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印刷会社が電話代行サービスを導入するメリットとは？

公開日：2020年12月1日｜更新日： 2020年12月3日

このページでは、印刷会社を営んでいる方が電話代行サービスを利用するメリットについて紹介しています。

どんなメリットがある？

印刷会社で電話代行サービスを活用し業務効率改善

電話代行サービスは、事務所などにかかってくる電話を代理で対応してもらえるサービスのことです。かかってきた電話が電話代行サービス業者に転送され、オペレーターが応対してくれます。

印刷会社でも近年は申し込みフォームやメールによる問い合わせがメインとなってきていますが、直接電話がかかってくることも少なくないでしょう。会社のWebページに電話番号を掲載しているので、利用者だけではなく営業の電話をかかってくるでしょう。

しかし、業務に集中したいときや手が離せない時、別の電話に出ている時など電話に出ることが出来ない状況になることもあるのではないでしょうか。そういった時に活用したいのが電話代行サービスなのです。

電話対応を一挙に引き受けてくれることで、従業員が業務に集中している間にもお客様からの電話を疎かにすることはありません。会社名や部署名も希望通り名乗って電話に出るため、社員・事務員の一員として活躍してくれるのです。

また、電話応対をするオペレーターは電話相手の氏名や連絡先、要件などをヒアリングし、その結果を会社のパソコン・スマートフォンなどのメールに送信してくれます。直接電話応対をしなくても、いつどのような要件の電話がかかってきたのか把握できるのです。複雑な要件の場合でも、都合の良いタイミングで折り返し電話を行ってゆっくり話をすることも可能。電話応対の業務が減り、それに伴って業務効率の改善も見込めます。

印刷の注意点などの丁寧な案内が可能

印刷会社で発生するケースのひとつに、パソコンなどの画面で確認する色と、紙や布などに印刷したときの色が異なるケースがあります。これは、知っている人からすると、当然のことですが、すべての利用者が知っているわけではないため、この調整をうまく行る必要があります。

印刷会社は長年のノウハウを蓄積し、できるだけ綺麗かつ同じ見た目となるような技術を持っているかもしれませんが、少し異なる色が出てしまうこともあるのではないでしょうか。規定に満たない小ロットでの印刷の場合は、オフセット印刷が出来ずクオリティが落ちてしまうこともあります。

こういったことは初めて利用していただくお客様に対し特に注意深く説明を行わなくてはなりません。そうしなければクレームに発展してしまうこともあるためです。迷惑をおかけしないように、リピーターとして利用してもらうことが出来るお客様を獲得するためにも、丁寧な案内が必要不可欠です。

こうした案内は新規のお客様に対応するたびに行う必要があり、何度も同じ説明を繰り返すのは少々手間だと感じることもあるでしょう。繁忙期になると特にその機会が増えるため、電話に出たくないと考えてしまうほどストレスも溜まってしまうのではないでしょうか。

こういった時に電話代行を利用するのがおすすめです。電話応対を担当するオペレーターは敬語やマナーなどの教育を受けているため、丁寧な説明を何度も繰り返し行うことにも慣れています。繁忙期はもちろんのことですが、そうでない時期にも業務効率に十分役立ってくれます。

留守番電話との違い

電話代行サービスを利用せず、「留守番電話を利用すればよいのでは？」と考える方いるでしょう。しかし、留守番電話サービスは必ずしも電話をかけてきた全員がメッセージを残してくれるとは限りません。また、電話に出られないことが続くと、利用者が不安を与えることにもなってしまいます。電話代行サービスを利用すると、オペレーターがしっかり対応してくれるため、お客様に不安を与えることなく、さらに信頼獲得にもつなげられるのです。

臨機応変に対応可能な業者も

電話代行はオーダーメイドでの業務が遂行可能。マニュアルの対応でなく、様々な対応が可能な業者もあります。

マニュアル化はもちろん大切ですが、1社ごとに社風や個性が存在する中でまったく同じ電話応対では限界があります。

そのため、1社ごとに異なった対応を行うオーダーメイドの電話応対を行う業者では、サービスの利用開始前に企業と打ち合わせを行い、応対の内容を決定。その打ち合わせの中で電話応対内容を提案してくれる会社もあり、オーダーメイドの電話対応システムを、綿密な打ち合わせにより作り上げることができます。

電話代行業者は委託しづらい、よくわからないというイメージがある方も多いかもしれません。1日に数件の電話対応のみの対応でも、電話代行サービスは利用できます。また、電話代行のオプションを付けずに、よりリーズナブルな価格の利用も可能です。電話応対業務に悩みを抱えている方、業務効率改善に役立てたいという想いがある方はぜひ気軽にお問い合わせください。

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