電話代行や電話秘書、そのメリットから選び方まで
電話代行や電話秘書、そのメリットから選び方まで
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最近の傾向としては、ホテルや旅館の宿泊予約をインターネット経由で行う人が増えています。ネット経由の予約は利用者からしても手軽であり、業者側からしても業務の省力化になることは事実です。ですが、電話による予約や問い合わせがなくなるわけではありません。
スマートフォンやパソコンなどが苦手なシニア層の方は少なくないためです。「温泉地で旅館を経営している」、「昔ながらの観光地でホテルを経営している」といった場合、多くの顧客はこのネットが苦手なシニア層の方ではないでしょうか。また、インターネット経由の予約では、どうしても画一的な宿泊のみになってしまいます。また、「ホテルで多くの部屋を近接した並びで取りたい」、「部屋の仕様を聞いたり、記念日なので料理の内容をグレードアップしたい」など、サービスへの要望があり予約する顧客はまず電話にて問い合わせがあることが多いのです。
しかし、ホテル・旅館業界の経営は非常に厳しいものがあります。人手不足のところも多くあるでしょう。チェックイン時間やチェックアウト時間にはお客様への対応によってかかってくる電話に対応できない場合もあるのではないでしょうか。もし、ホテルや旅館に問い合わせの電話をして誰も電話に出なかったら、顧客は周辺の違うホテルや旅館に問い合わせをしてしまうかもしれません。そして、もし、それが大口の予約の場合、大きな機会損失となってしまいます。
このように、たまたま電話に出られないことで、チャンスを逃してしまうこともあるかもしれません。そこで検討したいのが、電話代行サービスです。電話対応のためにスタッフを増員するということは、コストの増加に繋がり、費用対効果も未知数です。そのようなことでお困りの経営者の方はぜひ、検討をしてみてください。
ホテルや旅館などの業態に合わせてさまざまなプランが選択できるのも魅力で、24時間受付から朝9時から夜7時までの間など時間帯も選べます。予約に関する電話はもちろん、それに付随するお問い合わせに電話オペレーターが対応してくれます。また、予約だけではなく、キャンセル等に関してもこのサービスを介して行うことができます。契約すると、専用のシステムを利用して、予約状況・空き状況を一括管理できるようになり、かかってきた電話の履歴なども閲覧可能です。予約状況・空き状況はシステム上にカレンダー形式で表示し、一目で状況がわかりますから、非常に効率的だといえるでしょう。
実際に宿泊業で電話代行サービスを導入すると、どのようなメリットが有るのでしょうか。都内にあるビジネスホテルの例をみてみましょう。
近年は、インバウンドの増加もあり中小規模のビジネスホテルでは外国人観光客の取り込みにも積極的です。Aホテルもそのような戦略を取る企業ですが、英語を話せる社員は1人しかいませんでした。予約や問い合わせ、接客までおこなうには1人ではとても手が回りません。そこで、契約したのが、英語にも対応してくれる電話代行サービス。電話予約や問い合わせなどに関しては、電話代行サービス業者が日本語でも英語でも対応してくれますので、スタッフはフロント業務などの接客に集中できます。外国人の顧客も、電話では英語が話せなければまったく対応できませんが、対面接客であれば、身振りや手振り、英文のパンフレットをお渡しするなどの対応ができます。
電話代行サービスを導入することで、Aホテルは「選択と集中」に成功して業務効率がアップしたといいます。
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電話代行サービス3選
電話代行サービスの導入を検討している人がインターネットで検索している89社※の中から、プランに含まれているサービス内容が多い順に5社をピックアップ。
プラン内容や返金保証制度、口コミ評判などを調査しました。
※Googleの検索エンジンを用い、「電話代行サービス」で検索した結果を基に89社を選出（2021年8月25日時点）。
| おすすめ業者5選 | 返金保証制度 | プランに 含まれる サービス数 |
プラン内容 |
|---|---|---|---|
| CUBE電話代行サービス公式HP | あり （1ヵ月以内で全額返金） |
16 | 社名＋個人名対応／基本対応／用件の聴取外出対応／戻り時間の伝達／応答後転送／即時電話連絡／即時メール連絡／在籍者登録／時間外アナウンス／クレーム一次対応／簡易受付／ホットライン／ボイスメール／連絡先複数登録／複数同時メール送信／用件別連絡先振り分け携帯電話への再連絡 |
| 渋谷オフィス公式HP | あり （30日以内で全額保証） |
10 | 社名＋個人名対応／基本対応／用件の聴取／外出対応／即時電話連絡／会社情報案内／スケジュール登録／営業電話の判別対応／携帯連絡サービス／携帯電話への再連絡 |
| ビジネス アシスト公式HP |
あり （1ヵ月以内で全額返金） |
10 | 社名＋個人名対応／基本対応／用件の聴取／外出対応／即時電話連絡／在籍者登録／スケジュール登録／時間外アナウンス／勧誘セールス電話分別／ホットライン |
| ベルシステム24公式HP | あり （14日以内で全額返金） |
4 | 社名＋個人名対応／基本対応／即時メール連絡／スケジュール登録 |
| MKサービス公式HP | なし | 4 | 社名＋個人名対応／基本対応／用件の聴取／即時メール連絡 |
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