保留を押す前に知っておきたいこと

ビジネスをする上で電話対応は必ず発生するもの。対応スキルを身に付けておけば、得をしたとしても損することはないでしょう。ここではとくに、社外からきた電話を取り次ぐ際に使う「保留」のマナーについて紹介しています。

保留をするときの基本的なマナーや注意点をまとめているので、自身の日頃の電話対応と照らし合わせてチェックしてみてください。

保留機能の基本的なマナー

保留機能を使う上で押さえたいマナーは「保留前」「保留中」「保留後」の3つのタイミングにあります。それぞれどんな点に注意するべきなのか確認していきましょう。

1.保留を押す前には一言

「少々お待ちください」と一言伝えてから保留を押しましょう。相手から「○○さんに代わってもらえますか?」と電話が来たときに、「承知いたしました」と答えて保留を押すは決して間違いではありません。ですが、少しの時間だったとしても相手に待つ時間を与えるので、少々お待ちくださいと伝えるのが礼儀なのです。

2.保留してもよいのは30秒まで

保留をしても良い時間は、30秒程度という暗黙の了解があります。人によっては30秒以上待ってても問題ないという方もいますが、相手を長時間電話の前で待機させるのは失礼です。待たせるのは30秒以内というのは相手への配慮でもありますので、しっかりと押さえておきましょう。

また、取り次ぎに数分時間が掛ってしまう場合には、「○○分ほどお時間をいただいてもよろしいでしょうか」と相手に確認をしましょう。もしくは、「後ほどこちらから折り返しお電話いたします」と伝えるのが望ましいです。

3.保留を解除した後にも一言

保留を切った後、すぐに本題に入るのはNGです。相手が話を聞く姿勢ができていない可能性があるので、必ず「お待たせしました」と一言添えてから本題に入りましょう。そうすることで相手の効く姿勢が自然と整い、スムーズに会話を始められます。ちょっとしたことですが、こういった気遣いを積み重ねて相手に気持ち良く話してもらえるようにしましょう。

まとめ

いかがだったでしょうか。普段電話対応で行っていた行動と違いはありましたか?保留時間の30秒を超過していると感じてしまった方は、とくに注意が必要です。長い時間待たされることで、「この会社は大丈夫なのだろうか?」と不信感を抱かせる恐れがあるといえます。新しいビジネスチャンスを逃さないためにも、まずは今回紹介した基本的マナーを身に付けて失礼のない対応を目指しましょう。

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