電話代行や電話秘書、そのメリットから選び方まで
電話代行や電話秘書、そのメリットから選び方まで
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電話対応は基本的に営業時間中ずっと必要になる業務であり、アルバイトやパートで対応するにしてもそれなりの人件費が発生してしまいます。
当然ながら、電話代行サービスを導入する場合も利用料金が発生します。ですが、一般的に人件費と電話代行サービスの利用料金を比較すると、自社で事務員を雇用した方が費用的に大きくなることも少なくありません。
そのため、電話代行サービスを上手に活用することで、トータルのコストを削減できる場合もあるでしょう。
クリエイティブな活動が重要になる広告業では、落ち着いた環境で創作活動へ集中したい時もあります。また、代表者が積極的にクライアントの事業所へ赴いて、営業活動をすることもあるでしょう。
そのような時、いつ電話がかかってくるかも知れないと気にしたり、電話の音で集中力を乱されたりすると、業務効率や成果物の品質が低下してしまうかもしれません。
電話対応を専門オペレーターに任せ、自分たちが作業や営業活動へ集中しやすい環境を整えることは、長期的な会社の成長へとつながります。
ビジネスマナーを前提とした電話対応では、受け答えする担当者にも適切なスキルや経験が求められます。そのため、電話代行サービスを活用して、専門オペレーターに電話対応を任せることができれば、顧客対応の品質が現在よりも格段に向上するかもしれません。
電話代行サービスのオペレーターが電話を受けると、通話相手や問い合わせ内容をメールなどで通知してくれるため、電話の音声や顧客情報を文書化する手間が省けます。また、電話を受けた時間や優先順位がまとめやすく、改めて重要度の高い取引先から順に電話をかけ直すといったことも可能です。
社長が自ら取引先を回って営業するスタイルを取っていた広告代理店では、事務所不在時の電話対応を留守番電話でまかなっていました。しかし、留守番電話にはメッセージを残してくれない顧客も多く、どんな目的で電話をかけてきたのか分からず困っていたそうです。
電話代行サービスのオペレーターが常時電話を受けてくれるようになったおかげで、コミュニケーションが円滑になり、十分な費用対効果を得られたということでした。
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電話代行サービス3選
電話代行サービスの導入を検討している人がインターネットで検索している89社※の中から、プランに含まれているサービス内容が多い順に5社をピックアップ。
プラン内容や返金保証制度、口コミ評判などを調査しました。
※Googleの検索エンジンを用い、「電話代行サービス」で検索した結果を基に89社を選出（2021年8月25日時点）。
| おすすめ業者5選 | 返金保証制度 | プランに 含まれる サービス数 |
プラン内容 |
|---|---|---|---|
| CUBE電話代行サービス公式HP | あり （1ヵ月以内で全額返金） |
16 | 社名＋個人名対応／基本対応／用件の聴取外出対応／戻り時間の伝達／応答後転送／即時電話連絡／即時メール連絡／在籍者登録／時間外アナウンス／クレーム一次対応／簡易受付／ホットライン／ボイスメール／連絡先複数登録／複数同時メール送信／用件別連絡先振り分け携帯電話への再連絡 |
| 渋谷オフィス公式HP | あり （30日以内で全額保証） |
10 | 社名＋個人名対応／基本対応／用件の聴取／外出対応／即時電話連絡／会社情報案内／スケジュール登録／営業電話の判別対応／携帯連絡サービス／携帯電話への再連絡 |
| ビジネス アシスト公式HP |
あり （1ヵ月以内で全額返金） |
10 | 社名＋個人名対応／基本対応／用件の聴取／外出対応／即時電話連絡／在籍者登録／スケジュール登録／時間外アナウンス／勧誘セールス電話分別／ホットライン |
| ベルシステム24公式HP | あり （14日以内で全額返金） |
4 | 社名＋個人名対応／基本対応／即時メール連絡／スケジュール登録 |
| MKサービス公式HP | なし | 4 | 社名＋個人名対応／基本対応／用件の聴取／即時メール連絡 |
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