電話委託サービスを利用するメリットとは

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電話委託サービスの基本とその利点

電話委託サービスとは、会社にかかってきた電話を自動でオペレーターに転送すると、代わりに電話対応をしてくれるサービスです。

問い合わせや勧誘の電話がかかってくると、業務を中断しなければなりません。電話対応の時間が減ると業務に集中することができます。また、メールで電話対応の結果を知らせてもらえるため優先順位を決めることができ、スケジュールも立てやすいでしょう。

ほかにも人手不足の解消や顧客満足度の向上、受電漏れによる機会損失の防止といった利点もあります。

人手不足は社員の負担を減らし、外出中や出張中、緊急対応が必要な場合もすぐに報告してくれる、24時間365日対応可能な業者を選択すれば、新規の取引先を獲得するチャンスに恵まれることもあるでしょう。

電話委託サービスとは何か?

〇電話委託サービスの特徴

  • 個人事業主や中小企業でも利用できる
  • 企業の受付スタッフとして受電できる
  • コストを抑えやすい
  • オペレーターのスキルが高い

参照元:電話代行とコールセンターの違いとは?それぞれの特徴や選び方を解説(https://ecnomikata.com/ecnews/35156/)

〇電話委託サービスの業務内容

  • 受電の一次応対
  • 勧誘・営業電話対応
  • 受注代行

受電の一次応対は、専任のオペレーターが企業からの電話を受けて担当者に取り次ぐ業務です。電話の内容は電話やメール、チャットで報告してもらえるので素早く対応することができます。

勧誘や営業電話に対応してもらえるので、電話業務の負担を減らすことができるため、業務に集中することができます。

顧客からの問い合わせ受注にも対応可能です。マニュアルがあれば専門性の高い受注電話にも対応してもらえます。

電話委託のメリット

電話応対のための社員を採用するには求人募集や面接、新人研修と時間や費用がかかりますが、電話代行サービスを利用することで費用を抑えることも可能です。オペレーターはさまざまな研修を受けているため、顧客からの電話にも臨機応変に対応でき、質の高い電話サービスを提供することができます。

新規顧客の獲得も可能です。オペレーターは電話応対のプロなので受電漏れの心配もいりません。電話やメールだけではなく、ビジネスチャットを使って顧客の情報を伝えることも可能なため、重要な商談にも素早く対応することができます。顧客満足度が上がれば会社の評価アップにも繋がるでしょう。

個人事業主や中小企業など社員数が少ない会社では、休憩中や営業時間外の電話対応は難しいため、社員に負担がかかってしまいます。電話委託サービスを利用することで人手不足も解消されるでしょう。テレワークを導入している場合も会社あての電話は全てオペレーターが対応してくれるので、自宅にいてもすぐに折り返しの電話ができます。

電話委託サービスの選び方

電話委託サービスを選ぶ際のポイントは、対応時間や料金プラン、受電内容の共有方法です。

対応時間は各電話委託サービスによって応対できる時間帯や曜日が異なります。夜間や土日は費用が高くなるので注意しましょう。24時間365日など幅広い時間帯に対応してくれる業者がおすすめです。

料金プランは大きく分けると、月額固定プランと成果報酬型プランの2つです。月額固定プランは、基本料金によって受電の上限回数が決められているため、それを超えると1コールあたり数百円の割増料金が発生します。成果報酬型プランは、業者が設定している1コールあたりの料金をもとに、受電数に応じて料金が決まる仕組みです。

受電内容の共有方法はメールやLINE、チャットなど業務で利用しているツールで連絡が可能かどうかを確認しておきましょう。

電話委託サービスの選定基準

電話委託サービスの選定基準はオペレーションの品質やサービスの柔軟性、 セキュリティー体制・情報管理体制です。

企業にとって電話応対は重要な業務、対応によって会社の評価にも関わります。電話委託サービスを利用するときは実績や口コミも参考にしながら品質の高いサービスを提供している業者を選択しましょう。

電話委託サービスの主な業務は受電の一次対応ですが、Q&A対応や予約管理、注文対応などのオプションも提供している業者もあります。

社外に大切な情報が漏れないようにセキュリティー体制や情報管理体制が整っている業者を選ぶことも選定基準のひとつです。プライバシーマークを取得している業者を選んでください。

コストと品質のバランス

電話委託サービスを選ぶ際には、コストとサービス品質のバランスをどのように取るかも重要です。無料トライアルを導入している業者もあるので、試してみるのもいいでしょう。

電話委託サービスの料金プランには月額固定プランと成果報酬型プランがあり、月額固定プランは上限を超えると別途料金が発生します。電話の数が多い月は注意が必要です。コストをできるだけ抑えたい場合は、1回あたりの対応料金が安い業者もあります。

顧客によって要件は異なります。専門知識を持っていなければ対応できないこともあるので、専門知識を持つオペレーターが在籍している業者を選択しましょう。サービスは業者によってさまざまです、自社には何が必要なのかを考慮して適したサービスを選択してください。

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