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ホームページ制作会社に電話代行サービスを導入するメリットとは？

公開日：2022年1月7日｜更新日： 2022年1月7日

ホームページ制作会社の仕事はデスクでホームページを構築するだけでなく、取材や撮影、社外での打合せなど多岐にわたり、事務所に不在の時でも電話応対を委託できる電話代行サービスのメリットは少なくありません。

このページでは、ホームページ制作会社で電話代行サービスを導入するメリットやポイントを解説しています。

電話代行により得られる3つのメリット

事務所に誰もいない時でも電話応対が可能

ホームページ制作を行おうとすれば、クライアントのニーズをしっかりとヒアリングした上で、必要な写真画像や映像を用意して適切にプランニングすることが重要です。特にフリーランスでホームページ制作を行おうとする個人事業主や小規模なホームページ制作会社の場合、クライアントの会社を訪問したりスタジオや野外で撮影をしたりと、事務所が不在になってしまうタイミングもあるでしょう。

電話代行サービスを導入することで、事務所で電話応対をできる人がいない状況でも顧客からの問合せや申込みの電話へ適切に対処できるため、自分たちの業務に集中しながら顧客満足度を高めていけることがポイントです。

外出先でも重要なビジネスチャンスに対応できる

電話代行サービスを導入して、オペレーターを介在した情報伝達フローを構築しておけば、外出先であっても必要な指示や連絡を取引先や関係者へ伝達することが簡単になります。

電話代行サービスでは、事前にマニュアルや業務フローを用意しておくことで、オペレーターが通話相手や情報の順位付けを適切に行った上で、必要な情報を速やかに通知してくれます。また、それに対して返信すれば、関係各所へ間接的に指示を出すことも可能です。

優先度の低い情報を整理した上で、重要な情報を速やかに共有できる体制の構築は、新たなビジネスチャンスの獲得につながります。

人件費を削減しながら業務を拡大できる

電話応対を行うために必要な人員を雇おうとした場合、単に給料を支払わなければならないだけでなく、社会保険料など様々なコストが発生します。

一方、電話代行サービスであればサービス内容に応じた料金だけを支払えば良いため、コストパフォーマンスを追求しやすいことが重要です。

また、コストとサービスのバランスが合っていないと思った時に、料金プランを見直せることもポイントです。

ホームページ制作のニーズに対応する電話代行

ホームページ制作会社のニーズに合致した電話代行サービスを選択しなければなりません。

複数の料金プランを用意している

コストパフォーマンスを追求するには、料金プランとサービス内容をしっかり比較検討できる電話代行サービスを選ぶことが欠かせません。また、トライアル期間が用意されているかも要チェックです。

専門用語の問合せにも対応できるオペレーター

ホームページ制作会社へ電話をかけてくる人は、IT知識のある人から全くの初心者まで様々です。専門用語を使われても戸惑わずに対処できることは当然として、顧客へ分かりやすく説明できるコミュニケーション能力を得ていることも重要となります。

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