電話代行や電話秘書、そのメリットから選び方まで
電話代行や電話秘書、そのメリットから選び方まで
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効率的な業務を行うために大きな役割を果たしている電話代行サービス。このページでは、fondeskが提供しているサービスやプラン、特徴、口コミ評判などの情報を紹介しています。
会社や事務所にかかってきた電話に直接対応するサービスだけでなく、電話を受けたというお知らせを、さまざまなツールを使用して行ってくれます。Eメールはもちろんのこと、Chatwork ・slack・ LINE・ Microsoft Teams・Google Chatなど、ビジネス上のやりとりで使用頻度の高いツールに対応しているのが嬉しいポイント。普段チャットツールとして使い慣れたものを指定すれば、サービス導入時もとてもスムーズ。チャットツールで通知を受けるため、個人で受電を確認したい場合も、あるいは社内のチームで受電の知らせを共有したい場合にも重宝するサービスです。また、無料の「マイページ」機能を使えば、PCやスマートフォンから通話履歴を確認したり、顧客対応の設定を変更したりすることができます。
fondeskでは、「サービスのクオリティーをしっかり確認してから本格的に導入したい」「まだ会社を立ち上げたばかりで、1日に何本の電話がかかってくるのか予想できない」などの不安を感じているお客さんが安心して利用できる無料トライアルを用意。期間は2週間です。2週間もあれば、サービスの様子やサービス導入によるメリットなどについて、おおよそ雰囲気を掴めるでしょう。
こちらの会社のサービスを新たに導入しようと考えている人が、ストレスを感じることなく利用をスタートできるようにするための工夫がみられます。たとえば、電話代行業務を依頼してから、実際にサービススタートするまでの時間が短く設定されており、最短で即日からの利用可能。クレジットカードの登録と、シンプルなセットアップを行うだけ（書類の提出は不要！）でOK、というお手軽さが魅力です。また、受電履歴はもれなく「マイページ」に記録されます。ですから、受電通知を設定していなくても、あるいは、「忙しくてなかなか手がはなせず、受電の確認をするのが遅れてしまった」という場合も安心です。
コストパフォーマンスに
優れている業者は？
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| プラン名 | ※料金体系は1パターンです |
|---|---|
| 費用 | 月額基本料金：11,000円＋従量料金 |
| コール回数（月間） 対応時間 |
100回（超過分は1コールごとに220円） 平日9：00～19：00 |
| サービス内容 | 要問い合わせ（公式HPで資料をダウンロードできます。） |
ベンチャー企業を運営していますが、仕事中にかかってくる営業電話の多さに、少しまいっていました…。仕事に集中したいけれども、会社のイメージを悪くするわけにはいかないので、何とか丁寧に対応していたのですが、ストレスを感じるように。しかも、電話に対応できるスタッフが1人しかおらず、負担も大きかったのではないかと思います。そんな状況を改善すべく、fondeskさんの電話代行サービスの導入を決定。導入後の仕事環境は、想像以上に改善されました。
受電の報告を受けるツールとしてSlackを利用しているのですが、通知の履歴が可視化されるため、1日あたりの電話の件数や内訳を一瞬で把握できるようにもなりました。10件の電話のうち9件は営業電話です。fondeskさんのサービスを導入したおかげで、大切な電話にのみ対応することが可能に。営業電話に時間をとられることがなくなり、電話の束縛から解放されてとても嬉しかったです。fondeskさんを利用する前、他の会社の情報もほんの少しチェックしてみたのですが、オプション設定などが、やや複雑に感じられたので、料金設定がとてもシンプルでわかりやすいfondeskさんを選びました。サービス内容にとても満足しています。
ITベンチャー企業という職種がら、電話の対応を得意とするエンジニアさんはあまり多くありませんでした。さらに、受けた電話が営業電話であった場合は、大切な時間を奪われているような感覚を持ってしまうこともありました。問題解決手段として、留守番電話機能を試していた時期もあり、ある程度は状況が改善されたのですが、問題点も少なくありません。それは、録音内容を確認し忘れたり、大切な電話への対応をしそびれたりしやすくなる点です。それでは困るので、今度は、社員がフェイスブックの広告で見つけてくれたfondeskさんにお願いしてみることにしました。（実は、fondeskさんのサービス内容やシステムを知って、5分後には導入を決定していたんです。）
実際、サービスを利用し始めて、電話について会社が抱えていた様々な問題が解消しました。まず、誰かが対応しなくてはならなかった電話への応答から開放され、大切な電話への対応漏れもゼロ。これまで使用していたSlackに通知がくるため、対応してくれた電話の内容をログ化できるようになり、大切な電話への対応をしたかどうかもスタンプで分かりやすく表示。オフィス内が静かで作業に集中しやすい環境が手に入り、とても助かっています。
当社はスタッフ全員が行政書士である行政書士法人でありますが、月に300件近い電話で仕事が中断されることで集中力が途切れ、スタッフから不満の声が上がっていました。導入にあたっては、顧客に対する即時性が落ちることで、新規顧客獲得の機会が失われるのではと懸念がありました。しかし、これに関しては、「通知を受け取ったら、即時に対応する」というルールを設けたことで、導入後もお客様から不満がでることがなく運用できています。
他にも懸念材料として、「お客様の相談は生ものだから、ホットな内に対応すべき」という考えをもっており、毎回折り返し電話になってしまうのは、契約にマイナスの影響がでるのではないかという思いがありました。しかし、これにかんしても「新規の顧客には担当者が携帯から即レス」というルールを設けたことによって、顧客は2回目以降担当者と直接やり取りができるので、今のところ数字に悪影響はでていません。
実務に影響がでないようにルールを設定しておけば、士業のような職業でも電話代行のサービスは活用できると思います。電話応対業務をアウトソーシングしたことで、スタッフも自分の業務に集中できるようになりました。士業仲間にも、このサービスをおすすめできると感じています。
書類は不要です。メールアドレスと作成したパスワードを入力すればOKです。
料金を支払う際に利用するクレジットカードの登録。その後、050で始まるお客さんの専用番号が発行されます。
会社の電話番号から専門番号への転送設定を行えば、すべて完了です。サービスを利用できます。
申し込んだその日に、サービスの利用を開始ができるのが、大きな魅力となっているサービス。書類の提出などが不要な点がその大きな理由と言えるでしょう。料金設定に複数のコースやオプションプランが設定されていないため、シンプルな料金体系も、高い評価を得ているようです。また、受電報告を受ける際は、使いやすいツールを選んで、履歴を共有したりログ化したりできるため、重要な電話への対応漏れも防げます。
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電話代行サービス3選
電話代行サービスの導入を検討している人がインターネットで検索している89社※の中から、プランに含まれているサービス内容が多い順に5社をピックアップ。
プラン内容や返金保証制度、口コミ評判などを調査しました。
※Googleの検索エンジンを用い、「電話代行サービス」で検索した結果を基に89社を選出（2021年8月25日時点）。
| 1位 | 2位 | 2位 | 4位 | 5位 | |
|---|---|---|---|---|---|
| CUBE 電話代行サービス |
渋谷オフィス | ビジネスアシスト | ベルシステム24 | MKサービス | |
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| プラン内容 | 16 | 10 | 10 | 4 | 4 |
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