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電話受付代行はじめてガイド

電話受付代行の利用を検討するにあたり、予め知っておきたい基礎知識を取りまとめて紹介。

電話受付代行を利用する前に知っておくべきこととは?

電話受付代行を利用する前に知っておくべきこととは?これから電話受付代行の利用を考えている人のために、予め知っておきたい基礎知識を取りまとめて紹介していきたいと思います。

初めて利用する人にとっては、知識も不足しており多少の不安や心配もあることでしょう。逆に行き当たりばったりで適当に業社を選んでしまい、後々後悔してしまうというのもよくある話です。そうしたことのないよう、予め電話受付代行について知識を得ておくことが大切です。

まずは、利用するメリットについて。

そもそもの話として、電話受付代行を依頼する必要があるのか?転送や留守番電話ではダメなのか?といった疑問をお持ちの人も少なくないことでしょう。ですが、電話受付代行は多くの事業者にとって決して小さくないメリットをもたらします。この点について、該当ページでより詳しく解説しています。

続いては電話受付代行の料金相場。

具体的な金額を述べてしまいますと、電話受付代行はひと月あたり1万円前後、安い所では数千円台というところもあります。ただし、金額の安さ“だけ”で選ぶべきではありません。重要なのは、基本料にどのようなサービスが含まれているかという、総合的なコストパフォーマンスです。該当ページではより詳しく解説しています。

もうひとつ、実際に電話受付代行を利用されている人(担当者)達の声というのも気になるところでしょう。

利用する前はどうだったのか。なぜ利用することにしたのか。利用してみてどのようなメリットがあったのかをご紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。

導入するメリット

こちらのページでは、電話受付代行サービスを導入するメリットをご紹介しています。忙しくて電話を取れない状況でも、確実に電話対応をしてもらえる代行サービスを利用すれば、既存顧客との関係強化や見込み客との関係構築のチャンスを逃すこともありません。

電話番や秘書を雇うより低コストですし、電話の応対をしてくれるのは専門の教育を受けたプロ。下手な人材を雇うより、顧客へ好印象を与えられるでしょう。電話対応を委託することで自分の業務に集中できれば、業務の効率もアップします。「電話代行サービスって何?」という基本知識の解説から、電話代行サービスを利用するうえでの注意点などもまとめているので、ぜひ参考にしてください。

費用相場

電話代行サービスは、コストを抑えつつ見込み客からの問い合わせを逃さない、非常に便利なサービスです。しかし、具体的にいくらくらいで利用できるものなのでしょうか。ここでは、電話秘書サービスを行っている10社の代表的な料金プランを調べてみました。平均的な料金については各社のサービスに大きな差はありませんが、細かいサービスやオプションの有無など、費用とサービス内容のバランスは違います。

費用重視で電話秘書サービスを選ぶ場合、大切なのはコストパフォーマンスのよさです。当サイトでご紹介している10社のうち、もっともコスパのよい電話秘書サービスはどこなのか、ぜひリンク先で確認してください。

導入事例

どんなサービスも、メリットがあればお金をかけて導入する価値はあります。ただ、無限にお金を使うことができない以上、利用するサービスは厳選したいと考えるのがごく当たり前の考えですよね。ここでは、実際に電話応対サービスを導入している方々に行ったインタビューをご紹介しています。

電話代行サービスがどれくらい役立っているのかを知るためには、利用者の意見を聞くのが一番です。司法書士、治療院、広告業、内装工事業など、それぞれの業種の方々が電話応対サービスを契約したきっかけや、サービスに対する満足感、使い方などをまとめているので、電話応対サービスの利用を迷っている方はぜひ参考にしてください。

サービス会社の選び方

電話代行というサービスが世の中に生まれたのは、1960年代から1970年代だとされています。ビジネスとしては意外なほど古い歴史をもつサービスだけに、電話代行業を行う会社は多いです。ただ、数がたくさんあるということは当たり外れもあるということ。適当に電話代行サービス会社を選んでしまった結果、お金を無駄にしたり顧客からクレームが入ったりしては意味がありません。

そこで、こちらのページではよい電話代行サービス会社を選ぶためのポイントを3つご紹介しています。大切なのは、料金体系の充実度にサービス会社の実力や実績、そしてサービスを導入する目的をはっきりさせることです。自分のビジネスに合ったサービス会社を見つけて、唯一無二のビジネスパートナーと契約しましょう。

こんな会社は要注意!

電話代行会社の中には、残念なことに良心的ではない会社も存在します。悪徳業者や質の悪い業者がホームページや営業時に自己申告してくれれば楽なのですが、そうそう簡単にはいきません。電話代行会社選びに失敗し、電話対応でオフィスや会社に悪いイメージがついてしまうと、信頼やブランドイメージを取り戻すまで時間がかかります。

だからこそ、要注意な会社を見分けなければならないのです。こちらのページでは、よくない会社の見分け方を簡単にまとめています。実力と実績があり、多くの企業から契約を取っている電話代行会社は、響きのよい言葉だけを並べて必死にセールストークをしてくることはありません。魅力的なセールストークに流されないように、気を引き締めて電話代行会社を選びましょう。

迷ったときはお試しサービス

電話代行会社の多くは、「月額○コールまで対応」という月額料金制を取っています。ただ、電話代行会社の利用を考えていても、プランや評判の比較だけでどこと契約するかを決めるのは困難です。とくに、いざ利用してみたら思っていたサービスとは違った、ということになると、お金も時間も無駄にしてしまいます。

そこでおすすめしたいのが、一部の会社が提供しているお試しサービスです。こちらのページでは、電話代行受付のお試しサービスを選ぶ上でどういう点に気をつけたらよいのかをまとめました。基本的にはお試し期間の長い会社のほうがおすすめですが、大切なのはサービスに対する満足度です。契約先は妥協せずに決めましょう。

契約までの流れ

使ったことのないサービスを契約する際、手順がわからないと戸惑ってしまうのは誰しも同じです。せっかくなら、スムーズに契約を進めるために全体的な手続きの流れを予習しておきたいという人もいるでしょう。そこで、ここでは電話代行サービス会社と契約するまでの流れをまとめました。

とはいえ、基本的には気になる会社に問い合わせを行い、申し込みをして入会審査を受け、契約を交わすだけです。契約の手続きや相談は、電話やメールはもちろんサービス会社のオフィスでも対応してもらえます。

ただ、個人と法人では必要書類が違うので、その点だけは注意しましょう。また、申込み後の審査に多少時間がかかるので、余裕をもったスケジュールで申し込むことをおすすめします。

よくある質問

未知のサービスを利用する上で、感じる疑問はさまざまです。しかし、ほとんどの人がある程度似たような疑問を覚えることも間違いありません。ここでは、電話代行サービスや電話秘書サービスに関してよくある質問をまとめました。

「電話代行サービスを契約していても、自分で電話を受けることはできるのか」など、電話代行サービスの公式サイトでは意外と説明されていない基本的な疑問と回答もまとめているので、電話代行サービスがまったくわからない、はじめて利用するという人はぜひ参考にしてください。

秘書代行が電話代行と異なる点とは

「秘書代行」と「電話代行」の違いを説明することはできますか?名前も似ていて、サービス的にも大きな違いのない両者ですが、名前が違うだけあって対応できる業務の範囲は若干違います。

ハイレベルな秘書代行サービスでは、自社商品やサービス専用のお客様相談窓口を用意したり、コールセンターを用意したりすることも可能です。本来なら莫大な設備投資が必要になるところを、利用料金だけでプロのオペレーターに電話対応を外注できるので、うまく使えばコストを抑えて売上げアップも実現できるでしょう。

また、秘書代行には新しいスタイルのサービスとして、「オーダーメイド式」の代行業も存在します。一般的な秘書代行や電話代行ではできない柔軟なプランで契約することができるので、細かい要望を満たしたい人は秘書代行を中心に探してみてはいかがでしょうか。

電話対応マニュアルの必要性

電話代行サービスの会社では、オペレーターにどのような教育をしているのでしょうか。もちろん、ごくごく基本的なビジネスマナーや電話応対の方法に関しては各サービス会社が教育を行っていますが、契約先によってはより細やかな対応をお願いしたい場合もあるでしょう。そこで必要になってくるのが、電話対応マニュアルです。

自社や自身のオフィス専用にカスタマイズした電話対応マニュアルを用意していれば、急な問い合わせやクレームがあったときでも適切に対応してもらえます。こちらのページでは、一般的な電話代行会社が利用している電話対応マニュアルの紹介をはじめとして、自分たちでマニュアルを用意するメリットや必要性について解説しました。

もう迷わない!電話代行サービス会社BEST5