電話代行や電話秘書、そのメリットから選び方まで
電話代行や電話秘書、そのメリットから選び方まで
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顧客への信頼感、低コスト、業務効率アップ…電話代行サービスのメリットを調べてみました。利用シーンに合わせた使い方とは？
電話代行とはどういった内容を指すのでしょうか。そのサービスは、大きく2つに分けられます。
ひとつは一般的な事務所の電話応対です。事務所不在中や接客商談中などに、依頼者の代わりに会社にかかってきた電話に出てもらい、要件や伝言などを受けてもらうこと。
もうひとつは、それをもう一歩ビジネスよりに進め、広告・求人・商品問い合せなどの窓口として対応してもらうという使い方です。
電話代行の契約プランは、基本料金があり、そこに必要なオプションを加えていきます。サービスを提供する会社の多くは、基本料金で事務的な電話対応をしてくれます。顧客からの電話に「社名＋個人名」で対応・相手の会社名、電話番号、用件などを聞いて、営業電話ならお断りしてくれるという内容です。
窓口業務までを依頼したい場合は、オプション費用が必要というケースは多々あります。
オプションの対応範囲は、電話代行会社によってさまざま。
それゆえ、サービス会社を選ぶ際は依頼内容を整理し、料金とサービスの対応範囲を吟味した上で選ぶ必要があるのです。
料金の安さだけで選んでしまい、必要な対応はサービス対象外だったというのもよくあるハナシです。くれぐれも、この点に留意しておいてください。
これから独立起業や個人事業の立ち上げなどを予定していて「電話代行サービスは必要ない」「携帯電話への転送で十分」と考えているなら、ちょっと待ってください。
多少景気が回復してきたとは言え、まだまだ経済状況は芳しくない昨今、少しでも経費を抑えたいと思うのは人情です。
ただし、電話代行（秘書）の利用は、あなたのビジネスの業績を大きく左右する要因があるのです。そのメリットについて説明しましょう。
新規の問い合わせのために会社の電話にかけたのに、留守番電話や携帯転送された。
これでは顧客からの信頼は得られません。そればかりかビジネスチャンスをみすみす喪失していることにもなります。お店に電話をかけたとき、留守電になっているとあまり良い気分にはならないものですよね。電話で待たされる・スムーズに意思疎通ができないことは、ほとんどの人が嫌います。留守番電話や携帯転送に対して、会社側と顧客側では、受け止め方が違うはずです。会社側は忙しいから、「転送くらい…」と思いがちですが、顧客の目には、スムーズに連絡がとれない会社として映ります。個人事業だから仕方ないというのは、見込み客には関係のないことであり甘えた考えです。
一方で「この会社は電話したらいつも繋がる」という安心感は、信頼度アップに繋がります。
電話代行を導入することで、いつでも電話をして頼れるというステータスが生まれ、顧客からの不信感や不安を取り除いてくれるのです。
電話対応スタッフを雇った場合、給与はもちろん、求人広告費や交通費、福利厚生費などコストは大きくかさみます。お客様に失礼のないようにスキルをつけたり、教育をする時間も必要です。また、お金と時間をかけたからといって、長く真面目に勤めてくれる保証はありません。
一方、電話代行サービスであれば、費用面や雇用リスクを軽減。また電話対応の教育をご自分で行なう必要もありません。特別な研修や教育を受けたプロが、あなたの顧客に好印象を与えてくれます。
商談中や急ぎの作業中に電話が入り、本来やらなければならないことに集中できない…誰しも経験したことがあるのではないでしょうか。
個人事業やベンチャーなどでは、その傾向が特に顕著です。その点、電話代行サービスを利用すれば、オペレーターがあなたに代わって大切なお客様に対応してくれます。
またやり取りの内容も、通常のものは携帯電話や携帯メールへ、緊急の案件は携帯電話へ内線感覚で、注文はパソコンのメールへといった具合に、あなたのニーズに合わせた方法で知ることができます。
いつでも電話にでて、トラブルなく用件を済ませられたら、好感度が高まりますよね。電話対応について研修を受けていない一般社員は、なかなかスムーズに対応できません。伝えたいことをくみ取れない場合、顧客が痺れをきらし他の業者に移行してしまう可能性もあります。
電話代行スタッフなら、コミュニケーション能力が高く、話を丁寧に聞いて的確な回答をしてくれます。熟練したスキルで、会社への好感度アップにつなげてくれるのです。好感度が高まれば、次の仕事のチャンスも掴めるでしょう。
「あの時電話に出ていれば！」と後悔するのは嫌ですよね。電話代行サービスを導入すれば、会議中や外出中でも顧客からの問い合わせに答えられます。新しい顧客や、契約者、急ぎの案件などすべてを逃がさずに受け取れるので、会社のリスクを軽減できるのです。
電話代行サービスでは、03や06といった市外局番から始まる固定電話番号を使用できます。
個人事業主の場合、据え置き型がなく携帯電話を会社の連絡先として使用しているということもあるでしょう。しかし携帯電話番号は、消費者が連絡をためらってしまう原因になってしまいます。個人的な電話にかけるとなると、緊張してしまう人が多いのです。
電話代行サービスと一緒に固定電話の番号を使用することにより、「固定電話なら」と消費者からの連絡が増えるでしょう。ビジネスチャンスを増やすチャンスです。
基本料金で幅広いことをやってくれる会社が理想的です。自社の予算に合ったところを検討しましょう。
コール数で毎月の費用が高額になることがあります。少しでも経費を抑えたいなら、自社にどんな電話がかかってくるのか、回数はどれくらいかなどを、把握しておきましょう。
1日10コール程度なら1人でもなんとか対応できるので、不在時は携帯に転送するサービスを利用しておくと安心です。30コール以上になると、少人数の会社では処理しきれなくなります。その場合には、電話業務の応対をしてもらえる電話代行を依頼するのが良いでしょう。
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