電話代行や電話秘書、そのメリットから選び方まで
電話代行や電話秘書、そのメリットから選び方まで
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ホームページ制作会社の仕事はデスクでホームページを構築するだけでなく、取材や撮影、社外での打合せなど多岐にわたり、事務所に不在の時でも電話応対を委託できる電話代行サービスのメリットは少なくありません。
このページでは、ホームページ制作会社で電話代行サービスを導入するメリットやポイントを解説しています。
ホームページ制作を行おうとすれば、クライアントのニーズをしっかりとヒアリングした上で、必要な写真画像や映像を用意して適切にプランニングすることが重要です。特にフリーランスでホームページ制作を行おうとする個人事業主や小規模なホームページ制作会社の場合、クライアントの会社を訪問したりスタジオや野外で撮影をしたりと、事務所が不在になってしまうタイミングもあるでしょう。
電話代行サービスを導入することで、事務所で電話応対をできる人がいない状況でも顧客からの問合せや申込みの電話へ適切に対処できるため、自分たちの業務に集中しながら顧客満足度を高めていけることがポイントです。
電話代行サービスを導入して、オペレーターを介在した情報伝達フローを構築しておけば、外出先であっても必要な指示や連絡を取引先や関係者へ伝達することが簡単になります。
電話代行サービスでは、事前にマニュアルや業務フローを用意しておくことで、オペレーターが通話相手や情報の順位付けを適切に行った上で、必要な情報を速やかに通知してくれます。また、それに対して返信すれば、関係各所へ間接的に指示を出すことも可能です。
優先度の低い情報を整理した上で、重要な情報を速やかに共有できる体制の構築は、新たなビジネスチャンスの獲得につながります。
電話応対を行うために必要な人員を雇おうとした場合、単に給料を支払わなければならないだけでなく、社会保険料など様々なコストが発生します。
一方、電話代行サービスであればサービス内容に応じた料金だけを支払えば良いため、コストパフォーマンスを追求しやすいことが重要です。
また、コストとサービスのバランスが合っていないと思った時に、料金プランを見直せることもポイントです。
ホームページ制作会社のニーズに合致した電話代行サービスを選択しなければなりません。
コストパフォーマンスを追求するには、料金プランとサービス内容をしっかり比較検討できる電話代行サービスを選ぶことが欠かせません。また、トライアル期間が用意されているかも要チェックです。
ホームページ制作会社へ電話をかけてくる人は、IT知識のある人から全くの初心者まで様々です。専門用語を使われても戸惑わずに対処できることは当然として、顧客へ分かりやすく説明できるコミュニケーション能力を得ていることも重要となります。
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電話代行サービス3選
電話代行サービスの導入を検討している人がインターネットで検索している89社※の中から、プランに含まれているサービス内容が多い順に5社をピックアップ。
プラン内容や返金保証制度、口コミ評判などを調査しました。
※Googleの検索エンジンを用い、「電話代行サービス」で検索した結果を基に89社を選出（2021年8月25日時点）。
| おすすめ業者5選 | 返金保証制度 | プランに 含まれる サービス数 |
プラン内容 |
|---|---|---|---|
| CUBE電話代行サービス公式HP | あり （1ヵ月以内で全額返金） |
16 | 社名＋個人名対応／基本対応／用件の聴取外出対応／戻り時間の伝達／応答後転送／即時電話連絡／即時メール連絡／在籍者登録／時間外アナウンス／クレーム一次対応／簡易受付／ホットライン／ボイスメール／連絡先複数登録／複数同時メール送信／用件別連絡先振り分け携帯電話への再連絡 |
| 渋谷オフィス公式HP | あり （30日以内で全額保証） |
10 | 社名＋個人名対応／基本対応／用件の聴取／外出対応／即時電話連絡／会社情報案内／スケジュール登録／営業電話の判別対応／携帯連絡サービス／携帯電話への再連絡 |
| ビジネス アシスト公式HP |
あり （1ヵ月以内で全額返金） |
10 | 社名＋個人名対応／基本対応／用件の聴取／外出対応／即時電話連絡／在籍者登録／スケジュール登録／時間外アナウンス／勧誘セールス電話分別／ホットライン |
| ベルシステム24公式HP | あり （14日以内で全額返金） |
4 | 社名＋個人名対応／基本対応／即時メール連絡／スケジュール登録 |
| MKサービス公式HP | なし | 4 | 社名＋個人名対応／基本対応／用件の聴取／即時メール連絡 |
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