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テレワークにも便利な電話代行

公開日：2020年9月14日｜更新日： 2021年9月8日

2020年に流行したコロナの影響により、働き方における変化が広まりつつあります。職場まで出勤することなく業務を行なう「テレワーク」と呼ばれる働き方です。アフターコロナの世界を視野に入れて考えると、事業を継続していくためには、従来の働き方にこだわり続けるのは、あまり得策とはいえないでしょう。つまり「テレワーク」という働き方でも充分にこなせる業務が、思いのほかたくさんあるということに、人々が気づき始めたため、コロナが収束してもテレワークを継続するケースが少なくないであろうということです。

そこで、このページでは、今後の展望に加え、テレワークそのものの意味、さまざまなパターンのテレワーク、そしてテレワークを行なう際に電話代行サービスがとても便利である理由などを説明していきます。

そもそもテレワークとは

新聞やテレビなどのメディアなどでも、テレワークを扱う記事が増えてきているため、「テレワーク」という言葉自体は、もはや聞き慣れないものではなくなっています。ただ、具体的にどのような意味なのか、という点に関しては、あいまいな人もいるのではないでしょうか。

テレワークを英語でつづると「telework」となります。このうち、「tele」は「離れた場所」を、そして「work」は「仕事」を、それぞれ表しています。ですから「テレワーク」は、職場から離れた場所、つまり自宅などにいるまま勤務する、という意味になります。

テレワークにも種類がある

テレワークという言葉の意味がわかったところで、主な3つのテレワークの方法をみていきましょう。テレワークというと、自宅勤務のイメージが強いかもしれませんが、そうとは限りません。ただ、どの方法も会社やオフィス以外の場所で勤務を行なうという点においては共通しています。

1.自宅利用型のテレワーク

「自宅利用型のテレワーク」とは、テレワークと聞いて、多くの人が最初に思い浮かべるテレワークのスタイルです。会社まで出勤することなく、自宅にいる状態のまま、パソコンやFAX、あるいは電話など、のツールを使って連絡をとりながら業務を行います。テレワークという言葉が広まる以前から、小さな子どもの育児中の女性や親の介護をするため自宅にとどまっていたい人にとっても、とても便利な働き方として知られています。

2.施設利用型のテレワーク

勤務先の会社の社屋以外の場所、つまり別の施設内で勤務を行なう方法です。この場合の施設とは、主にレンタルオフィスやコワーキングスペースなどのことです。本社が支社のような役割をもつサテライトオフィスとして、レンタルオフィスの専有契約をして利用しているケースもあります。個人事業主であれば、新しい情報を交換するなどの目的で同業者との新たな出会いをもとめてコワーキングスペースを活用している人もいます。

3.モバイルワークによるテレワーク

営業職に就いている人は、オフィスへいったん出勤しても、外回りなどの仕事のために、再び外出するケースも多いでしょう。その場合、訪問先の取引相手のオフィスでパソコンなどを使って仕事をしたり、移動中の電車内や外出時に立ち寄った喫茶店やファミレスなどで、同じくスマートフォンやパソコンを利用して業務連絡を行ったりすることもあります。

在宅勤務タイプのテレワークにおける電話代行

自宅利用型、施設利用型、そしてモバイルワーク。3タイプの主なテレワークの方法をみてきましたが、ここで中心にみていきたいのは、1つ目の「自宅利用型のリモートワーク」です。コロナの流行が原因で、働き方がリモートワークへと切り替わったケースの多くが、このタイプがあてはまるからです。

業種によりますが、自宅利用型のテレワークへと働き方を切り替えても、あまり多くの支障が生じないものもあります。たとえば、システムエンジニアやソフト開発、サポートサービス、人事や経理などの管理職部門などがその一部としてあげられます。顧客からの問い合わせや社員同士の連絡方法、そして扱う情報のセキュリティーなど、テレワークに切り替える場合には、たしかに解決すべき問題も生じます。けれども、これらの問題は、実は、電話代行サービスの導入によって解決を図ることが可能なのです。

テレワーク導入に関する抵抗感

社会の緊急事態下では、テレワークの導入は、何とかビジネスを継続するための柔軟な対応策だといえます。一方で、テレワークの広まりに難色を示し、この変化に戸惑いを感じている会社も少なくありません。仕事内容によってはテレワークが適さないものや、実施不可能なものもあるでしょう。ただ、テレワークでも作業可能な業務に関しては、大きな社会の潮流にあらがうよりも、なんとかテレワークに合うように業務の取り組みかたを変化させていくことが大切です。

ちなみに、「テレワークへ移行しない理由」について総務省が令和元年に行った調査結果によると、「テレワークには適さない仕事だから」の次に多かったのが、「情報が漏洩するリスクが高まるから」です。その他には「メリットがないから」「業務がスムーズに進まなくなるから」「お客さんへの対応が難しくなるから」などがありました。

この中で、情報漏洩や業務がスムーズにいかなくなることを、そして顧客対応の難しさを理由に挙げている場合は、電話代行サービスの導入が一つの解決の糸口になるでしょう。

参照元：総務省「令和元年通信利用動向調査の結果【PDF】」（https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/statistics/data/200529_1.pdf）

自宅でのテレワークにおすすめの電話代行利用方法

企業の場合、あるいは個人事業主の場合に、それぞれ電話代行サービスをどのように活用できるのか、その導入事例をみていきましょう。

企業のテレワークの活用法

商品開発部をまとめる仕事をしていた。商品に関するカスタマーサービスとしての役割は、もともと社内のオペレーション部門が担当していた。けれども、コロナの影響で全社員がテレワーク（在宅勤務）になったため、お客さんからの問い合わせ電話に対応できない状態になってしまった。そこで、電話対応を外部委託することを決意し、電話代行サービスを導入。電話代行会社と、商品の特性などについて打ち合わせをして、電話対応の専用マニュアルを作成した。オペレーターが回答することができない問い合わせ内容が寄せられた場合にのみ、担当者へ転送する方法を採用。そのおかげで、ビジネスの継続が可能になりました。

個人事業主のテレワークの活用法

個人事業主としてウェブ関連の仕事をしていた。メインの作業以外にも、顧客からの問い合わせ電話や質問メールなどを、すべて1人でこなしていた。

そのため、メインの作業に集中して取り組んでいる最中に電話がかかってくると、そこで集中力はいったん途切れてしまうことに。ただ、あまりに仕事がたてこんでいる時などは、電話に対応せずに仕事を続行する場合も。けれども、電話に対応しなかったことがビジネスチャンスのロスにつながっている可能性もある、という認識はあるため、精神的な負担を感じていた。

※この方はまだ電話代行サービスを導入していませんが、導入することで、かなりの状況改善が可能だといえるでしょう。

このように企業や個人問わず、テレワーク下での作業を効率化するために電話代行サービスを活用するのもひとつの手です。このサイトでは電話代行サービス会社を多数紹介していますので、ぜひ自社にあう会社探しの参考にしていただければ幸いです。

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