電話代行や電話秘書、そのメリットから選び方まで
電話代行や電話秘書、そのメリットから選び方まで
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電話代行サービスを導入するメリットについて、設計事務所の場合を考えてみましょう。
設計事務所で電話代行サービスを導入することには、どのようなメリットがあるのでしょうか。3つの点を紹介します。
電話代行サービスを導入することで、事務所を不在にしているときでも留守電や転送にする必要がないというメリットがあります。
設計事務所の業務では、現場へ行く必要があるなど、事務所を不在にすることが多いものです。遠方の現場など、長期出張で事務所を長い時間不在にすることもあるでしょう。
電話番や事務スタッフがいる場合でも、常に電話に出られる状況にするのは難しいケースもあります。
携帯への転送でもよいと考える人もいますが、出先での打ち合わせ中など、転送でも電話に出られないタイミングは発生するものです。
設計事務所において、電話に出られないデメリットはいくつかあります。取引先からの重要な電話への対応が遅れたり、仕事の依頼などの電話を逃したりなど、さまざまなマイナスの影響が考えられるのです。
電話代行サービスを導入することで、「いつも電話がつながる設計事務所」としてクライアントの信頼を得やすくなり、ビジネスチャンスを逃さない体制をつくれるというメリットがあります。
電話代行サービスは、電話に出るための時間ロスを削減できるというメリットもあります。事務所にいるときでも、打ち合わせ中など、電話に出にくいタイミングが発生することがあるでしょう。
打ち合わせを中断して電話に出ると失礼になることもあり、打ち合わせの時間がのびてしまい、取引先に迷惑をかけることにもなりかねません。打ち合わせ以外にも、電話対応に振り回されるせいで、本業に支障が出ると感じる場合もあるでしょう。
電話代行サービスを導入することで、社長自身や電話番スタッフの負担を軽くすることができ、本業に集中しやすい状況をつくれるのです。
電話代行サービスの「クレーム対応力」も、導入するメリットとして挙げられます。電話代行サービスのオペレーターは、電話対応の専門家です。クレーム対応に関するプロの技術で丁寧に、またクレームがエスカレートしないように対応してくれます。
クレームの電話に対して、必要な情報を聞き出したり、確認が必要な事項を記録したりなどの細やかな対応をしてくれるのです。
クレーム対応は外注ではなく自社で対応するのが誠意と考えることもできますが、本業が忙しいなどの事情で電話対応がおろそかになり、きちんとクレーム対応するのが難しいときがあるかもしれません。
クレームの内容がきちんと記録されておらず、後になってまた電話をかけて確認するという事態も発生しかねません。
電話代行サービスにクレーム対応を任せるといっても、お願いするのは電話対応のみです。現場へ行って対応するなどの必要なフォローは、自社で行うことになります。電話を外注しているからといって、取引先の印象が悪くなるということはないはずです。
プロの丁寧な電話対応を提供することで、クレームが大きくなることを防ぐことにもなるでしょう。
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