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税理士事務所で電話代行サービスを導入するメリットとは

税理士事務所には、日々さまざまな電話が入ってきます。しかし、事務所を不在にするときや来客中など、電話を取れないタイミングが発生することもあります。このような場合、電話代行サービスの導入によって電話の取りこぼしを防ぐとともに、業務効率の向上も期待できます。

税理士事務所における電話代行とは

税理士事務所では、税務相談や確定申告の照会、補助金・助成金関連、金融機関や税務署からの問い合わせなど、特有の業務が多数あります。税理士事務所に対応した電話代行サービスであれば、専門用語の聞き取りも可能となることから、個人事業主や顧問先、税務署、金融機関などさまざまなところからの入電に対応可能となります。

電話代行サービスでは、まずは一次受付を行います。一次受付では、電話をかけてきた相手の名前と要件を聞き、担当者につなぐ、または必要な人から折り返し電話が可能なように連絡先を聞くといった対応を行うことが一般的です。その後、オペレーターからメールやチャットツールなどを使用して受電内容が共有されます。担当者はその内容を確認し、折り返し連絡など必要な対応ができるようになります。

税理士向け電話代行を依頼するメリット・デメリット

メリット

税理士事務所によっては、事務所に人がいない時間が発生することがあり、その時間帯に電話がかかってきた場合に対応ができないケースがあります。このような場合、電話代行サービスを利用することで事務所に人がいなくても電話対応を行えるようになり、取りこぼしを防げます。

取りこぼしを防げるため、例えば税務相談や顧問契約の問い合わせなども取りこぼしにくくなり、ビジネスチャンスを増やすことが可能となり、依頼の増加につながっていく可能性もあります。

また、事務所にかかってくる電話は仕事に関連したものだけではなく、全く無関係の電話がかかってくることもあります。このような「迷惑電話」に分類される電話がかかってきた場合にも代行サービスのオペレーターが対応してくれるため、事務所スタッフが対応する手間を省き負担を軽減できます。

デメリット

電話代行サービスを導入する際には、費用が発生しますが、サービスを提供する会社によって「月額固定」や「件数課金」といったように料金体系はさまざまです。そのため、導入時に事務所のニーズに合ったサービスを選ばないとコストが大きくなってしまう可能性があります。

また、サービスによってはオペレーターの対応品質にばらつきが生じてしまう可能性も。対応品質が悪い場合には顧客に不満を与えてしまい事務所の評判に悪い影響が生じるリスクもあるため、導入時には対応品質についてよく確認しておくことが重要です。

税理士が電話代行を依頼する際の注意点

個人情報や守秘義務の取り扱い体制（PマークやISMSなどのセキュリティ認証）

税理士事務所ではさまざまな案件の中で税務関係のデータを幅広く取り扱っています。また、顧客の氏名や企業名、住所などをはじめとした個人情報も多く取り扱うことになります。

以上の点から、情報の漏洩を防ぐためにも、依頼をしようとしている電話代行サービス会社における個人情報の取り扱い体制や守秘義務について確認しておくことが重要です。例えば、PマークやISMSなどのセキュリティに関する認証を取得しているか、という点をチェックしておくのがおすすめといえます。

税務に関する専門用語や補助金・助成金などの内容へ対応可能なオペレーターの有無

電話代行サービスを検討する場合には、オペレーター自身が税務に関する専門知識を持っているか、という点について確認しておくことも大切です。電話の中ではさまざまな専門用語が出てくることも多く、基本的な知識が不足している場合には正しい初期対応も難しくなると予想されるためです。そのため、検討している電話代行サービスのこれまでの実績を確認するのがおすすめです。

また、電話代行サービスを提供している会社において、オペレーターに対する教育体制を整えているかという点も確認しておきたい部分です。

転送技術・導入条件や日々の運用フローの整備、報告手段の明確化

サービス導入前には、転送技術や導入条件について確認しておくこともポイントのひとつとなります。電話代行サービスを導入する場合には、まずは事務所の固定電話に入った電話を代行サービス提供会社に転送するための設定を行わなければなりません。この時の設定については、電話代行サービスの担当者などに確認しておいてください。

そして、実際に稼働した後の運用フローも確認します。電話を受けた後にどのような流れで連絡をしてくれるのか、また緊急性の高いと思われる電話の場合はメールなどではなく電話などで連絡を入れてくれるなど、柔軟な対応を行えるかという点も確認しておくことで、ニーズに合ったサービスの導入を行えると考えられます。