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電話代行の勘定科目はどうすればいい?

電話代行会社の勘定科目は、帳簿でどのように処理をすればいい分からない、そのため、導入が少しだけ億劫になっている方もいるのではないでしょうか。会社で特に決まっていない場合、複数人が関わっている場合、認識を共有しておかなければなりません。電話代行の勘定科目について解説します。

電話代行業者の勘定科目は一般的には外注費

電話代行の勘定科目は、各企業により異なりますが一般的には「外注費」が当てはまります。外注費とは、会社の業務の一部を外部へ委託するための費用です。電話代行は電話の応対や問い合わせや商品やサービスの受注のようなインバウンドをはじめ、テレマーケティングや調査といったアウトバウンドを、他業者に依頼することです。まさに外注費が当てはまります。

また、電話代行という専門業者に委託するため「支払手数料」という勘定科目に分類する場合もあります。外注費なら源泉徴収のことを考えなくても済むため、簡単に処理できます。

通信費と混同しないように注意

電話代行も社内で使う電話費用も、電話という共通点はありますが混同しないように注意してください。電話代行は電話代行業者という外部へ委託する形です。社内で使用した電話料金と一緒にしては混乱の元になります。

社内で使った電話料金は通信費という勘定科目が一般的です。電話代行の利用料金も通信費に仕分けしてしまえば、どれが委託料金貨車内の電話料金がわからなくなります。そのため、電話代行の利用料金は外注費や支払い手数料にしたほうがわかりやすく、無難だといえるでしょう。

勘定科目とはそもそもなに?

勘定科目は帳簿に記入するとき「どんな取引をしたのか」をわかりやすく分類するために使われます。企業の規模が大きくなればなるほど、金額の大小にかかわらず、お金の出入りが多くなるものです。

たとえば、商品を購入した場合でもさまざまな状況が考えられます。その場で現金で支払ったのか、後ほど銀行振込で支払うのか、クレジットカードを使ったのかでも異なります。そこで勘定科目を使えば、具体的にどんな内容の取引をしたのかをわかりやすく仕分けられます。電話代行業者への支払いも勘定科目を使ってわかりやすく帳簿に記入しなければなりません。

勘定科目を決めることで経営状態や財務のことも理解できる

電話代行を利用したら、料金を支払わなければなりません。電話代行の利用料金の支払について決めておかなければ、帳簿も不完全なものとなります。たとえば、従業員の支払いと電話代行への支払いをすべてまとめてしまったら場合、「いつ」、「なにを」、「だれに」、「どんなタイミング」で支払ったのかまったくわからなくなります。

会社のお金が何に使われているか分からなければ、確定申告でも経費として正確な金額を計上できなくなります。勘定科目に基づいてきちんと仕分けをすれば、会社のお金の動きが把握できるのです。

売上がアップすれば、理由も簡単にわかります。電話代行業者のアウトバウンドサービスを利用した結果、売上が伸びているなら契約は成功したと考えてサービスを継続するかストップするか、他業者に依頼をするのか判断材料にもなるのです。

勘定科目は自由に決められるため電話代行では注意

勘定科目は法律でルールが定められているわけではなく、自由に決めることができます。そのため、各企業で内容は同じでも勘定科目が違うという場合もあるのです。ただ、自由だとしても注意点はあります。

勘定科目はわかりやすさを重視して損はない

勘定科目は、誰にでもわかるような内容でないと混乱の元になってしまうため、わかりやすさを重視しなければなりません。また、「会社のお金の流れが分かるだから会社の人間と自分にだけ分かればいい」というわけでもありません。

状況によっては、社内の人はもちろん、税務署の人間、税理士にも見せる必要があります。特定の人しか理解できない勘定科目だと説明が大変ですし、社内で「ある人にはわかってある人にはわからない」ことが出てしまいます。

勘定科目には、一般的に利用されている言葉があるため、そちらを活用したほうがいいでしょう。同時に注意したいのは、たとえば、「電話代行業者をある勘定科目に分類したら、毎回おなじように処理する」ことです。1ヶ月前と1ヶ月後、別々の勘定科目として処理をすると、お金の流れが把握しづらくなるため注意しましょう。

会社の場合は特に自分ルールで勘定科目を決めるのはNG

電話代行を含めて勘定科目は「分かりやすさ」が必要です。ただし、分かりやすいからといって、会社のルールを無視するのはよくありません。たとえば、転職先でも電話代行業者と契約をしていて勘定科目を「支払手数料」としていたとします。

分かりやすいからといって勝手に「外注費」で処理してはいけません。それぞれの会社のルールに従わないと混乱の元になってしまいます。

電話代行の勘定科目で採用されやすい言葉

電話代行の勘定科目は一般的に「外注費」あるいは「支払手数料」で処理されることが多いです。通信費と混同しがちですが、委託料と通常の電話料金を一緒にすると分かりづらくなりますし、委託という形のため外注費のほうがわかりやすいでしょう。

ただし、各会社でルールが定められているはずです。転職した場合はその点を注意しながら電話代行の料金を仕分けていきましょう。

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