストでしょうか。電話代行会社によっては24時間365日の年中無休で電話対応をするプランを用意しているところもあります。月額利用料金は高くなりますが、そのようなプランを導入するのもひとつの手です。
あるいは、「時間外アナウンス」を利用するのもひとつの手だといえます。電話をかけてもいつまでたっても誰も応答しない状態というのは、明らかに印象を悪くしてしまうでしょう。そうならないための手軽な方法だといえます。
なるべくなら、アナウンス内容をオーダーメイドできるサービスが理想的です。オーダーメイドで自分の保険代理店専用のアナウンスなら、営業時間について詳細な情報を込めたりすることが可能なので、「営業時間内にもういちど問い合わせをしてようかな」という気持ちにさせられるかもしれません。
保険代理店を１人きりで運営している場合などは特に当てはまる問題があります。それは、電話対応に追われるあまり、コアの業務に集中して取り組めない状態です。電話対応や事務作業を頼めるスタッフを雇用する経済的ゆとりがなくお困りの方もいるのではないでしょうか。
たとえば、営業活動をしている最中に、問い合わせ電話がかかってくる場合もあります。ビジネスチャンスの損失を回避するために対応したいところですが、今現在対応している顧客にも丁寧に接する必要があるため、諦めざるを得ません。あるいは、店を留守にしている間に入電があっても大丈夫なように、転送先を自分の携帯電話に設定している方もいるかもしれません。留守番電話よりは印象は良いのかもしれませんが、質の高い対応は難しいでしょう。外にいる場合などは、仕事を一度中断して携帯電話に応答する必要があり、周囲の雑音が混ざってお互いの声が聞き取りにくい場合もあります。そもそもタイミングによっては、結局、携帯電話に応答できない場合もあるからです。これでは、仕事の効率悪くなり、他店との差別化も望めないでしょう。
店を留守にしている間や、あるいは別の顧客に営業活動をしているときにも、電話代行サービスは役立ちます。オペレーターが対応した電話が緊急性の高い用件なのか、相手が急いでいるかを確認して入電レポートをしてくれるからです。
折り返しでも問題のない電話であれば、外出先からあわてて店に戻ってきたり、商談中の相手との会話を中断して電話口に駆けつけたりする必要がありません。取り組む業務の優先順位にしたがって、効率的に保険代理店を運営できるようになります。
また、電話対応がうまくいかないために感じる毎日のストレスから解放されるため、精神的な負担も軽減されるはずです。
充実したサービスを提供してくれる電話代行会社ですが、利用したことがない方にとっては、高い料金を請求されるのではないかと思い、利用をしてこなかった方も少なくないでしょう。しかし、実際に料金を見てみると、意外と高くないことが分かります。このサイトでは、評判のよい電話代行会社を多数紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。事務スタッフを雇用する場合と比較すると、かかるコストは大幅に少なくなります。コストパフォーマンスが非常に優れているため、サービスの導入をおすすめしているのも最もだと感じられるはずでしょう。
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電話代行サービス3選
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引用元：CUBE電話代行センター公式HP（https://www.cube108.jp/） |
株式会社プレッシオ
引用元：プレッシオ公式HP（https://www.pressio.co.jp/products/agency_service/common/） |
ハートフルコールセンター
引用元：ハートフル |
有限会社アシスト
引用元：アシスト公式HP（https://www.tel-assist.co.jp/） |
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| 月額 | \10,000～ | \10,000～ | \4,000～ | \6,000～ |
| コール数（月） | 50 | 48 | 30 | 30 |
| 転送・取次 | ● | - | ● | - |
| 電話連絡 | ● | - | - | ● |
| メール連絡 | ● | ● | ● | - |
| クレーム対応 | ● | ● | ● | ● |
| 保証・返金制度 | ● | - | - | - |
| 主なオペレーター | 正社員・正社員登用前の契約社員 | 記載なし | 記載なし | 正社員 |
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