電話対応を受ける前に押さえるべきマナー

電話に出た社員の対応一つで会社の印象を左右してしまう電話対応。基本的なマナーを紹介しているので、会社のイメージを落とさないためにも、日頃の電話対応と照らし合わせながらチェックしてみましょう。

電話対応の基本的な6つのマナー

電話がかかったら3コール以内に出る

会社によって受電ルールが決まっているかと思いますが、3コール以内が基本。「三鈴は職場の恥」という言葉があるように、3コール目がなる前に受話器を取りましょう。3コール以上なった場合には、「お待たせいたしました。」の一言を添えて電話に出るのがマナーです。

第一声の「もしもし」はNG

「もしもし」はビジネスシーンではNGです。第一声は「お電話ありがとうございます。○○株式会社でございます。」と明るい声で電話に出ましょう。

はじめてのやりとりでも「いつもお世話になっております」

電話を受けて社名を告げると、今度は相手が名乗ります。その直後に「いつもお世話になっております」と一言入れるのがマナーです。この言葉は初めてやりとりする相手でも同じ。慣れるまでは違和感を覚えるかもしれませんがビジネス上の相づちと認識しておきましょう。

先方の社名と名前を復唱する

電話口の相手が社名や名前を名乗ったら「○○会社の○○様でいらっしゃいますね。いつもお世話になっております」と復唱しましょう。

取り次ぐ際には保留機能を使う

取り次ぎ相手が自席の隣にいる時にも、保留は絶対です。また、保留をする場合、相手を待たせないために長くても30秒以内に取り次いでください。取り次ぎに時間がかかりそうであれば、折り返しの電話をするといった対応をし、相手を待たせないよう対応しましょう。

取り次ぎ相手が不在なら伝言をもらう

電話に出た時に取り次ぎ相手が外出や離席中で、電話に出られないのはよくあることです。取り次ぐ相手がいない時には、不在であることを伝言があるのかを確認するとよいでしょう。伝言を受ける時には、相手の社名・名前・折り返し先・内容の4点はしっかりとメモするよう気を付けましょう。

それでも電話対応が不安な方は

いかがだったでしょうか。日頃行っている対応と異なる点はありましたか。すべての項目でOKなら概ね問題ないでしょう。相違点が多かった方は要注意。これからの電話対応を見直したほうが良いといえます。どうしても電話対応に苦手意識があり、「マナー違反をしてしまいそう…」と不安な方は電話代行や電話秘書といったサービスもあるので、サービスの利用を検討するのも一つの手かもしれません。

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