電話代行や電話秘書、そのメリットから選び方まで
電話代行や電話秘書、そのメリットから選び方まで
このページでは、電話代行サービスの短期利用のメリットやデメリットなどについて解説しています。
電話代行サービスの契約方式やサービス内容は、電話代行サービス会社によって異なっており、中には1ヶ月単位や1日単位でサービスを提供している場合もあります。そのため、一時的に電話代行サービスを利用したいと思ったり、繁忙期など特定の時期だけ電話代行サービスによる業務拡充をしたいと考えたりする人にとって、短期間契約が可能な電話代行サービスは利便性が高いといえるでしょう。
電話代行サービスの短期利用には相応のメリットがあり、必要に応じて利用を検討することは意義があります。一方、電話代行サービスの短期契約と長期契約ではコスト面での違いなどもあり、単純に短期契約ばかりが有利とは限りません。
そのため、本当に短期契約にすべきなのか、それとも長期的な運用を想定して契約するのかは、事前に目的を明確化した上で比較検討することが大切です。
例えば、事務所や事業所の移設・移転、店舗の改装などに伴って一時的に電話応対業務が難しくなるような場合、電話代行サービスの短期契約は利用価値があると考えられます。また、年に数回だけのセミナーやセールの開催など、一時的に電話の問い合わせが増えるような場合においても、期間限定の電話代行サービスは意味があるといえるでしょう。その他、夏休みなど休暇を取っている間の電話応対を任せたいというケースも想定されます。
反面、従業員の業務負担軽減を目的として、社外へ自社専用の電話応対チームを構築したいような場合、時間をかけて電話応対フローを作っていくことが必要になるため、長期契約が適していると考えられます。
電話代行サービスのメリットを最大限に活かすためには、短期契約であれ長期契約であれ、自社のニーズに合致したサービスプランや契約スタイルを選択することが必須なのです。
電話代行サービスを利用するメリットとして、電話応対業務にかかるスタッフをアウトソーシングして、人件費を削減できるというものがあります。また、特に短期契約であれば必要な期間だけをピンポイントで見極めて電話代行サービスを利用できるという点も重要です。
最初から短期間だけの作業だと分かっていても、そのためにアルバイトスタッフやパート従業員を採用しようと思えば、相応のコストや労力がかかります。また、電話応対業務に十分なスキルを有しているかどうか判断しなければなりません。
しかし、電話代行サービスを利用できれば必要な期間だけ、電話応対のプロを雇って任せられるため、コストや手間を削減して利益を追求することが可能です。
一時的に電話代行サービスが必要になるような状況として、他の仕事や作業に集中しなければならないことが挙げられるでしょう。このような時、電話代行サービスのプロへ仕事を任せられれば、自分のやるべき業務へ集中して仕事の生産性を高めやすくなります。
また、電話応対のために専門スキルを修得しているオペレーターへ依頼できれば、電話応対の品質そのものを向上できることも重要です。
仕事の相談や問合せをしたい消費者にとって、電話応対は企業の信頼性を確認する最初のポイントであり、ホスピタリティを意識した電話応対を叶えられれば結果的に信頼関係の構築や顧客満足度の向上にも有利に働きます。
電話代行サービス会社と打ち合わせして、自社専用の電話応対フローを構築することができます。標準的な応対プランはもちろん、電話の相手に合わせてどのような対応をしてもらいたいのかなど、個々の条件や自社のニーズに合わせたフローを作成してもらえることはメリットです。
短期契約の途中であっても、改めて長期契約について相談することができます。
最初から長期契約を結ぶ場合、最低契約期間を設けられていることがありますが、短期契約であれば利用価値を確かめた上で、そのまま契約を維持するかどうか決めやすいこともポイントです。
長期契約の場合に比べて、短期契約ではサービスの利用料金が割高になる場合があります。特に導入までの期間を即日にしたり短縮したりする場合、追加料金が発生する場合もあるでしょう。
費用は電話代行サービス会社によって異なるため、事前に比較検討することが大切です。
専門的な業種における電話応対業務では、問い合わせに対する受け答えの内容やオペレーターについても専門性を求められることがあります。その分、業務フローの構築に十分な時間を掛ける必要あるケースも少なくありません。
しかし、短期契約を前提としている場合、準備時間も限られている可能性が高く、基本的な電話応対フローしか利用できない可能性があるという点はデメリットです。
そのため、電話代行サービス会社へ相談する前に、自社でも電話応対フローやマニュアルなどを作成しておくといった工夫が必要です。
電話代行サービス会社によっては最短1ヶ月以上の契約しか対応していないなど、ある程度の期間の契約を前提としていることもあります。
契約期間や契約条件は会社ごとに異なっているため、自社のニーズにマッチしているかどうか、複数の電話代行サービス会社を比較検討して確認していくようにしてください。
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