電話代行や電話秘書、そのメリットから選び方まで
電話代行や電話秘書、そのメリットから選び方まで
電話代行は、1960年から1970年くらいに生まれた比較的歴史のあるサービスだけに、サービスを提供する会社も数多く存在します。そんな数多あるサービス会社のなかから、格安で満足のサービスをうけられる会社を選ぶためのコツとは？
電話代行会社を選ぶにあたって、みなさんが重要視している点はなんでしょうか。
「プランやサービス内容の濃さ」「料金の安さ」「いざというときの対応力」「オペレーターの質」「コールセンターや設備の充実度」などなど、各担当者のみなさんそれぞれが重視している点があるはずです。
社員・スタッフの負担を減らすとともに、業務の効率化を図れるかどうかがかかっているわけですから、いろいろこだわりたいものです。
ですが、すべてにこだわっていてはなかなかサービス会社を選ぶことはできません。
電話代行サービス会社をかしこく選ぶコツは、次の3つのポイントをチェックすること。
料金については、とくに会社の財布を握っている経営者や経理関係の方には気になるところでしょう。
料金体系で確認しておきたいのは、「基本料金のなかにどれだけサービスが含まれているか」です。どんなに基本料金が安くても、必要なサービスがオプション、オプションでどんどん加算されていくようであれば、申込み・契約を再考する必要があります。
優良サービス会社であれば、オプションなどで料金をかさましするようなことはせず、基本料金やプラン内に必要なサービスはまとめておいてくれているもの。また、問合わせても「その予算では希望のサービスを提供することは難しいです」とはっきり言ってくれるでしょう。
そして、似たようなオプションでも、サービス会社によって内容が微妙に異なることもあります。
例えば、土日祝でも対応してくれるオプションサービスでも、18～20時と対応可能な時間がそれぞれ異なるというケースです。
こういったサービス内容の違いは、詳しく調べないとわからないもので料金にも影響することがあります。
この問題は、パンフレットや見積もりを事前に確認しておくことで解決できます。基本的にどこのサービス会社でも資料請求は無料で行えるので、複数社のプランを比較検討しておくといいでしょう。
料金を比較する時は目先の料金だけではなく、ランニングコストを考慮することが大事です。
初期費用は割高でも、長い目で見れば結果的に安くなるというケースもありますし、割安で導入した分、後々にコストが高く付いてしまったということもあります。
目先の金額だけにとらわれず、求めるサービスを含めたトータルでの料金体系でもっとも安い会社を選ぶようにしましょう。
多くの電話代行サービス会社はコールセンターなどの心臓部となる事業所を、地方や郊外においています。
したがって、サービス会社の詳しい実態を私たちが知ることはできません。
それだけに、用意された資料の充実度、担当スタッフの対応力や説明などをしっかりと見極める必要があります。
「そちらの営業所に足を運んで話を聞きたい」と申し出るのも見極める手のひとつ。
サービスに自信があれば快く承諾してくれるでしょうが、そうでないところは会社や事務所に来られるのを嫌がるものなのです。
担当者には思いつく限りの質問をし、そのサービス会社が信頼できるのかどうかを厳しくチェックしてください。
といっても、サービス会社の質というものは、実際に試してみないとわからないものです。
しかし、すべてのサービス会社を手当たり次第試すというのは、大量の時間・コストがかかります。
そこで、サービス会社を探す時は、実績を元に比較検討してみてはいかがでしょうか。
なかでも有力なものに、電話応対コンクールの受賞歴などが挙げられます。
電話応対コンクールとは、電話応対のスキルアップや顧客満足度の向上を目的として実施されているイベントです。
初期応対の印象や基本応対スキル、情報・サービスの提供やクロージング、そして顧客満足度を厳密な審査で採点し、得点を競うという内容になっています。
受賞歴の有無によって、オペレーターのスキルがある程度推測できます。これが、サービス会社選びの参考になるでしょう。
また、受賞歴以外にも大手業者が依頼しているなど、実績もサービス会社選びの大切なポイントです。
こういった業績はサイトに記載されていることが多いので、比較材料として確認するようにしてください。
最後に、電話代行サービスを利用する目的を明確にしておくこと。これがもっとも大切なことでもあります。
ぼんやりと「便利そうだから」「内容のわりに安そうだから」ということで申し込もうとすると、相手営業スタッフのいわれるがままにサービスを契約させられることになります。
不要なサービスばかりのプランにさせられて出費ばかりがかさんだり、料金は安いけど本当に必要なサービスがなかったり、などムダな契約となりかねません。
「社員数が少ないから負担を減らすために導入したい。予算は○○円までで、最低限必要なサービスはこれとこれ」と、はっきりと目的を決めてから契約するようにしましょう。
仕事で電話代行サービスを利用したことがある、18歳以上の経営者・役員、会社員、自営業の方を対象にアンケート調査を実施し、不満だったポイントを質問してみました。電話代行サービスの利用を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。
アンケート実施期間：2023年11月6日～2023年11月7日 / 調査機関：fastask
電話代行サービスの選び方を紹介してきましたが、上記の条件だけでなくサービス内容にも注目して選ぶようにしましょう。
電話を取次ぎといっても、業種によって電話対応の仕方が異なります。全ての職場で同じ対応が可能という訳ではないので、専門的な知識を持った対応が必要です。
最近では、電話代行サービス会社のなかで業種に合わせた専門的な電話代行を行う会社が増えています。専門用語の説明をする必要もなく、指導にかかる時間を短縮できます。
また、依頼した会社に電話したお客様にも、専門的な知識を持っているので対応もスムーズに行えるでしょう。
ここで、電話代行会社が取り入れた業種に特化したサービスを業種別に見てみましょう。
ある電話代行会社が行う不動産会社へのサービスでは、独自の管理リストを使用して物件の管理を行います。
それによって、空き室状況や入居可能日を把握できるので、電話があったお客様へ正確に案内することが可能です。物件の設備の情報、駐車場の空き状況も案内できますから、より質の高い電話対応が可能です。
また、不動産会社は電話対応にかかる時間を減らすことで、営業活動や不動産の情報更新などの業務に集中できます。入居者からの修理の電話があった際も、修理業者に連絡して手配しないといけません。
その業務も電話対応会社が代わりに行うので、依頼した会社は電話受付の内容と修理業者の報告を受けるだけでいいのです。
注文フォームの入力方法の説明、商品の詳しい紹介、返品や交換の説明などの対応を行ってくれます。新規購入のお客様やリピーターに対して、的確な対応をするので安心して利用できるというメリットがあります。
お客様は詐欺サイトによる被害を不安に思っているので、電話対応がしっかりしているネットショップを利用しようと思われることでしょう。顧客確保のためにも、質を高い代行サービスを利用することをおすすめします。
電話対応を依頼するなら、どの業種が依頼しているかで判断しましょう。法律事務所からの電話対応を多くしていれば、法律関係に関する知識を学ぶことができます。
それによって、法律に関するノウハウを身につけた電話対応が可能となるのです。ある業種に特化したサービスを受けるためには、電話対応会社が得意とする業種を確認するようにしてください。
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