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不動産賃貸に特化した電話代行サービスの利用

公開日：2019年11月21日｜更新日： 2021年9月8日

このページでは、不動産投資や売買、賃貸管理など、不動産事業への対応を専門とする電話代行について紹介しています。

不動産事業専門の電話代行とは

不動産投資や賃貸業務など、不動産事業へのサービス提供を専門に行う電話代行会社があります。単なる電話対応にとどまらず、不動産事業者の右腕的存在となり、事業のスムーズな運営をサポートする、ハイクオリティーなサービスを提供しています。不動産事業専門の電話代行について、具体的なサービス内容や導入した場合のメリット、実際の導入事例などをみていきましょう。

一般的な電話代行サービスとの違いは？

不動産事業主である依頼者にとっての顧客への対応が必要となります。代表的には、物件の管理などを委託している仲介業者、そして一般の顧客などです。不動産専門の電話代行サービスは、こういった顧客に対して、単なる留守番受付としての対応でなく、問い合わせに回答したり、要望に応じて必要な業務を一部、依頼主や社員の代わりに行ったりするところまで引き受けてくれるのです。

仲介業者への対応内容の一例

物件についての情報案内（不動産のコンディション・物件の売買価格・空き室状況・賃料や敷金礼金、保証金などといったお金に関するとりきめ・設備の詳細・ペット可否など）
案内資料や入居申し込み書などの送信（メールやFAXを利用）
内見方法についての説明（オートロック番号や鍵の場所などの連絡）

一般の顧客への対応

入居者からの問い合わせへの対応（賃料支払い状況や契約更新についての報告や相談、緊急連絡など）
不動産投資や不動産売買を希望する顧客への対応（広告料や広告掲載の可否、物件の現況説明など）

不動産事業専門の電話代行サービスを導入するメリット

不動産を扱う仕事は、電話を使用して行う業務がたくさんあります。さまざまな確認や交渉をこなさねばならない上、専門的な知識も要求されます。外出しなくてはならない業務も多いので、とても大変です。そんなときに役立つのが不動産事業についてのやりとりをスムーズに遂行できる電話代行サービスです。

不動産事業での電話対応経験を多く積み、豊富なノウハウを蓄積している会社が、不動産に特化した電話代行サービスを提供している場合もあるようです。大きなビジネスチャンスにつながるかもしれない電話を取りこぼすことなく、その場である程度まで話をすすめるなどの対応をしてもらうことで、商機を逃してしまう事態を避けられます。

不動産専門の電話代行サービスの導入を検討している人に、ぜひおさえておいていただきたいポイントがあります。それは、検討中の会社が「２４時間３６５日対応」しているかどうかです。入居者からの緊急連絡電話がかかってきたり、深夜早朝の時間帯にトラブルが発生した際、スムーズに対応できるか否かが、企業のイメージに大きく影響する可能性があるからです。

不動産事業専門の電話代行サービスの導入事例

不動産事業専門の電話代行サービスを、実際に利用した人の例をみてみましょう。サービス導入を検討中の人は、ぜひヒントとして役立ててください。

不動産賃貸事業者さんのケースです。多くの賃貸マンション物件を所有していたため、不動産仲介業者から、電話による問い合わせがとても頻繁にかかってきたそうです。中でも、卒業・入学などで賃貸物件を探す人が増加する年度替わりの時期や、週末・祝祭日などは、あまりに問い合わせが多いため、取りこぼしてしまった電話も少なくなかったとか。また、電話対応に追われるあまり、他の業務になかなか手がつけられず、仕事がたまっていく一方…という状態に陥ってしまったことも。そんな悪循環から脱出できたのは、不動産専門の電話代行サービスを導入したのが大きかったようです。

「電話代行のスタッフさんたちは、単に「電話の取次」や「電話があったことをレポートする」係とは全く異なります。物件リストなどの資料に沿って自分の代わりに案内をしたり、内見方法の説明などの業務まで行ってくれました。物件情報は更新され続けるため、なかなか大変だったと思うのですが、きちんとこなしてくれました。そのため、電話対応以外の業務に着手するゆとりを持つことができるようになりました。」こちらの電話代行サービスは、まさに、依頼者の右腕となって会社運営のサポートに貢献したようです。

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